Comment s’organise la reprise du travail sur site à partir du 22 juin ? Comment s’agence-t-elle avec un maintien du travail à distance ? Toutes les réponses dans cette FAQ spéciale reprise de l’activité sur site.

Le passage en « zone verte » de l’Île-de-France permet un retour plus large à une activité en présentiel pour les unités de recherche et les services administratifs. L’activité pédagogique ne reprendra qu’en septembre avec l’accueil des étudiants dans des conditions qui sont à l’étude actuellement.

Ainsi, après presque 3 mois de travail à distance, il est maintenant possible de retrouver des modalités de travail sur site. Depuis le 18 mai 2020, la sortie du confinement a été progressivement mise en œuvre à Université de Paris à travers son Plan de retour progressif à l’activité (PRpA)[1].

Les chefs de service vont maintenant organiser le retour sur site progressif à partir du lundi 22 juin. Une alternance entre travail sur site et travail à distance peut organisée si besoin, afin que les collègues puissent être présents au moins 3 jours par semaine jusqu’aux congés estivaux.

Ce retour se fera bien évidemment en concertation avec les agents. Plusieurs paramètres sont à prendre en considération

[1] A consulter sur votre intranet/ENT

Le travail sur site à compter du 22 juin

Tous les agents d’un service pourront-ils revenir travailler sur site ?

Normalement oui, mais cela doit être mis en œuvre dans le respect de l’ensemble des consignes visant à garantir la santé et la sécurité des personnels.

> Consulter les fiches procédures et fiches réflexes du PRpA

C’est pourquoi, Université de paris ne fixe pas de « quotas » de retour. Chaque service/composante doit s’adapter en fonction de ses besoins, de son environnement particulier (taille et agencement des bureaux), et des contraintes de ses collaborateurs.

C’est donc aux encadrants de proximité de prévoir un retour progressif et alterné, qui puisse permettre à tous de retrouver le chemin du travail sur site au moins quelques jours par semaine.

Afin d’assurer une véritable rotation sécurisée et de permettre à chacun de travailler en toute quiétude, on peut imaginer que certains agents ne viennent que 2 jours ou 2,5 jours pour des raisons notamment de partage de bureaux (et par exemple 2 jours l’un, 3 jours l’autre en alternance de semaine).

A NOTER : en raison de travaux le site Odéon sera fermé jusqu’au 30 juin prochain. Aucun personnel ne pourra y accéder.

Que faire en cas de situation individuelle contraignante pour le retour sur site ?

Certaines situations individuelles peuvent effectivement contraindre le retour sur site, comme par exemple les cas :

  • des agents vulnérables (pathologies à risque ou maladies chroniques, état de santé qui expose à une forme grave du Covid-19) ou des agents ayant un proche vulnérable à domicile (un justificatif du médecin traitant pourra être demandé) ;
  • des agents dont les enfants ne peuvent être scolarisés (crèche ou école qui n’accueillent pas les enfants tous les jours).

Dans ces cas de figure, les agents peuvent demander :

  • soit à travailler à distance, si leurs fonctions le permettent et en accord avec leur responsable ;
  • soit, à être placés en autorisation d’absence spéciale (ASA), si leurs fonctions ne leur permettent pas de travailler à distance et sur le fondement d’un justificatif (certificat médical du médecin traitant – document sur lequel il ne doit pas être mentionner la maladie dont est atteint l’agent ou son proche afin de garantir le secret médical – ou attestation de non accueil de l’établissement scolaire/crèche).

Les encadrants de proximité peuvent aussi permettre le travail à distance à certains agents pour organiser l’aménagement du travail des équipes dans le respect des règles sanitaires de lutte contre le Covid-19. Hors ASA, il est possible et même recommandé de poursuivre le travail à distance de 1 à 2 jours par semaine. La logique est d’alterner 3 jours de travail sur site / 1 ou 2 jours de travail à distance.

Quelles sont les conditions pour que les agents puissent revenir travailler sur site ?

Le travail des équipes doit être organisé par rotation ou par roulement (rythme à adapter) pour s’assurer de permettre à tous de pouvoir revenir travailler sur site au moins 2 à 3 jours par semaine (estimation indicative).

Le retour sur site doit se faire dans le respect des contraintes des agents et des normes sanitaires en vigueur :

  • distanciation sociale : 4m² par agent dans les bureaux et espaces de travail.
  • éviter de faire des réunions de plus de 10 personnes
  • port du masque obligatoire dans les espaces partagés, les espaces publics, et tous les endroits où la règle de distanciation sociale ne peut être appliquée.
  • respect des gestes barrières (lavage régulier des mains, etc).
  • éviter les espaces de travail partagés (bureaux à plusieurs) sauf si la taille de l’espace le permet (4m²), ou adapter la présence des agents
  • élargissement et adaptation des horaires de travail pour éviter aux agents d’emprunter les transports en commun aux heures de pointe (8h00-9h30 et 17H30-19h00).

En fonction des contraintes, il est toujours possible de combiner travail sur site et travail à distance. Néanmoins, le travail à distance ne doit plus être la norme générale.

Est-ce que le port du masque est obligatoire sur les sites et campus d’Université de Paris ?

Il est obligatoire de porter un masque dans tous les espaces publics, communs ou partagés.

Cela inclut les circulations (couloirs, ascenseurs, escaliers, salles de réunions, bureaux et espace de travail partagés, accueils).

Il n’est pas obligatoire dans les bureaux seul, ni si la distance d’1m minimum (4m2/personne est respectée.

Les kits sanitaires sont fournis à l’entrée des sites de façon journalière lors du contrôle d’accès.

Qu’est-il prévu pour mettre sa nourriture au frais dans des conditions d’hygiène sécurisées ?

Vous pouvez utiliser les réfrigérateurs disponibles dans les salles de détente dans des conditions décrites sur la procédure d’utilisation des espaces partagés. Il faut notamment utiliser des boîtes refermables et désinfecter avec les lingettes qui doivent se trouver dans les salles de détente.

Dans le cadre d’une rotation de personnes sur un même poste, qu'est-il prévu en termes de désinfection ?

La rotation d’agents sur un même bureau / poste de travail est à éviter.
Si elle est absolument nécessaire suivre la procédure de désinfection avec les lingettes. Dans ce cas, il vous faut demander des lingettes auprès des accueils.

Il n’y a pas de désinfection spécifique à cette situation prévue. Des désinfections sont réalisées par les équipes de ménage le soir ou le matin.

Y -a-t-il des contrôles d’accès à l’université ?

A partir du 22 juin, tous les agents, chercheurs et enseignants chercheurs qui travaillent sur les sites d’Université de Paris (employés ou hébergés) pourront accéder aux sites, à condition de présenter une carte professionnelle ou une attestation signée de leur responsable.

> Télécharger le modèle d’attestation à faire signer par votre hiérarchie

Les publics usagers (étudiants et extérieurs) sauf exception (attestation ad hoc), ne sont pas encore admis sur les sites de l’université. 

En l’absence d’attestation employeur, il sera impossible d’accéder aux sites ni avoir accès aux kits sanitaires (masques).

Quelles sont les horaires d’ouverture et de fermeture des sites ?

La majorité des sites d’Université de Paris sont ouverts entre 8h et 20h, comme par exemple :

  • le Campus Saint-Germain-des-Prés : 8h-20h,
  • le site Odéon 8h-20h,
  • le campus des Grands Moulins :7h30-20h. 

Renseignez-vous auprès de l’accueil de votre site. Ces informations sont utiles pour adapter vos horaires par rapport aux conditions de transports. 

Je suis responsable d’un service / d’une composante, en cas de questions sur les mesures à adopter dans le cadre du retour à l’activité à partir du 22 juin 2020, à qui dois-je m’adresser ?

Pour tout ce qui concerne l’organisation générale ou pour signaler une difficulté majeure, vous pouvez vous adresser au fonctionnaire sécurité défense d’Université de Paris : fonctionnaire-securite-defense@u-paris.fr

Pour tout ce qui concerne les moyens logistiques (commande de masques, gel hydro alcoolique, désinfection des locaux, organisation des espaces, vous pouvez vous adresser aux référents de la DGDPILEPS et aux ingénieurs Hygiène et Sécurité de vos sites.

Pour tout ce qui concerne l’organisation du travail et l’accompagnement des personnels, vous pouvez vous adresser à la mission d’appui aux collectifs de la DGDRHO : mac@u-paris.fr

Pour toute question d’ordre médicale, contacter les médecins du Pôle de santé au travail.

 

L’autorisation spéciale d’absence (ASA)

Reprise de l’activité à la rentrée universitaire – mise à jour des situations de travail

A partir du 17 août à la réouverture de l’établissement, les ASA liées au Covid-19 ne seront plus applicables sauf contre-indications sanitaires ministérielles éventuelles.

Dans ce cadre, les personnels doivent donc soit :

  • reprendre leur activité sur site avec la possibilité de travailler à distance 1 à 2 jour par semaine après accord du supérieur hiérarchique ;
  • aménager leur poste de travail (bureau individuel par exemple) sur préconisation de la médecine de prévention et en lien avec leur supérieur.e hiérarchique ;
  • poser une journée de congé pour garder ses enfants (situation habituelle hors Covid).

Pour les personnes vulnérables au Covid- 19  :

  • si leurs activités sont travaillables à distance, ils pourront prolonger le travail à distance à 100% de leur temps de travail dès leur retour de congés sur présentation d’un certificat médical de leur médecin traitant à leur supérieur hiérarchique.

 

–              Si leurs activités ne sont pas travaillables à distance, ils devront présenter un arrêt de travail si leur médecin traitant juge leur état de santé incompatible avec la reprise de leurs activités sur site.

 

L’utilisation de GESTOR

Dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau régime de travail des personnels BIATSS, l’outil Gestor ne sera plus utilisable à compter du 1er septembre 2020.

 

Contacts

Votre supérieur.e hiérarchique / le.la responsable de votre structure reste votre interlocuteur.rice principal.e.

Pour la reprise de l’activité sur site, des contacts Hygiène et sécurité ont été identifiés. 
> Les contacts Hygiène et sécurité par site 

Les services de la Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DGDRHO) vous accueille à nouveau mais uniquement sur rendez-vous : merci de joindre vos contacts habituels afin de le préparer ensemble.

> Les contacts utiles de la DGDRHO

Pour toute demande relative aux outils numériques nécessaires au travail à distance : contactez votre supérieur.e hiérarchique / votre responsable de structure.

 

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