Comment s’organise le travail sur site et à distance pour le Plan de Reprise progressive de l’Activité (PRpA) à partir du 18 mai ? Toutes les réponses dans cette FAQ spéciale situation de travail.

 

Le travail sur site à partir du 18 mai  

Le travail sur site est-il possible?

A compter du 18 mai 2020, seuls les personnels dont la présence sur site est indispensable pour la reprise des activités inscrites dans le Plan de Reprise progressive de l’Activité (PRpA) sont autorisés à accéder aux locaux de l’université.

Le travail à distance reste donc la modalité de travail à privilégier et le travail sur site est limité aux besoins strictement indispensables en adéquation avec la reprise des activités prioritaires arbitrées jusqu’à la fin de l’année universitaire 2019-2020.

Les personnels concernés ont été prévenus ou seront prévenus par leur supérieur.e hiérarchique ou leur responsable de structure de cette nécessité de service. L’organisation de ce travail sur site se fait de manière adaptée et évolutive au regard des situations personnelles de chacun.e. Les personnels bénéficient d’une attestation de circulation pour réaliser leur déplacement professionnel de plus de 100km et pour emprunter les transports en communs aux horaires de pointes.

Comment savoir si je suis mobilisable et/ou mobilisé sur site ?

Les personnels concernés par une reprise d’activité sur site ont été prévenus ou seront prévenus par leur supérieur.e hiérarchique ou leur responsable de structure de cette nécessité de service. Si, pour une raison de santé, pour la garde de vos enfants ou pour des raisons de transports, vous rencontrez des difficultés pour la reprise de votre activité sur site, contactez votre supérieur.e hiérarchique ou votre responsable de structure afin de déterminer ensemble la meilleure position d’activité possible (cf rubrique ASA).

Le travail à distance pendant la période du plan de reprise progressive de l’activité  

Le travail à distance reste la modalité de travail privilégiée à partir du 18 mai 2020 et jusqu’à la fin de l’année universitaire 2019-2020. Il nécessite une adaptation des modalités de travail habituelles et s’applique de manière souple dans un climat de confiance partagée entre supérieur.e hiérarchique ou responsable de structure et agents.

Dans ce cadre l’agent doit être en capacité de répondre aux sollicitations de son.sa supérieur.e hiérarchique / responsable de structure et de maintenir les relations professionnelles nécessaires avec ses collègues.

Que se passe t’il si je ne suis pas mobilisable sur site et que mes missions ne sont pas travaillables à distance ?

Si votre activité ne comporte pas d’activité travaillable à distance, votre supérieur.e hiérarchique ou le.la responsable de structure vous positionnera en autorisation spéciale d’absence d’office et en informera la Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DGDRHO).

Formulaire de demande d’autorisation d’absence (ASA)

Comment faire si mes missions sont travaillables à distance ?

Si votre activité comporte des activités travaillables à distance, vous êtes considéré en situation de travail. Votre supérieur.e hiérarchique et vous devez imaginer la meilleure organisation de travail possible pour répondre aux objectifs inscrits dans le Plan de Reprise progressive d’Activité de votre direction ou de votre composante.

Comment travailler à distance régulièrement mais de manière non continue ?

Pour de nombreux collègues qui ne peuvent pas travailler de manière continue sur les horaires habituels de travail à distance, des aménagements de leurs plages horaires de travail et de leur quotité de temps de travail peuvent être envisagés avec leur supérieur.e hiérarchique / responsable de structure pour s’adapter aux contraintes professionnelles et personnelles et ainsi participer à la continuité du service public. Ces situations sont considérées comme du travail à distance régulier et ne nécessitent donc pas d’autorisation spéciale d’absence.

 

L’autorisation spéciale d’absence (ASA)

Qu’est-ce qu’une Autorisation Spéciale d’Absence (ASA) ?

Une autorisation spéciale d’absence (ASA) est un congé exceptionnel accordé aux fonctionnaires pour différents motifs. Elle peut notamment être donnée d’office par le supérieur.e hiérarchique de l’agent ou demandée par l’agent lui-même dans le cadre d’événements inédits comme celui que nous vivons actuellement. Les autorisations spéciales d’absence concernent donc seulement les agent.e.s qui ne peuvent ni travailler sur site, ni travailler à distance pendant cette période de confinement.

Formulaire de demande d’autorisation spéciale d’absence (ASA)

Comment faire une demande d’autorisation spéciale d’absence pour les parents d’enfant.s de moins de 16 ans ?

Si vous êtes parents d’enfant.s âgé.s de moins de 16 ans et que vous rencontrez des difficultés dans l’exercice de votre activité professionnelle sur site ou à domicile, vous pouvez demander une ASA auprès votre supérieur.e hiérarchique / responsable de structure (à raison d’un.e responsable légal par fratrie). Vous devrez alors remplir un formulaire de demande d’ASA prévu à cet effet, le renvoyer par mail à votre hiérarchie (par scan ou photo).

Formulaire de demande d’autorisation spéciale d’absence (ASA)

Si vous pouvez travailler à distance, en quotité réduite le cas échéant, lorsque votre.vos enfant.s seront au domicile familial, et/ou si vous pouvez travailler ponctuellement sur site dans le cadre du Plan de Reprise progressive, vous êtes alors considéré en position de travail à distance ou sur site et ne devez pas demander une ASA. 

 

Vos missions ne sont pas travaillables à distance et vous n’êtes pas mobilisable sur site ?

Si votre activité ne comporte pas d’activité travaillable à distance votre supérieur.e hiérarchique ou le.la responsable de structure vous positionnera en autorisation spéciale d’absence d’office et en informera la Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DGDRHO).

 

Comment faire une demande d’autorisation spéciale d’absence pour raison de santé ?

Dans ce contexte de pandémie de Covid-19, vous êtes invité.e.s à rester chez vous :

 

Vous ne pouvez pas être mobilisables sur site.  Vous pourrez donc soit travailler à distance, soit demander à être placé en autorisation spéciale d’absence si vos missions ne sont pas travaillables à distance.

Vous devrez alors remplir un formulaire de demande d’ASA  prévu à cet effet et le renvoyer par mail à votre hiérarchie.

Formulaire de demande d’autorisation spéciale d’absence (ASA)

Vous devrez consulter le médecin de prévention ou votre médecin traitant avant toute reprise d’activité sur site.

Pour rappel, dans le cadre du respect du secret médical, le.la supérieur.e hiérarchique / responsable de structure n’est pas autorisé.e à interroger un personnel sur les pathologies médicales dont il est atteint. »

Comment savoir si je suis une personne vulnérable ?

Si vous souffrez d’une autre pathologie que les 11 critères définis par le Haut conseil de la santé publique, vous pouvez vous interroger sur le risque pour votre santé de la reprise d’activité sur site. Vous êtes invités à consulter votre médecin traitant ou le médecin de prévention. Vous pourrez soit travailler à distance, soit demander à être placé en autorisation spéciale d’absence  si vos missions ne sont pas travaillables à distance.

Vous devrez alors remplir un formulaire de demande d’ASA  prévu à cet effet et le renvoyer par mail à votre hiérarchie.

Formulaire de demande d’autorisation spéciale d’absence (ASA)

Vous devrez consulter le médecin de prévention ou votre médecin traitant avant toute reprise d’activité sur site.

Comment faire si je suis une femme enceinte ?

Les femmes enceintes au 3ème trimestre de grossesse sont considérées comme des personnes « à risque » face à l’épidémie de Covid19 par la HCSP. En application du principe de précaution, toutes les femmes enceintes employées par Université de Paris, quel que soit le stade de leur grossesse, doivent pouvoir bénéficier d’un travail à distance ou être en ASA quand leurs missions ne sont pas travaillables à distance.

Si votre travail n’est pas réalisable à distance, vous devrez alors remplir un formulaire de demande d’ASA prévu à cet effet et le renvoyer par mail à votre hiérarchie.

Formulaire de demande d’autorisation spéciale d’absence (ASA)

 

Comment faire si je rencontre des problèmes de transports ?

Les personnels habitant dans des secteurs non desservis ou partiellement desservis par les réseaux de transport public en cette période de reprise progressive du trafic SNCF, de sorte qu’ils ne puissent pas accéder à leur lieu de travail à partir du 18 mai prochain, doivent informer leur supérieur.e hiérarchique / responsable de structure par mail. Ils pourront soit travailler à distance, soit être placés en autorisation spéciale d’absence quand leurs missions ne permettent pas le travail à distance.

 

Quelles sont les modalités pratiques des autorisations spéciales d’absences ?

Les modalités pratiques des autorisations spéciales d’absence sont les suivantes :

  • Aucune journée de carence appliquée dans le cadre des autorisations spéciales d’absence et quel soit le statut ;
  • Maintien des droits à avancement et droits à pension ;
  • Maintien de l’intégralité du traitement ;
  • Il est conseillé de garder un lien régulier entre les équipes par l’intermédiaire du.de la supérieur.e hiérarchique / responsable de structure et notamment d’informer de tout changement de situation ;
  • Toutes les demandes d’autorisations spéciales d’absence sont remontées à la Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DGDRHO) par les supérieur.e.s hiérarchiques / responsables de structure.

 

 

L’utilisation de GESTOR

Quelles sont les modalités pratiques de GESTOR pour les personnels en travail à distance ?

Les personnels en travail à distance doivent faire une demande d’absence sur l’outil GESTOR sur la modalité « réunion extérieure » en indiquant « travail à distance » en commentaire pour toute la période concernée.

 

Quelles sont les modalités pratiques de GESTOR pour les personnels en travail sur site ?

Afin de respecter les gestes barrières contre le COVID 19, les personnels utilisant GESTOR et travaillant sur site ne pourront pas utiliser les badgeuses sur site, aussi devront-ils faire une demande d’absence sur l’outil GESTOR sur la modalité « réunion extérieure » en indiquant « travail sur site » en commentaire pour la période ou les jours concernés.

Quelles sont les modalités pratiques de GESTOR pour les personnels en autorisation spéciale d’absence ?

Les personnels en autorisation spéciale d’absence doivent faire une demande d’absence sur la modalité « autorisation d’absence sur raison familiale » / de « santé » pour toute la période concernée.

Contacts

Votre supérieur.e hiérarchique / le.la responsable de votre structure reste votre interlocuteur.rice principal.e.

Pour la reprise de l’activité sur site, des contacts Hygiène et sécurité ont été identifiés. 
> Les contacts Hygiène et sécurité par site 

La Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DGDRHO) fonctionne à distance : vous pouvez joindre vos contacts habituels, un système de relais a été mis en place de manière à pouvoir prendre en charge les demandes indispensables et urgentes.

> Les contacts utiles de la DGDRHO

Pour toute demande relative aux outils numériques nécessaires au travail à distance : contactez votre supérieur.e hiérarchique / votre responsable de structure.

 

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