Cette FAQ a pour objet de préciser les modalités d’organisation des examens et concours sur les sites et campus d’Université de Paris en période de crise sanitaire, dans le respect des protocoles permettant de lutter contre l’épidémie de COVID19.

Modalités en fonction de la nature des épreuves

Les concours peuvent-ils avoir lieu en distanciel ?

Non. Les concours sont obligatoirement organisés en présentiel.

Les épreuves orales peuvent-elles avoir lieu en présentiel ?

Oui.  Comme les épreuves écrites, les épreuves orales peuvent avoir lieu en présentiel sur site, s’il n’est pas satisfaisant qu’elles se tiennent à distance, ou si elles ne peuvent pas être remplacées par d’autres formes d’évaluation.

Les mêmes règles s’appliquent pour les épreuves écrites, en terme d’organisation (cf. partie organisation de cette FAQ)
Les candidats seront tenus de respecter les horaires de convocation afin d’éviter de se croiser.

Les consignes sanitaires et notamment le port du masque, le respect des distances physiques, le lavage régulier des mains gel HA (ou le port de gants) doivent être appliqués tant pour la préparation que lors de l’épreuve écrite ou orale, par les étudiants et par les enseignants.

Les soutenances de thèses peuvent-elle avoir lieu en présentiel ?

Oui. Comme les épreuves orales, les soutenances de thèses peuvent se tenir en présentiel sur site, s’il n’est pas possible de les réaliser à distance par des outils de visioconférence.

Seuls le jury et le candidat peuvent être présents. Le public n’est pas autorisé : il peut assister à distance si des moyens techniques sont disponibles.

À savoir : Université de Paris souhaite privilégier le recours aux soutenances de thèses à distance.

Le port du masque et le respect des distances physiques doivent être appliqués lors de la soutenance, par le jury et le candidat et lors de la délibération, en présentiel.

Organisation des épreuves

Une convocation est elle nécessaire pour se rendre à un examen ou un concours en présentiel ?

Oui. Les étudiants seront convoqués de manière échelonnée, surtout s’il s’agit de cohortes importantes en nombre, afin d’éviter tout attroupement aux portes des salles d’examen. Il faudra donc bien respecter les horaires de convocation pour éviter les attroupements. 

À savoir : Chaque convocation rappellera les règles sanitaires et les gestes barrières qui devront être scrupuleusement suivis par les candidats, sous peine d’exclusion des épreuves par le responsable du centre d’examen.

Quelles démarches doivent entreprendre les étudiants convoqués à un examen ou à un concours en présentiel, testés positif au COVID-19 ou cas contacts avérés ou ayant des symptômes du COVID-19 ? MAJ 03.01.22

Concernant la gestion des cas COVID-19 positifs et des cas contacts lors d’examens ou de concours, les mesures sont les suivantes :

  • Les cas positifs ne doivent pas composer et rester isolés : ils doivent fournir le justificatif de leur test positif à leur UFR. Une session de substitution sera mise en place pour eux dans les 2 mois qui suivent leur absence dûment justifiée – avec un délai de prévenance de 14 jours (cf. circulaire 5 août 2021)
  • Les cas contacts devant absolument s’isoler doivent présenter un justificatif officiel (tel qu’un document, SMS, mail, émis par les équipes de « contact tracing » de l’assurance maladie). Ce sont donc les équipes de « contact tracing » de l’Assurance Maladie qui tiennent compte ou non du statut vaccinal de la personne pour l’identifier comme cas contact à risque élevé. Les cas contacts à risque élevé sont dans le l’obligation de respecter l’isolement prescrit et de ne pas se présenter aux examens. Une session de substitution sera organisée dans les mêmes conditions que celles requises pour les cas COVID positif.
  • Des salles doivent être prévues autant que possible pour les cas symptomatiques qui se présentent aux examens.

> À lire en complément : Les nouvelles règles d’isolement et de quarantaine face au Covid-19

Des épreuves de substitution sont elles prévues pour les étudiants justifiant de leur absence pour raison de COVID aux examens par certificat médical ?

Oui.

L’épreuve de substitution sera organisée dans les deux mois qui suivent l’absence dûment justifiée (certificat médical pour raison de COVID-19) de l’étudiant ou de l’étudiante , soit avant la 2ème session ou la seconde chance. La seconde session ou session de rattrapage ne saurait en tenir lieu.
Conformément à la circulaire du 5 août 2021, l’étudiant ou l’étudiante sera convoqué(e) dans le respect du délai de prévenance de 14 jours.

Les modalités de l’épreuve de substitution sont librement déterminées par l’enseignant responsable de l’épreuve manquée, sans nécessité de considération de la nature de l’épreuve manquée.

Quelles mesures sanitaires sont mises en place pour l’organisation des salles d’examen et des épreuves écrites en présentiel ?

Les mesures mises en place sont les suivantes :

  • aération régulière et désinfection des salles et des tables selon le protocole recommandé par le MESRI
  • mise à disposition de bouteilles de gel hydro-alcoolique (à chaque bout de rangée, si possible)
  • affichage des mesures sanitaires à l’entrée de chaque salle
  • matériel de composition (copies, feuilles de brouillon) déposé devant chaque étudiant pour éviter les déplacements
  • distanciation physique : Privilégier l’espacement maximal entre les candidats (minimum 1 mètre)
  • distribution de matériel de composition complémentaire (copies, feuilles de brouillon) par le surveillant

Chaque étudiant et chaque étudiante doit se munir d’un stylo personnel (émargement, copie) et si possible d’un flacon de SHA. Un lavage des mains avec le SHA sera systématique avant de prendre la tablette informatique pour les ECN. Les documents/outils nécessaires à certaines épreuves seront apportés par les candidats

Entre deux épreuves :

  • 15 minutes d’aération de la salle

  • désinfection des tables avec des lingettes jetables désinfectantes ou des produits de désinfection conformes à la norme EN 14 476
  • Les étudiants participant à plusieurs épreuves consécutives dans une même salle doivent garder la même place (numérotées)

Les consignes sanitaires et notamment le port du masque, le respect des distances physiques, le lavage régulier des mains gel HA (ou le port de gants) doivent être appliqués tant pour la préparation que lors de l’épreuve écrite ou orale, par les étudiants et par les enseignants.

Comment se dérouleront les épreuves écrites en présentiel ?

Les consignes sanitaires et notamment le port du masque, le respect des distances physiques, le lavage régulier des mains gel HA (ou le port de gants) doivent être appliqués tant pour la préparation que lors de l’épreuve écrite ou orale, par les étudiants et par les enseignants.

Avant l’épreuve écrite :
Chaque étudiant doit présenter sa pièce d’identité au coin de la table de manière visible ou la tendre au surveillant à distance.

Le surveillant dépose le sujet sur chaque table sans contact avec les candidats.
L’accueil des personnes handicapées se fera dans le respect des aménagements particuliers prévus pour le candidat auxquelles s’ajoutent les consignes applicables à toutes et tous.

Durant l’épreuve écrite :
Tout candidat désirant aller aux toilettes doit être accompagné, porter son masque et se laver les mains à l’eau et au savon ou utiliser le SHA avant de continuer sa composition.
Les documents/outils nécessaires à certaines épreuves seront apportés par les candidats. Aucun partage de documents ou matériel n’est autorisé entre les candidats. Ils doivent faire l’objet d’une vérification par le personnel de surveillance.

À la fin de l’épreuve écrite :
L’étudiant dépose sa copie dans une bannette. Les copies seront conservées en sécurité pendant 48h avant d’être distribuées aux enseignants pour correction.

À savoir : Un candidat ne respectant pas les consignes sanitaires sera immédiatement exclu par le responsable de la salle d’examen, sans faire l’objet d’un rappel à l’ordre dès lors que ces consignes auront fait l’objet d’un rappel explicite.

Est-il possible de se restaurer sur place ?

Depuis le 8 février 2021, les étudiants peuvent consommer sur place (en respectant la distanciation physique) les repas achetés sous forme de vente à emporter dans les restaurants universitaires du Crous. Ils peuvent réchauffer leur plat dans les micro-ondes mis à leur disposition.

* Exception faite, en cas d’épreuves longues, où l’étudiant est autorisé à consommer un repas exclusivement froid à sa place. Les déchets des repas devront être jetés dans les poubelles munies de couvercle mises à disposition à l’extérieur des salles d’examen. Une attention particulière sera portée à l’aération des salles pendant ce temps de restauration.

Ces consignes pourront être modifiées en fonction de la situation qui reste évolutive.

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