En cette période particulière, quelles sont les modalités concernant notamment les crédits, les marchés publics ou encore les ordres de missions ? Retrouvez toutes les réponses dans cette FAQ spéciale finances et achats.

Si je rencontre un problème dans Sifac, puis-je contacter l’assistance Sifac ?

Oui les collègues de l’assistance Sifac travaillent à distance et peuvent être contactés à l’adresse suivante assistance.sifac.dfa@u-paris.fr

Quelles sont les modalités relatives aux crédits ?
  • A qui dois-je m’adresser si je ne dispose pas d’assez de crédits ou si j’ai besoin d’effectuer un échange de crédits pour saisir un bon de commande ?

S’il s’agit de crédits liés à la recherche (contrats de recherche, crédits recherche IUFs, animaleries, etc..), vous devez écrire à l’adresse générique suivante recherche.dfa@u-paris.fr

S’il s’agit d’autres types de crédits, vous devez écrire à l’adresse générique suivante budget.dfa@u-paris.fr

  • Où en sont les reports de crédits ?

Tous les reports règlementaires sont en cours d’intégration au sein du budget 2020. Ceux-ci concernent donc : les conventions pluriannuelles non achevées de recherche, d’enseignement, de formation continue et le plan pluri annuel d’investissement pour les tranches non consommées au 31.12.2019.

  • Y aura-t-il des règles spécifiques de reports de crédits en lien avec la crise sanitaire ?

Les règles de reports de crédits dépendent de la nature de l’opération et, pour les financements sur convention, des termes de la convention.

Pour les opérations pluriannuelles non achevées au 31 décembre 2019 pour les contrats de recherche, les contrats de formation continue, les contrats d’enseignements, les opérations relevant du plan pluri annuel d’investissement, la règlementation autorise le report pour les tranches non consommées dès lors que le contrat n’est pas terminé.

Ces conditions sont toutefois limitées par les clauses éventuellement fixées par les financeurs. Ainsi, si le financeur n’autorise pas de prolongation d’éligibilité, l’établissement ne peut procéder à un report puisque le financeur refusera, dans ce cas, de rembourser les dépenses effectuées hors des délais.

Pour les crédits ouverts par l’université et ne relevant ni d’un financement externe ni d’une des 4 catégories d’opérations listées ci-dessus, c’est la règlementation générale qui s’applique à savoir : absence de report autorisé règlementairement. Il faudra donc gérer les situations en tenant compte du contexte particulier de l’exécution budgétaire 2020. Une note spécifique interviendra pour la fin de l’année 2020.

  • Y a-t-il des règles particulières pour les crédits IUF en matière de report ?

Les crédits IUF font partie de la subvention annuelle de fonctionnement de l’université et n’ouvrent donc pas droit à report. Toutefois, l’université de Paris autorise à titre dérogatoire les reports de crédits IUF pendant la durée de la délégation et ce jusqu’au 31 décembre de la dernière année. Dans l’hypothèse où cette année, des crédits n’auraient pu être dépensés, l’université indiquera la position à tenir dans la note de cadrage de fin d’exercice (publication prévue début octobre).

 

 

Y aura-t-il un budget rectificatif prochainement ?

Un budget rectificatif est indispensable. Il devra intégrer entre autre les reports de crédits en cours et les (premiers) impacts de la crise sanitaire. Pour cette raison, nous réfléchissons à la date la plus opportune. Les facultés et les composantes seront évidemment informées et associées au processus.

Je dois produire un bilan financier et/ou scientifique dans les prochaines semaines, comment procéder ?

Avec la DGDRIVE, nous sommes en contact avec les financeurs pour leur demander de prolonger les délais de production des justificatifs à l’instar de la décision prise par la Région Ile de France.

Vous devez vous rapprocher du pôle recherche pour davantage de précisions si besoin : recherche.dfa@u-paris.fr

Est-il possible de saisir des bons de commande ?

Oui cela est possible si vous avez accès à Sifac à distance. Il convient lors d’organiser la signature de la commande en lien avec l’ordonnateur compétent. Toutefois, il est rappelé qu’en cette période, il est demandé de ne se concentrer que sur les urgences vitales qui peuvent correspondre par exemple au versement des bourses aux étudiants, aux dépenses nécessaires aux travaux de recherche liés au COVID 19, à l’entretien des animaleries ou à la maintenance des appareils scientifiques. Le caractère vital est apprécié par le responsable de composante, unité ou service et bien sûr la prise en charge est effectuée en fonction des ressources humaines disponibles pour effectuer l’opération.

Puis-je saisir un service fait alors que je ne dispose pas d’un bon de livraison ou d’une attestation signée ?

En cette période particulière, un des objectifs de l’université est d’apurer le retard accumulé depuis la fin de l’année dernière et dû à l’arrêt des comptes, à la fusion, à la reprise de données…Cette période est aussi critique pour de nombreuses sociétés qui ont besoin de trésorerie et à qui il faut régler les sommes dues. Il est donc essentiel de réaliser le maximum de services faits dans Sifac dès lors que vous avez connaissance de la réalisation du service. Vous devrez par la suite, et dès que vous disposerez de la justification, régulariser le service fait par l’ajout en pièce jointe dans Sifac d’un document signé attestant de ce service fait.

En raison de la crise sanitaire la mission programmée ne pourra s’effectuer. Que dois-je faire par rapport aux prestataires de voyage ?

Deux situations sont à distinguer : 

  • En ce qui concerne les missionnaires d’ex Paris Descartes qui ont pour fournisseur Sélectour, le prestataire a choisi d’appliquer la règlementation mise en place par l’ordonnance n° 2020-315 du 25 mars 2020 relative « aux conditions financières de résolution de certains contrats de voyages touristiques et de séjours en cas de circonstances exceptionnelles et inévitables ou de force majeure ». Cette ordonnance, prise en application de la loi dite d’urgence sanitaire du 23 mars 2020, prévoit les conditions dérogatoires de résolutions des contrats de voyages touristiques notifiées entre le 1er mars et le 15 septembre 2020. Le professionnel peut imposer à son client la remise d’un avoir égal à l’intégralité des paiements déjà effectués en lieu et place du remboursement de ces sommes. Cette nouvelle proposition est valable 18 mois, délai à l’issue duquel le client qui se sera vu proposer un avoir et n’aura pas fait le choix d’accepter la nouvelle prestation pourra demander un remboursement monétaire de ce dernier. L’initiative du contact du client revient bien à l’agence de voyages.

En résumé, Sélectour émet des avoirs que l’université pourra utiliser dans un délai de 18 mois. Au-delà de ce délai, l’université pourra demander le remboursement. Les modalités de traitement de ces avoirs dans Sifac vous seront communiqués ultérieurement.

  • En ce qui concerne les missionnaires d’ex Paris Diderot qui ont pour fournisseur S Travel Planet,  la société va faire parvenir dans les jours à venir des courriers, au nom de vos voyageurs, à leur transmettre, reprenant les informations de leur voyage et demandant le remboursement en numéraire sur le compte de Travel Planet afin que puissent être générés les avoirs correspondants. Dans cette organisation, l’université bénéficiera directement d’un avoir.
Puis-je partir en mission après le 11 mai ?

Avant la date du 11 mai, la Présidence a décidé de suspendre les missions qui ne sont donc pas autorisées.

Après le 11 mai, le régime des missions n’est pas encore connu, puisque lié aux conditions du déconfinement. En toute hypothèse, toute mission sera soumis à l’accord préalable du fonctionnaire sécurité défense, Didier Petitjean. En temps utiles, des instructions plus précises seront apportées par la Présidence à ce sujet.

Y at-il des dispositions juridiques particulières mises en œuvre dans le cadre de la crise sanitaire ?

Plusieurs dispositions ont été prises par ordonnance par le gouvernement. Les éléments essentiels sont les suivants :

  • Achat : pour les fournisseurs bénéficiant d’un contrat comportant une part rémunérée par un montant forfaitaire, l’université assurera le paiement du forfait contractuel pendant la période de confinement. Une régularisation sera opérée a posteriori par voie d’avenant pour prendre en compte la réalité des prestations exécutées. Les services en charge du suivi de la réalisation des prestations doivent donc dès à présent effectuer un suivi des prestations réalisées, non réalisées et partiellement réalisées, en vue d’alimenter les avenants. Sont concernés notamment les marchés nettoyage, gardiennage, ainsi que de maintenance bâtimentaire avec une partie forfaitaire.
  • Achat : les délais de procédures en cours sont prolongés de deux mois minimum au-delà de la période de confinement pour permettre leur correct aboutissement et le respect des règles de libre accès à la commande publique.
  • Paye : voir la FAQ de la DRH.
Est-il est possible de conclure des marchés publics pendant le confinement ?

Le pôle achats au sein de la direction finances achats continue d’être opérationnel mais avec des moyens restreints en termes d’accès aux ressources. La règle qui prévaut reste celle qui consiste à préserver les activités vitales de notre établissement, règle déjà énoncée ci-dessus et émise par la Présidente.

Comment va être traité l’impact financier de la crise sanitaire ?

Un travail va être mené en lien avec les facultés et leurs composantes afin d’analyser les impacts sur les recettes mais aussi les dépenses en diminution à la fois en matière de prestations de services mais aussi en matière de subvention.

Fort probablement des mesures spécifiques devront être intégrées au sein d’un budget rectificatif.

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