Lors de son allocution du 31 mars 2021, le Président de la République a annoncé de nouvelles mesures pour freiner l’épidémie COVID-19. Ces mesures ne remettent pas en cause le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche tel que nous le connaissons depuis le mois de février.

 Nous poursuivons donc nos missions selon les règles sanitaires et de distanciation en vigueur. Retrouvez dans cette FAQ les situations de travail et les dispositifs d’accompagnement prévus par Université de Paris pour tous les agents et encadrant.e.s.

Version du 07/04/2021. Ces informations sont susceptibles d’évoluer.

 

Pour tous les personnels BIATSS et enseignant.e.s

1. Dispositifs d’accompagnement

Quels sont les interlocuteurs et les dispositifs existants pour accompagner les agents BIATSS ?

Vos interlocuteurs

Votre N+1 reste votre interlocuteur.trice privilégié.e.

Vous pouvez consulter régulièrement votre intranet/ENT pour avoir les dernières actualités.

En cas de difficultés particulières, vous pouvez contacter votre conseillère RH, les médecins du travail, les psychologues du travail ou les assistantes sociales.

Vos outils collaboratifs

Retrouvez tous les outils collaboratifs à votre disposition pour vous aider dans votre travail à distance.

Quels sont les interlocuteurs et les dispositifs existants pour accompagner les enseignant.e.s ?

Vos interlocuteurs

Votre directeur.trice d’UFR reste votre interlocuteur.trice privilégié.e.

Vous pouvez prendre attache auprès de votre RAC/CSA (Responsable Administratif de Composante ou Chef.fe de Service Administratif) ou votre référent.e RH pour remonter d’éventuelles difficultés concernant votre situation de travail.

Vous pouvez aussi participer aux ateliers dédiés relatifs à la continuité pédagogique dans le contexte sanitaire qui seront prochainement mis en place.

En cas de difficultés particulières, vous pouvez contacter votre conseillère RH, les médecins du travail, les psychologues du travail ou les assistantes sociales.

Vos outils d’enseignement à distance

Retrouvez tous les outils mis à votre disposition pour vous aider dans l’enseignement à distance.

 

2. Organisation de travail

De manière générale, le travail à distance reste la règle et doit être systématique dès lors que les activités concernées le permettent.
Le travail sur site est mis en place en fonction des nécessités impératives de service, et maintenu pour les activités qui ne peuvent être réalisées à distance.

Des autorisations spéciales d’absence (ASA) sont mises en place pour raisons de santé ou pour garde des enfants des personnels qui n’auraient pas trouvé de mode de garde hors période de prise de congés :

  • Pendant la période des vacances scolaires de printemps (entre le lundi 12 et le vendredi 23 avril 2021), pour les parents d’enfants de moins de 16 ans ou de plus de 16 ans non autonomes ;
  • La semaine du 26 au 30 avril pour les parents de collégiens et lycéens âgés de moins de 16 ans ou de plus de 16 ans non

> Télécharger la demande d’ASA et la soumettre à son ou sa responsable

Le calendrier des vacances scolaires ayant été avancé, il est possible de décaler ses congés ou d’en poser de nouveaux.

Comment s’organise le travail à distance dans le contexte sanitaire actuel ?

Conformément au message de la Présidente de notre université le 29 octobre dernier et aux différentes annonces présidentielles et ministérielles, le travail à distance doit être généralisé autant que possible pour les personnels dont les activités sont travaillables à distance. Les guichets de nos services publics doivent rester ouverts.

Vos activités ne sont pas travaillables à distance ?

Si vous n’êtes pas une personne vulnérable, vous venez travailler sur site grâce à une attestation donnée par votre N+1.

A l’accueil des sites de l’université, la présentation d’une attestation professionnelle de déplacement, dûment signée par le responsable de Faculté, composante ou structure et justifiant le déplacement professionnel, ainsi que d’une pièce d’identité, sera exigée.

Une partie de vos activités est travaillable à distance ?

Faites un entretien avec votre N+1 afin de qualifier, calibrer et déterminer ensemble :

  • quelles activités vous pouvez exercer en travail à distance ;
  • quelles activités nécessitent que vous veniez sur site ;
  • votre degré d’autonomie dans l’exercice de vos activités à distance ;
  • le besoin éventuel en accompagnement et/ou en formation pour exercer vos activités à distance ;
  • vos besoin en outils numériques ou techniques pour travailler à distance.

Vous vous organisez avec votre N+1 pour déterminer quels jours vous devez venir sur site grâce à une attestation que vous donne votre N+1 et quels jours vous travaillez à distance.

Vous êtes une personne vulnérable et vous travaillez à 100% à distance sur les activités qui le permettent (voir dispositif adapté ci-dessous)

 

> Télétravail et travail en présentiel : adapter ses pratiques aux modes de travail mixtes

Vos activités sont à 100% travaillables à distance ?

Faites un entretien avec votre N+1 pour qualifier, calibrer et déterminer ensemble :

  • quelles activités vous pouvez exercer en travail à distance ;
  • quelles activités nécessitent que vous veniez sur site ;
  • votre degré d’autonomie dans l’exercice de vos activités à distance ;
  • le besoin éventuel en accompagnement et/ou en formation pour exercer vos activités à distance ;
  • votre besoin en outils numériques ou techniques pour travailler à distance.

Afin de prévenir l’isolement, il peut être permis aux agents qui en font la demande expresse et dont les activités sont travaillables à distance à 100% de venir travailler un jour par semaine sur site. Vous vous organisez ainsi avec votre N+1 pour déterminer quels jours vous devez venir sur site grâce à une attestation que vous donne votre N+1 et quels jours vous travaillez à distance.

Avec l’accord de votre N+1 et sous réserve d’avoir les outils nécessaires pour travailler à distance, vous exercez votre activité à 100% à distance.

 

Vous n'avez pas le matériel nécessaire pour travailler à distance alors que tout ou une partie de vos activités sont travaillables à distance ?
  1. Faites un entretien avec votre N+1 pour qualifier, calibrer et déterminer ensemble les besoins en matériel et les activités travaillables à distance.
  2. Votre N+1 prendra ensuite contact avec les services informatiques de la composante ou la DGDSIN pour faire une demande éventuelle de matériel et/ou d’applications qui détermineront le délai nécessaire pour obtenir les outils adaptés.
  3. Dans l’attente, venez travailler sur site tous les jours grâce à une attestation fournie par votre N+1. Vous pourrez récupérer sur site le matériel manquant quand il sera disponible.

Si vous êtes une personne vulnérable, vous pouvez vous référer aux mesures ci-dessous. 

Quels dispositifs sont prévus pour les personnes vulnérables ?

 

Cas Situation administrative Pièces justificatives
Personnel vulnérable Travail à distance ou ASA si travail à distance impossible Certificat médical daté et délivré par un médecin

Les personnels sont invités à prendre contact avec un médecin pour obtenir un certificat médical. La médecine de prévention/les médecins du travail peuvent les accompagner pour trouver la situation de travail adaptée.

 

Vous êtes considéré comme vulnérable si vous vous trouvez dans l’une des situations suivantes :

  • Être âgé de 65 ans et plus
  • Avoir des antécédents (ATCD) cardiovasculaires : hypertension artérielle compliquée (avec complications cardiaques, rénales et vasculo-cérébrales), ATCD d’accident vasculaire cérébral ou de coronaropathie, de chirurgie cardiaque, insuffisance cardiaque stade NYHA III ou IV
  • Avoir un diabète non équilibré ou présentant des complications
  • Présenter une pathologie chronique respiratoire susceptible de décompenser lors d’une infection virale : broncho pneumopathie obstructive, asthme sévère, fibrose pulmonaire, syndrome d’apnées du sommeil, mucoviscidose notamment
  • Présenter une insuffisance rénale chronique dialysée
  • Être atteint de cancer évolutif sous traitement (hors hormonothérapie)
  • Présenter une obésité (indice de masse corporelle > 30 kgm2)
  • Être atteint de cirrhose au stade B du score de Child Pugh au moins
  • Présenter un syndrome drépanocytaire majeur ou ayant un antécédent de splénectomie
  • Être au 3metrimestre de la grossesse
  • Être atteint d’une immunodépression congénitale ou acquise :
    • Médicamenteuse (chimiothérapie anti-cancéreuse, traitement immunosuppresseur, biothérapie et/ou corticothérapie à dose immunosuppressive)
    • Infection à VIH non contrôlée ou avec des CD4 < 200/mm3
    • Consécutive à une greffe d’organe solide ou de cellules souches hématopoïétiques
    • Liée à une hémopathie maligne en cours de traitement.
  • Être atteint d’une maladie du motoneurone, d’une myasthénie grave, de sclérose en plaques, de la maladie de Parkinson, de paralysie cérébrale, de quadriplégie ou hémiplégie, d’une tumeur maligne primitive cérébrale, d’une maladie cérébelleuse progressive ou d’une maladie rare.
Quels dispositifs sont prévus pour les personnes partageant leur domicile avec une personne vulnérable ?

Cas

Situation administrative

Pièces justificatives

Personnel partageant leur domicile avec une personne vulnérable

Travail en présentiel ou travail à distance

Certificat daté et délivré par un médecin pour un travail à distance élargi ou attestation du médecin du travail pour un aménagement du poste en présentiel*

* Aménagement du poste par le médecin du travail comprenant une distanciation plus grande du reste du personnel ou des usagers et un transport individuel si cela est possible.

Quels dispositifs sont prévus pour les personnels devant assurer la garde de leurs enfants du fait de l’épidémie Covid-19 ?

Pour la semaine du 6 au 9 avril 2021, des autorisations spéciales d’absence (ASA) sont mises en place dans deux cas : pour garde des enfants (moins de 16 ans) ou raisons de santé.
> Télécharger la demande d’ASA et la soumettre à son ou sa responsable

Cas Situation administrative Pièces justificatives
Personnel devant assurer la garde de leurs enfants du fait de l’épidémie Covid-19 : fermeture de leur établissement d’accueil, de la classe ou de la section, ou lorsque leurs enfants sont identifiés par l’Assurance Maladie comme étant cas-contact de personnes infectées* Travail à distance ou ASA si travail à distance impossible en raison de la présence du ou des enfants mineurs.

Attestation sur l’honneur indiquant qu’ils.elles n’ont pas d’autre moyen de garde et qu’il.elle est le seul parent à bénéficier de la mesure pour les jours concernés.

*L’âge limite des enfants pour ces autorisations spéciales d’absence est de 16 ans, aucune limite d’âge n’étant fixée pour les enfants handicapés. Les ASA ne s’imputent pas sur le contingent des ASA pour garde d’enfants habituel.

 

3. Cas de symptômes, cas contact ou cas avéré Covid-19

Quelles sont les consignes en cas de symptômes associés au Covid-19 ?

> Si vous présentez des symptômes de fièvre, et/ou rhume et/ou toux, vous devez impérativement prendre contact avec votre médecin traitant.

Mes conseils Covid -Isolement, tests, vaccins… tout savoir pour prendre soin de votre santé

> Vous ne devez pas vous rendre sur votre lieu de travail.

  • Consultez sans délai votre médecin traitant afin de vous faire tester si besoin ;
  • Informez votre responsable hiérarchique et la médecine du travail.

> Si vous êtes sur votre lieu de travail, il faut, dans la mesure du possible :

  • vous isoler, dans une pièce dédiée, porter un masque chirurgical et réaliser un lavage des mains au gel hydro-alcoolique ;
  • éviter les contacts (distanciation de plus de 1 m) et porter un masque (obligatoire pour tous) ;
  • prévenir le ou la supérieur.e hiérarchique et organiser le retour à domicile en évitant les transports en commun ;
  • contacter votre médecin traitant pour avis médical ;
  • appeler le 15 uniquement en cas d’urgence, difficultés respiratoires, malaise. Restez sous surveillance en attendant l’arrivée des secours.

> Dans tous les cas, si vous le pouvez, identifiez et signalez les cas contacts potentiels au sein de l’université (personnels et étudiants) et informez l’université des suites préconisées par le médecin : test PCR, arrêt, isolement de 7 ou 14 jours.

Une procédure relative à la « conduite à tenir en cas de suspicion ou cas avéré de Covid-19 à l’Université » sera alors enclenchée, mettant notamment en œuvre l’information du supérieur hiérarchique, du médecin du travail et du Fonctionnaire de Sécurité et de Défense, et de l’ingénieur hygiène et sécurité, l’identification des cas contacts éventuels (et l’information de ces personnes si le cas de Covid-19 est avéré), un protocole de désinfection des lieux.

> la procédure « Conduite à tenir en cas de suspicion ou cas avéré de Covid-19 » en cours d’actualisation

CONTACTS du Pôle santé au travail

Campus Saint-Germain-des-Prés
Médecins : isabelle.roque@u-paris.fr
mireille.podchlebnik@u-paris.fr 
laurent.zavidovique@u-paris.fr
Secrétariat: lydia.amphiarus@u-paris.fr ou wided.lajili@u-paris.fr 
Téléphone : 01 42 86 20 14

Campus des Grands Moulins
Médecins : isabelle.lagny@u-paris.fr et anne.mokhtarian@u-paris.fr
Secrétariat : loic.bonhomme@u-paris.fr
Téléphone : 01 57 27 89 60

Quelles sont les situations de travail particulières en cas de cas contact avéré ou à risque avec un cas diagnostiqué Covid-19 sur site ?
Cas Situation administrative Pièces justificatives
Cas contact à risque Travail à distance ou ASA si travail à distance impossible Courrier de l’assurance maladie valant certificat d’isolement et justificatif
Cas possible* Travail à distance ou ASA si travail à distance impossible Courrier de l’assurance maladie valant certificat d’isolement et justificatif

*des ASA liées à la Covid-19 peuvent être accordées sous réserve que les agents ne peuvent pas travailler à distance lorsqu’ils présentent les symptômes de l’infection à la Covid-19 en s’engageant à réaliser un test dans un délai de 2 jours. L’agent reste en ASA pendant cette période et jusqu’aux résultats du test.

 

Quelles sont les définitions des différents types de cas ?

Les définitions suivantes sont extraites de la FAQ à destination des établissements d’enseignement supérieur de la DGESIP du 25/09/2020 et s’appuient sur la définition de cas établie par Santé publique France en date du 16/11/2020.

Cas contact à risque :
Toute personne ayant eu un contact direct avec un cas confirmé dans l’une des situations suivantes sans mesure(s) de protection efficace (masque chirurgical porté par le cas ou la personne contact, masque grand public fabriqué selon la norme AFNOR ou équivalent porté par le cas ET la personne contact, hygiaphone ou autre séparation physique par exemple de type vitre ou plexiglas) :

  • Etudiant.e ou enseignant.e de la même classe ou du même groupe de TD ;
  • Etudiant.e, enseignant.e ou autre personnel :
    • Ayant partagé le même lieu de vie (logement, etc.) que le cas confirmé ou probable ;
    • Ayant eu un contact direct avec un cas confirmé, en face à face, à moins d’1 mètre, quelle que soit la durée (ex. conversation, repas, flirt, accolades, embrassades). En revanche, des personnes croisées dans l’espace public de manière fugace ne sont pas considérées comme des personnes contacts à risque ;
    • Ayant prodigué ou reçu des actes d’hygiène ou de soins ;
    • Ayant partagé un espace confiné (bureau ou salle de réunion, véhicule personnel…) pendant au moins 15 minutes consécutives ou cumulées sur 24h avec un cas, ou étant resté en face à face avec un cas durant plusieurs épisodes de toux ou d’éternuement.

Cas possible :

Toute personne, ayant ou non été en contact à risque avec un cas confirmé dans les 14 jours précédant l’apparition des symptômes, présentant des signes cliniques évocateurs de COVID-19 : infection respiratoire aiguë avec une fièvre ou une sensation de fièvre, ou toute autre manifestation clinique suivante, de survenue brutale, selon l’avis du HCSP relatif aux signes cliniques d’orientation diagnostique du COVID-19

  • En population générale : asthénie inexpliquée ; myalgies inexpliquées ; céphalées en dehors d’une pathologie migraineuse connue ; anosmie ou hyposmie sans rhinite associée ; agueusie ou dysgueusie.
  • Chez les personnes âgées de 80 ans ou plus : altération de l’état général ; chutes répétées ; apparition ou aggravation de troubles cognitifs ; syndrome confusionnel ; diarrhée ; décompensation d’une pathologie antérieure.
  • Chez les enfants : tous les signes suscités en population générale ; altération de l’état général ; diarrhée ; fièvre isolée chez l’enfant de moins de 3 mois.
  • Chez les patients en situation d’urgence ou de réanimation : troubles du rythme cardiaque récents ; atteintes myocardiques aiguës ; évènement thromboembolique grave.

En cas de doute, contactez un médecin ou appelez le 0 800 130 000.

A consulter également > la procédure « Conduite à tenir en cas de suspicion ou cas avéré de Covid-19 » en cours d’actualisation

Quels sont les situations de travail particulières en cas de cas confirmé symptomatique et asymptomatique ?

Cas

Situation administrative

Pièces justificatives

Cas confirmé symptomatique et asymptomatique*

Congé de maladie ordinaire

Arrêt de travail

*Pour les cas confirmés (testés positifs), le jour de carence ne s’applique pas.

 

Pour les encadrant.e.s

  1. Dispositifs d’accompagnement

Quels sont les interlocuteurs et les dispositifs existants pour accompagner les encadrant.e.s ?

Temps d’échanges

Vous avez accès les mercredis matins de 10h à 12h aux cafés des managers sur inscription en envoyant un message à mac@u-paris.fr. Lors de ces temps d’échanges, vous pouvez vous informer de l’actualité RH, vous faire accompagner dans l’organisation de votre service et prendre rendez-vous pour une situation particulière. 

Des ateliers managériaux seront également organisés de façon récurrente en 2021 sur pré-inscription à l’adresse suivante : mac@u-paris.fr. Renseignez-vous auprès de votre N+1 ou bien contactez : mac@u-paris.fr

Vos interlocuteurs

Votre N+1 reste votre interlocuteur.trice privilégié.e.

Vous pouvez également prendre attache auprès de votre directeur.trice adjoint.e de structure, votre RAC/CSA (Responsable Administratif de Composante ou Chef.fe de Service Administratif) ou votre référent.e RH pour remonter d’éventuelles difficultés concernant votre situation de travail.

Enfin, en cas de difficultés particulières, vous pouvez demander conseil aux médecins du travail, aux psychologues du travail ou aux assistantes sociales pour vous-même et/ou pour les membres de votre équipe. A noter : vous avez une adresse générique RH dédiée que vous pouvez contacter  : mac@u-paris.fr  

 

2. Organisation de travail 

Vous encadrez une équipe ?

Vous pouvez vous entretenir collectivement et individuellement avec les membres de votre équipe pour examiner les situations de travail de chacun.e et ainsi organiser l’activité de votre service pour assurer la permanence à distance et/ou sur site selon les besoins de l’activité. Les personnes ne pouvant travailler à distance sont prioritaires dans les bureaux partagés sur site afin de garantir un environnement de travail sécurisé. 

Organisation du travail à distance 

L’organisation et la mise en place du travail à distance élargi doivent être conciliées avec les nécessités de services et le.la chef.fe de service/responsable de département peut réserver un à deux jours déterminés par semaine où la présence sur site de certains agents sera nécessaire.

Pour les réunions, elles doivent être organisées à distance via l’outil zoom sauf exception et dans le respect du protocole sanitaire.  

Demande d’outils et d’équipements informatiques

Les encadrant.e.s doivent organiser et prioriser leurs demandes éventuelles d’outils et d’équipement informatique pour les agents qui peuvent travailler à distance mais non équipés, en fonction :

  • de la vulnérabilité des agents pouvant travailler à distance et non encore équipés ;
  • de la nécessité de service et du caractère stratégique de la fonction occupée par l’agent ;
  • de l’environnement de travail de son service (densité des personnels dans les bureaux partagés et rotation des personnels en permanence sur site impossible au regard du respect de la distanciation physique).

Il est conseillé de garder un contact régulier avec chacun.e des agents, de ne pas hésiter à demander conseil aux médecins du travail ou/et aux assistantes sociales et à participer aux dispositifs d’accompagnement qui sont proposés.