FAQ Doctorat Université Paris Cité – Questions fréquentes

 

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1. Je suis actuellement en Master, je voudrais m’inscrire en thèse au sein de l’université. Quelles sont les modalités ?

1/ Vous devez impérativement obtenir un accord d’encadrement d’un directeur de thèse. Il vous appartient de prendre contact avec des directeurs de recherche habilités à diriger des recherches.
2/ se mettre en contact directement avec l’école doctorale (ED) de votre choix (cf liste des ED Université Paris Cité).

 

2. Je prévois de faire ma thèse en cotutelle internationale, quelles sont les formalités ?

–> voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/cotutelle/

Une fois la convention de cotutelle établie, incluant la répartition du paiement des droits de scolarité : si le doctorant doit régler à Université Paris Cité, il recevra un mail automatique pour régler en ligne / s’il doit régler ses droits d’inscription dans l’établissement étranger et être exonéré à UPCité, il devra transmettre une attestation d’inscription de l’établissement partenaire à l’Equipe Inscription d’UPCité (la CVEC peut également être demandée, selon la répartition des séjours prévus dans la convention). L’inscription exonérée est ensuite réalisée manuellement par l’Equipe Inscription – Doctorat d’Université Paris Cité. Les doctorants en 1ère année de thèse bénéficiant d’un contrat doctoral Université Paris Cité doivent impérativement régler leur première inscription à UPCité (= permet la signature du contrat de travail).

 

3. Quelle différence entre thèse en cotutelle et codirection internationale ?

Principe de la cotutelle :
2 directeurs de thèse : 1 Université Paris Cité (UPCité) / 1 établissement étranger
2 inscriptions : une payante, la 2e exonérée
double diplôme (UPCité + établissement étranger)
formalités : voir question 2

Principe de la codirection internationale :
2 directeurs de thèse : 1 UPCité / 1 établissement étranger
une seule inscription : UPCité
un seul diplôme : UPCité
formalités : voir question 18

 

4. Comment procéder pour une inscription en thèse financée par une CIFRE ?

Lors de l’inscription, le doctorant doit informer l’école doctorale (ED) qu’il a fait une demande de CIFRE. Important : Le candidat à un financement CIFRE ne peut pas être inscrit en thèse depuis plus de 9 mois à la date de réception par l’ANRT du dossier de demande de Cifre. Si l’ED impose un financement de thèse, l’inscription n’est pas validée tant que la décision ANRT n’est pas connue.

Informations, contacts, et formulaire à télécharger et compléter : https://u-paris.fr/doctorat/these-cifre/  .

 

5. Est-il possible de faire un doctorat en formation continue ?

Le financement de votre formation doctorale est pris en charge par votre employeur ? ou vous souhaitez mobiliser les heures de formation de votre Compte Personnel de Formation (CPF) ?
Pour faire un doctorat sous le régime de la formation continue, la demande doit être conjointement faite auprès de l’Equipe inscription du pôle CED et auprès du service de la Formation professionnelle et continue.

 

6. Quelle est la procédure pour une VAE ?

–> mail de contact, précisions et formulaires à télécharger sur la page : https://formationcontinue.u-paris.fr/diplomes-et-certifications/validation-des-acquis/

 

7. Quelle est la marche à suivre pour s’inscrire en 1ère année de doctorat ?

–> voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/premiere-inscription/

 

8. Quelle procédure pour se réinscrire selon l’année de doctorat ?

Doctorants de 1ère année en 2022/23 se réinscrivant en 2e année à la rentrée 2023/24
–> voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/reinscription-2eme-3eme-annee/

Doctorants de 2e année en 2022/23 se réinscrivant en 3e année à la rentrée 2023/24
–> voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/reinscription-2eme-3eme-annee/ 

Doctorants de 3e année ou plus en 2022/23 avec soutenance prévue AVANT le 31 décembre 2023
–> Les doctorants régulièrement inscrits en 2022/23 soutenant leur thèse avant le 31 décembre 2023 n’ont pas besoin de se réinscrire.

Doctorants de 3e année ou plus en 2022/23 avec soutenance prévue A PARTIR du 1er janvier 2024
–> Réinscription impérative, et uniquement possible après validation d’une demande de prolongation :  voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/reinscription-en-4eme-annee-plus/

Doctorants de 3e année ou plus en 2022/23 ayant besoin d’une année supplémentaire :
–> voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/reinscription-en-4eme-annee-plus/

 

9. Quel est le déroulement de l’inscription en 1ère année de thèse ?

vous pouvez visualiser les points principaux à retenir sur ce schéma concernant l’inscription en 1ère année de doctorat à UPCité

 

10. Comment faire mon dossier dématérialisé d’inscription en 1ère année de doctorat sur eCandidat ?

pour visualiser les étapes principales pour un dossier eCandidat (doctorant 1ère année) : voir schéma des points à retenir pour le dossier eCandidat

 

11. Je n’ai pas reçu le lien eCandidat pour mon dossier d’inscription en 1ère année de thèse, que faire ?

C’est à l’école doctorale (ED) de vous envoyer le lien. Il faut donc prendre contact avec la/le gestionnaire de votre ED.

 

12. Mon numéro INE est demandé, où le trouver ?

Numéro INE (Identification Nationale Etudiant) ou BEA : vous a été automatiquement attribué pendant vos études si vous vous êtes inscrit dans un établissement en France relevant des ministères chargés de l’éducation nationale, de la jeunesse, de l’enseignement supérieur, de l’agriculture et de l’apprentissage.

Il est est toujours actif si votre dernière inscription date de moins de 10 ans. Il figure sur votre ancienne carte d’étudiant, ou sur le relevé de notes du baccalauréat, ou sur les relevés de notes de licence et master. Il comporte 11 caractères. Attention, ce numéro est important pour vous inscrire.

 

13. Quelle différence entre eCandidat et l’inscription ?

eCandidat est l’application sur laquelle vous allez déposer les éléments de votre dossier permettant votre inscription. Une fois que votre dossier eCandidat aura été validé par l’Ecole Doctorale et l’Université, et que vous aurez confirmé, vous pourrez vous inscrire (= paiement des droits de scolarité pour l’année universitaire) via un lien qui vous sera envoyé par mail automatique (pensez à regarder dans votre boîte spams).

 

14. Je n’arrive pas à me connecter et à payer la CVEC / j’ai un problème avec la CVEC lors de l’inscription en ligne

Informations utiles et liens sur notre page : https://u-paris.fr/doctorat/cvec-izly-crous/

 

15. Comment activer ma carte Izly ?

–> voir la page dédiée : https://u-paris.fr/doctorat/cvec-izly-crous/

 

16. J’envisage une interruption temporaire de ma thèse, comment procéder ?

–> voir la page dédiée concernant la césure : https://u-paris.fr/doctorat/cesure/

 

17. Quelle différence entre co-directeur et co-encadrant ?

– le codirecteur a obtenu son HDR – le co-encadrant n’a pas d’HDR -> la codirection doit être indiquée dès l’inscription en première année (formulaire d’autorisation d’inscription dans le dossier de candidature) La co-direction engage la responsabilité des deux co-directeurs quant au bon déroulement de la thèse.

Attention : il n’est pas possible d’être encadré pas plus de 2 directeurs selon l’arrêté du 25 mai 2016  ; un troisième codirecteur peut être déclaré uniquement dans certains cas précis, notamment si ce dernier est issu du monde socio-économique (thèses CIFRE) = se renseigner auprès de l’Ecole Doctorale.

 

18. Peut-on avoir un codirecteur de thèse non rattaché à UPCité ?

Oui, mais lorsqu’un codirecteur vient d’une autre université, une convention de codirection doit être établie pour toute la durée de la thèse (rappel : un codirecteur est titulaire de l’HDR).

La codirection doit être indiquée dès l’inscription en 1ère année de thèse. La convention de codirection sera alors mise en place pour que votre co-directeur soit enregistré une fois la convention finalisée. Votre gestionnaire d’ED peut vous transmettre le modèle UPCité.

Précisions : si votre co-directeur est rattaché à un établissement hors UPCité

• en France : il convient de mettre en place une convention de codirection
• à l’étranger : une convention de codirection internationale (voir FAQ question n°3 « Quelle différence entre thèse en cotutelle et codirection internationale ?)

Attention : il n’est pas possible d’être encadré pas plus de 2 directeurs selon l’article 16 de l’arrêté du 25 mai 2016  ; un troisième codirecteur peut être déclaré uniquement si ce dernier est issu du monde socio-économique (thèses CIFRE) = se renseigner auprès de l’Ecole Doctorale

Important : Les conventions ne peuvent être mises en signature que si l’inscription à UPCité pour l’année en cours est effective.
Aucun document ne peut être envoyé directement par les doctorants ou directeurs de thèse à la présidence.

 

19. Je vais changer de directeur de thèse / de codirecteur de thèse, comment procéder ?

Informations valables également si vous êtes encadré par un directeur de thèse et que vous souhaitez faire ajouter un codirecteur.

–> infos et formulaire à télécharger : https://u-paris.fr/doctorat/changement-directeur-codirecteur/

 

20. Je souhaite changer d’université, comment procéder pour un transfert du dossier de thèse ?

Informations valables également si votre directeur de thèse quitte UPCité et est rattaché à un autre établissement, et que vous souhaitez le suivre.

Après avoir contacté l’ED UPCité, formulaire à compléter, faire signer, et envoyer : –> pour plus d’informations, voir la page : https://u-paris.fr/doctorat/transfert/

 

21. Je veux faire valider une formation, qui contacter ?

La validation des formations est effectuée par l’Ecole Doctorale (ED) : contactez votre gestionnaire

 

22. Je suis doctorant·e d’UPCité, le laboratoire dans lequel je dois faire des recherches n’est pas rattaché à l’université et demande d’établir une convention d’accueil

Une convention d’accueil doit effectivement être établie lorsque vous devez effectuer des recherches dans un établissement non rattaché à l’université : contactez votre ED en indiquant dans l’objet « convention d’accueil labo » . Votre gestionnaire d’ED vous transmettra le modèle UPCité.

Important : La convention relative à l’accueil dans un laboratoire ne pourra être mise en signature que si l’inscription à UPCité pour l’année en cours est effective (= droits de scolarité payés pour l’année universitaire). Le document doit être validé par toutes les parties avant de débuter le circuit de signatures. Le document doit être validé par l’ED avant que l’Equipe inscription-Doctorat se charge de la signature par la présidence UPCité. Ordre de signature : doctorant, directeur de thèse, directeur de labo, directeur d’ED des deux établissements, avant signature par la présidence de chacun des établissements (au niveau présidence d’établissement, pas de préférence d’ordre).
Aucun document ne peut être envoyé directement par les doctorants ou directeurs de thèse à la présidence UPCité.

Précision : Une convention d’accueil ne donne pas droit à une quelconque gratification.

 

23. Suis-je bien inscrit pour l’année en cours ? Quand suis-je considéré comme « inscrit » pour l’année universitaire en cours ?

Pour vérifier si vous êtes inscrit à Université Paris Cité pour l’année en cours, consultez votre Dossier Web https://mondossierweb.app.u-paris.fr/ : dans le menu ‘Inscriptions’, vous pourrez voir vos années d’inscription à UPCité et télécharger votre certificat de scolarité. Lorsque les frais d’inscription pour l’année universitaire sont réglés, le doctorant est considéré comme étant inscrit.

 

24. Les informations affichées sur theses.fr sont inexistantes ou incomplètes, pourquoi ?

Lors de la 1ère inscription en doctorat : avant que les données de la thèse remontent toutes dans STEP (= sur theses.fr) prévoir un délai de traitement (certaines opérations effectuées en interne peuvent prendre du temps ; exemple : si votre directeur de thèse n’existe pas dans notre base de données, il doit être créé avant de pouvoir être saisi par notre équipe)

→ les informations liées à votre thèse devraient apparaître correctement sur theses.fr avant la fin de la 1ère année d’inscription
→ lors de votre réinscription en 3e année de doctorat, si des informations ne sont pas correctes sur theses.fr : alertez votre Ecole Doctorale

Plus d’informations sur le signalement de la thèse et l’application nationale STEP (Signalement des Thèses En Préparation): https://u-paris.libguides.com/thesedoct/signaler 

 

25. J’ai besoin d’une quittance de paiement de mon inscription administrative / d’un certificat de scolarité / attestation de scolarité

Vous pouvez obtenir électroniquement votre certificat de scolarité via ‘Mon dossier web’.

Si vous avez un contrat de travail : c’est le certificat de scolarité qui sera demandé par le service des Ressources Humaines pour pouvoir signer votre contrat.
L’obtention du certificat de scolarité n’est pas correlée à PJWEB (qui concerne uniquement la carte étudiant).

Vous pourrez obtenir électroniquement votre quittance via ‘Mon dossier web’ (accès à MonDossierWeb possible uniquement après activation et délai d’activation du compte UPCité de 24 à 48h)

Plus d’informations sur l’ENT et MonDossierWeb sur notre page : https://u-paris.fr/doctorat/doctorat-ent-certificat-carte-etudiant/

 

26. Changement de situation : Je déménage / j’ai changé d’adresse postale / j’ai changé d’adresse mail /  j’ai changé de banque… à qui le signaler ?

Si vous n’avez pas un contrat de travail de l’université, il faut simplement effectuer les modifications dans MonDossierWeb

Si vous avez un contrat de travail de l’université, il faut effectuer les modifications dans MonDossierWeb  ET avertir le service RH en charge de votre contrat de travail.

Si vous avez changé de banque et que vous avez un contrat de travail : envoyez votre nouveau RIB aux Ressources Humaines de votre établissement employeur.

A noter : si vous venez de vous inscrire, prévoir un délai de 24 à 48 h avant de pouvoir accéder aux applications.

 

27. Droits d’inscription, Sécurité sociale et mutuelle étudiant

Pour toute question concernant la couverture santé pour les futurs doctorants français (étudiants, ou salariés), et les doctorants internationaux (sécurité sociale, carte vitale, compte Ameli, mutuelles santé, etc.), ou sur les frais d’inscription : https://u-paris.fr/doctorat/droits-dinscription/

 

28. J’ai un contrat de travail de l’université et j’ai des questions (fiche de paie, remboursement transport, arrêt maladie..), qui contacter ?

Le service des Ressources Humaines (RH) qui gère votre contrat de travail est votre principal interlocuteur pour ces questions → adressez un mail aux RH

 

29. Je rencontre des difficultés dans le déroulement de ma thèse, qui contacter ?

Pour tout problème lié à votre thèse, votre 1er interlocuteur est votre Ecole Doctorale.
→ Dans un premier temps, prenez rdv avec la direction de votre ED pour en parler. Pour information, dans le cas de difficultés liées à l’encadrement de thèse, des médiations peuvent être mises en place si nécessaire.

 

30. Je veux démissionner de mon contrat de travail avec l’Université sans abandonner ma thèse

La procédure varie selon les cas. Retrouvez les informations utiles sur notre page  : https://u-paris.fr/doctorat/demission-abandon/

 

31. Je souhaite abandonner ma thèse, comment procéder ?

La procédure varie selon les cas. Retrouvez les informations utiles sur notre page  : https://u-paris.fr/doctorat/demission-abandon/

 

32. Je veux faire une demande d’exonération ou de remboursement / je souhaite annuler mon inscription

Le demandes d’exonération des droits d’inscription, ou d’annulation (avec ou sans remboursement), sont à effectuer via une plateforme en ligne dédiée pendant une période déterminée par l’université.
La Commission d’exonération-annulation-remboursement se tient deux fois par an.

-> Calendrier et procédure sur la page de la scolarité générale UPCité : https://u-paris.fr/demarches-administratives-de-scolarite/

Si vous rencontrez des difficultés financières, ou pour trouver un logement, vous pouvez consulter la page https://u-paris.fr/bourses-aides-et-jobs/

 

33. j’ai une question concernant la validité de la carte d’identité (+ 5 ans ?)

consultez notre document résumant les conditions de validité de la carte d’identité française : https://u-paris.fr/doctorat/wp-content/uploads/sites/10/2022/10/CNI_France.pdf

 

34. J’ai des questions concernant mon visa / mon titre de séjour

La procédure varie selon les cas. Liens utiles et adresse de contact sur notre page : https://u-paris.fr/doctorat/titre-de-sejour/

 

35. Quel est le tarif d’inscription si j’ai plusieurs inscriptions dans des diplômes différents la même année (= double cursus) ?

– Double inscription à un diplôme national : le diplôme le plus élevé est en plein tarif, et l’autre passe en tarif réduit.
– Double cursus doctorat + autre diplôme que diplôme national (exemple DU, ou DIU) : paiement des deux inscriptions en plein tarif.
Montant des droits de scolarité fixé par arrêté par le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038396885/

Pour connaître le montant des frais d’inscription en doctorat à UPCité : https://u-paris.fr/doctorat/droits-dinscription/

 

36. J’ai des problèmes pour activer mon compte UPCité / accéder à l’Intranet / me connecter aux applications en ligne / problèmes d’accès à MonDossierWeb, que faire ?

En cas de dysfonctionnement pour se connecter à une application de l’université, ou erreur de connexion constatée :

• vider le cache de son navigateur (attention, vider le cache ne veut pas simplement dire vider l’historique) : suivre les indications de ce guide https://u-paris.fr/doctorat/wp-content/uploads/sites/10/2023/01/Guide-Navigateur_ViderLeCache.pdf 
• veiller à se connecter avec le compte lié à son adresse etudiante ( …@etu.u-paris.fr ) et non à son adresse professionnelle

Informations utiles complémentaires sur notre page (délai d’activation du compte UPCité, certificat, adresse mail de secours, changement d’adresse postale, pièces justificatives PJWeb…) : https://u-paris.fr/doctorat/doctorat-ent-certificat-carte-etudiant/

 

37. Pourquoi faut-il que je mette des pièces justificatives sur PJWeb ?

Les pièces justificatives déposées sur PJ-WEB vont permettre d’éditer votre carte Etudiant. L’application PJWeb n’est pas liée à votre compte eCandidat, c’est pourquoi vous devez parfois téléverser des pièces que vous avez déjà transmises via eCandidat.
Certaines pièces ne sont demandées qu’une fois en début de cursus – photo, pièce d’identité (sauf si problème de validité) -, mais d’autres pièces sont demandées chaque année, l’application ne permettant pas de dissocier la population des doctorants des autres inscriptions à l’université.
Plus d’informations utiles (notamment sur les délais de validation) sur notre page : https://u-paris.fr/doctorat/doctorat-ent-certificat-carte-etudiant/

 

38. Où puis-je récupérer ma carte étudiant  ?

Votre carte peut être éditée uniquement après votre inscription pour l’année en cours (idem pour l’annexe avec sticker), et si vos pièces PJWeb ont été validées.

Un délai de traitement entre le moment où vos pièces PJWeb sont validées et où votre carte pourra être éditée est normal : plus d’informations utiles (notamment sur les délais de validation et d’envoi) sur notre page https://u-paris.fr/doctorat/doctorat-ent-certificat-carte-etudiant/

Les cartes étudiant et/ou annexe à la carte (avec sticker de l’année en cours) sont transmises aux ED.
Informations sur les délais d’envoi sur notre page https://u-paris.fr/doctorat/doctorat-ent-certificat-carte-etudiant/

Pensez à mettre à jour vos adresses et numéro de contact :
Pour modifier votre adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone : MonDossierWeb : https://mondossierweb.app.u-paris.fr/

 

39. Reçoit-on une nouvelle carte étudiant tous les ans ?

Non : si vous avez déjà reçu votre carte en début de doctorat, seule l’annexe à la carte vous sera délivrée : document sur lequel vous trouverez le sticker à coller sur votre carte pour la mettre à jour.

 

40. Comment obtenir un duplicata de ma carte Etudiant ?

Si vous avez besoin d’une réédition de votre carte étudiant (en cas de vol, perte…), vous pouvez demander un duplicata (gratuit ou non, selon le motif de la demande de duplicata).
Important : vous devez être inscrit pour l’année universitaire en cours avant de faire votre demande.
La procédure est entièrement dématérialisée, aucun dossier papier n’est accepté.
Pour les doctorants : faire la demande de duplicata de la carte d’étudiant par mail à l’Equipe Inscription-Doctorat. Le duplicata édité est ensuite transmis à l’ED.

 

41. J’ai un diplôme étranger, peut-il être accepté pour que je puisse m’inscrire en doctorat ?

Pour être inscrit en doctorat, le candidat doit être titulaire d’un diplôme national de master ou d’un autre diplôme conférant le grade de master.

Le centre ENIC-NARIC informe sur la reconnaissance des diplômes étrangers en France. Il est le seul organisme habilité à fournir une attestation de reconnaissance du diplôme étranger dite attestation de comparabilité.
Toute demande d’attestation est entièrement dématérialisée et se fait exclusivement en ligne sur le site du ministère de l’éducation nationale et de la jeunesse. Le délai maximal pour le traitement d’un dossier est de 4 mois.

Plus d’informations sur ces sites :
https://www.campusfrance.org/fr/diplomes-francais-LMD-equivalences
https://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/fr/la-reconnaissance-des-diplomes-dans-l-union-europeenne-46483
https://www.france-education-international.fr/hub/reconnaissance-de-diplomes

 

42. Stage et doctorat sont-ils compatibles ?

Non.
L’article L. 124-3 du Code de l’éducation précise que « les périodes de formation en milieu professionnel et les stages sont intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, selon des modalités déterminées par décret« , avec un volume pédagogique minimal de formation en établissement. Ce volume est fixé à deux cents heures au minimum par année d’enseignement par l’article D.124-2 du même code et empêche par conséquent, en l’état actuel de la réglementation, tout doctorant de réaliser un stage dans le cadre de son cursus.

Néanmoins, une période de formation en milieu professionnel – de même qu’un séjour dans un autre contexte de recherche – peut tout à fait être réalisée par le doctorant dans le cadre d’une convention d’accueil entre son établissement d’origine et la structure.
https://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/fr/la-formation-doctorale-renovee-par-l-arrete-du-25-mai-2016-47241#q13

Une convention d’accueil doit donc être établie lorsque vous devez vous rendre dans un établissement non rattaché à l’université dans le cadre de vos recherches de thèse. –> voir question 22 de cette FAQ

Une convention d’accueil ne donne pas droit à une quelconque gratification.

 

43. On me demande une convention d’accueil, de quoi s’agit-il ?

Il existe 2 sortes de conventions dites « d’accueil « , très différentes l’une de l’autre et qui n’ont pas le même usage :

– pour effectuer des travaux de recherche dans un laboratoire non rattaché à Université Paris Cité (voir questions 22 et 42)
ou
– pour obtenir un titre de séjour : cf informations sur notre page : https://u-paris.fr/doctorat/titre-de-sejour/ 

 

44. Je souhaite faire modifier mon état civil (nom, ou prénom, ou genre), comment faire ?

Plusieurs possibilités, selon les cas : informations et modalités sur notre page https://u-paris.fr/doctorat/doctorat-modification-etat-civil/

Si vous constatez une erreur de saisie (exemple prénom mal orthographié), voir en bas de la même page (lien : ligne ci-dessus).

 

 

 

 

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