Pour la dernière édition du concours PACES avant l’entrée en vigueur de la réforme, près de 2 600 étudiants d’Université de Paris ont concouru pour l’accès en 2e année des études en santé. Depuis la préparation des plannings jusqu’aux délibération des jurys, l’organisation et la mise en œuvre des épreuves de ce concours mobilisent, à chaque session, près de 140 personnels et enseignants. Anticipation, rigueur et parfaite coordination de tous sont les gages du bon déroulement de ce concours, autant redouté qu’attendu par les étudiants.

Concours très exigeant, l’organisation et la mise en œuvre de ce dernier ne le sont pas moins dans un contexte sanitaire inédit. Accueillir, hors les murs de l’Université, les quelques 2 600 étudiants des universités ex-Descartes et ex-Diderot est un défi que les équipes de Sophie Fernandez-Vacas, Cheffe des Services administratifs de l’UFR des Sciences fondamentales et biomédicales et Mathias Guérin, Directeur administratif de l’UFR de médecine Paris Nord relèvent chaque année. L’édition 2020, particulière pour Université de Paris qui organisait cette année deux concours (un pour chaque ancienne université) n’a pas échappé à leur vigilance de tous les instants. En véritable chefs d’orchestre, ils ont coordonné, tout au long de l’année, le travail des équipes pédagogiques et administratives qui ont pensé et organisé les épreuves pour que tout soit opérationnel le jour J.

Des mois avant…

En première ligne dans cette organisation, les équipes administratives intègrent l’organisation du concours PACES à leur programme de travail dès la rentrée universitaire.

Accueillir autant d’étudiants devant composer en conditions de concours oblige l’université à délocaliser les épreuves. Rechercher un lieu pouvant accueillir respectivement 1000 et 1600 étudiants est la première étape de cette organisation pour les équipes de S. Fernandez-Vacas et M. Guérin.

Parallèlement, ils s’entourent de compétences aussi variées qu’indispensables et constituent les équipes qui assurent les différents travaux préparatoires pour le déroulement du concours : personnels de scolarité pour l’organisation et le suivi de la scolarité, la récupération des sujets auprès des enseignants, l’organisation des jurys de validation de sujets puis des jurys de concours ; personnels des services de reprographie pour l’impression des sujets et des copies ; chauffeurs pour leur acheminement sécurisé sur le site et leur retour vers l’université ; gardiens qui assurent la sécurité des lieux et des sujets la nuit ; surveillants pour accueillir les candidats, contrôler les accès aux salles d’examen et assurer la surveillance durant les épreuves ; la Croix-Rouge pour le secours aux personnes le cas échéant… À ce stade, pour la logistique de l’ensemble des épreuves, une équipe d’une centaine personnels d’université de Paris est d’ores et déjà mobilisée. L’organisation en amont terminée, les concours peuvent se dérouler.

Les jours J

Ce sont 3 jours d’épreuves au total auxquels les candidats sont convoqués. Chaque jour, les équipes logistiques, administratives et pédagogiques prennent leur poste 2 h 30 avant le début des épreuves pour préparer les salles, recevoir leur affectation à la surveillance de tel ou tel effectif de candidats, prendre connaissance des instructions spécifiques pour les épreuves du jour, accueillir les étudiants dès la sortie du RER, vérifier qu’ils sont installés à la place qui leur est attribuée…

Les candidats doivent, pour leur part, se présenter 1 h 45 avant le début des épreuves afin que les contrôles d’identité et d’accès aux salles d’examen puissent être réalisés dans les temps. Une fois l’heure de début d’épreuve arrivée, les portes d’accès aux salles d’examen sont fermées. Cette année, une condition supplémentaire devait être remplie : les candidats devaient être munis de masque et de gel hydro-alcoolique.

À l’heure dite

La distribution des sujets peut commencer. Obéissant à un rituel qu’exige l’égalité de traitement de chaque candidat devant le concours, cette étape est sûrement celle durant laquelle la concentration et la tension des candidats est la plus prégnante. Les surveillants distribuent les sujets. Le responsable des épreuves énonce toutes les consignes au micro. Durant ce temps, aucun candidat ne peut commencer à composer. Chacun doit attendre que le signal de lancement de l’épreuve soit donné.

Durant chaque épreuve, une équipe conséquente assure le bon déroulement des épreuves : des représentants des Doyens, le président du jury, plusieurs enseignants pour chaque UE passée, entre 40 et 50 surveillants et une vingtaine de personnels de la scolarité.

Une fois le temps écoulé, chacun pose son stylo, les copies sont ramassées et débute alors une nouvelle phase de travail pour les équipes : le comptage des copies. Elles seront toutes comptées plusieurs fois. Aucune place n’est laissée à l’erreur.

Et ensuite…

Les chauffeurs prennent en charge l’ensemble des copies pour les acheminer, de façon sécurisée, vers l’université. Les personnels de scolarité organiseront les jurys, renseigneront les notes dans l’application Apogee puis les publieront.

Avant l’entrée en vigueur, en septembre 2020, de la réforme de la première année donnant accès aux études de santé, les derniers numerus clausus des filières médecine, odontologie, pharmacie et maïeutique feront 1049 étudiants heureux cet été. Ceux n’ayant pas été classés lors de ce concours, n’auront pas démérité et auront toutes leurs chances de réussite dans les nouvelles voies qu’ils choisiront.

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