[ZOOM] Mode d’emploi

ZOOM est accessible à tous les personnels et étudiants qui disposaient d’un compte ex-Descartes ou ex-Diderot. Les étudiants peuvent parfaitement suivre un cours en ligne à partir d’un lien ZOOM, qu’ils soient d’anciens ou de nouveaux étudiants. Pour les nouveaux personnels UP, la procédure est en cours afin de leur donner rapidement des accès.

Pour vous connecter à ZOOM, munissez-vous de vos identifiants ex Paris Descartes (compte ENT) ou ex Paris Diderot (compte INTRANET), et rendez-vous à l’adresse : https://u-paris.zoom.us

Si vous avez perdu vos identifiants de connexion, contactez : assistance.dsin@u-paris.fr

Pour télécharger et installer le logiciel Zoom sur votre poste :

• Rendez-vous sur : https://u-paris.zoom.us
• Cliquez sur le menu “Se connecter“, vous arrivez sur la page de votre compte
• Cliquez dans le bandeau du haut à droite sur “Ressources” puis “Télécharger Client Zoom“

A noter : il n’est pas nécessaire d’être administrateur de son poste pour installer ce logiciel.

Lorsque vous vous êtes connecté pour la première fois à Zoom, vous avez du installer sur votre poste de travail l’application “Start Zoom“. Vous pouvez la retrouver dans vos programmes :

Start Zoom

Ouvrir l’application pour se connecter ou rejoindre une réunion

puis connectez-vous avec le SSO

Indiquez votre domaine : u-paris

Saisissez votre compte établissement Paris Descartes ou Paris Diderot

Validez votre consentement concernant vos données :

Cliquez sur “Ouvrir le lien” pour accéder à l’application Zoom :

Vous arrivez sur la page d’accueil de l’application Zoom :

Vous pouvez :

• créer une réunion
• Rejoindre une réunion
• programmer une réunion
• Partager votre écran
• utiliser le Chat
• Voir vos réunions programmées
• Voir vos contacts

Rechercher dans vos programmes sur votre poste de travail l’application : Start Zoom

Cliquez dessus et identifiez vous avec le SSO (procédure à retrouver ci-dessus)

Une fois identifié, vous accédez à l’accueil de l’application :

Cliquez sur “Nouvelle réunion“

Votre espace de visioconférence s’ouvre automatiquement

Cliquez en bas de l’écran sur “Participants“pour inviter vos collaborateurs

Sélectionnez vos invités parmi vos “Contacts” ou saisissez leur adresse “E-mail“

Pour créer une réunion vous pouvez :

• Créer une réunion avec une invitation immédiate à vos collaborateurs
• Programmer une réunion qui aura lieu dans quelques jours (cette réunion peut être récurrente)

Créer une réunion immédiate  :

• Rendez-vous sur  : https://u-paris.zoom.us
• Cliquez sur le menu “CREER“
• Identifiez-vous : Comment se connecter à Zoom par le Web ?
• Enregistrez le fichier et cliquez dessus pour ouvrir la réunion
• Invitez les participants en cliquant sur “Participants” dans le menu en bas de votre écran

• Sélectionnez vos invités parmi vos “Contacts” ou saisissez leur adresse “E-mail“

• Cliquez en bas de l’écran sur “Inviter” pour envoyer une invitation à vos collaborateurs.

Connectez-vous à la version cliente de Zoom (Start Zoom) :

Sur la page d’accueil, cliquez sur “Programmer“

Un formulaire s’affiche pour programmer votre réunion :

Dans ce formulaire indiquez :

• La date, l’heure et la durée de votre réunion
• Réunion périodique, cochez la case si cette réunion a lieu régulièrement (même jour, même heure) – cela générera un lien unique pour participer à toutes ces visioconférences.
• ID de réunion, laissez coché l’ID par défaut : “créer automatiquement“. Évitez de communiquer votre ID de réunion personnelle à tous vos collaborateurs. C’est votre salle de rendez-vous privé.
• Mot de passe, laissé cette case cochée par défaut pour sécuriser votre réunion.
• Vidéo, vous pouvez au choix démarrer automatiquement ou non la vidéo pour vous et vos collaborateurs lors du démarrage de votre réunion.
• Audio, vous pouvez choisir le type d’audio qui sera activé automatiquement lors de votre réunion. vous pouvez laisser le choix par défaut.
• Calendrier, vous pouvez choisir dans quel agenda sera envoyé votre invitation :
  • Si vous avez le client Outlook installé sur votre poste, vous pouvez choisir cette option. Cela créera automatiquement une invitation dans votre agenda et vous n’aurez plus qu’à ajouter les adresses de vos collaborateurs dans le champ A de votre agenda.

Si vous avez un autre calendrier, cochez ce choix. Le texte d’invitation s’affichera et vous pourrez le copier ou choisir votre calendrier :

Options avancées : vous pouvez activer ses options en fonction de vos besoins. Si vous avez programmé plusieurs réunions qui se suivent, vous pouvez par exemple activé “Salle d’attente” pour faire patienter vos collaborateurs avant d’ouvrir la réunion. Si vous avez beaucoup de participants, il peut-être judicieux de “couper les micros“ à leur entrée en réunion.

Cliquez sur “Programmer” pour valider votre programmation et générer votre invitation.

Rendez-vous sur : https://u-paris.zoom.us
Cliquez sur “Se connecter” pour accéder à votre compte
En haut de la page, cliquez sur le menu “Programmer une réunion“

Le formulaire suivant s’affiche :

Remplissez le formulaire pour programmer votre réunion en indiquant :

• Le Sujet : saisissez un titre pour votre réunion et une Description si besoin (facultatif)
• La date, l’heure et la durée de votre réunion
• Réunion périodique, cochez la case si cette réunion a lieu régulièrement (même jour, même heure) – cela générera un lien unique pour participer à toutes ces visioconférences.
• Si l’inscription est obligatoire (facultatif)
• ID de réunion, laissez coché l’ID par défaut : Créer automatiquement . Évitez de communiquer votre ID de réunion personnelle à tous vos collaborateurs. C’est votre salle de rendez-vous privé.
• Mot de passe, laissé cette case cochée par défaut pour sécuriser votre réunion.
• Vidéo, vous pouvez au choix démarrer automatiquement ou non la vidéo pour vous et vos collaborateurs lors du démarrage de votre réunion.
• Audio, vous pouvez choisir le type d’audio qui sera activé automatiquement lors de votre réunion. vous pouvez laisser le choix par défaut.
• Options avancées, vous pouvez activer ses options en fonction de vos besoins. Si vous avez programmé plusieurs réunions qui se suivent, vous pouvez par exemple activé “Salle d’attente” pour faire patienter vos collaborateurs avant d’ouvrir la réunion. Si vous avez beaucoup de participants, il peut-être judicieux de “couper les micros“ à leur entrée en réunion.

Cliquez sur “Enregistrer” pour valider votre programmation et générer votre invitation.

Les informations pour participer à votre réunion s’affiche sur l’écran suivant :

Vous pourrez ainsi :

• Voir les paramètres que vous avez choisi
• Ajouter cette invitation dans un calendrier
• Copier l’invitation
• Modifier votre réunion
• La démarrer maintenant : “Commencer cette réunion“
• La supprimer

La classe virtuelle vous permet de voir vos étudiants et offre plus de modalités d’interaction avec eux que dans un système de visioconférence classique. Par exemple, il vous sera possible de distribuer la parole et d’instituer un échange.

Afin d’être le plus à l’aise possible au moment du cours à distance, prenez le temps de vous connecter en amont du cours à ZOOM et de prendre connaissance des fonctionnalités disponibles en parcourant l’ensemble de ce document.

Pour plus de confort, si vous le pouvez, nous vous recommandons de vous procurer un micro-casque. Il n’est cependant pas obligatoire. Pensez à l’avance à choisir un endroit calme où vous vous installerez pour assurer votre cours.

Une classe virtuelle ne revient pas à donner son cours “comme d’habitude”. Certaines activités pédagogiques que vous faites habituellement vont pouvoir se dérouler en ligne, d’autres devront être abandonnées ou remplacées. N’hésitez pas à revoir vos activités pour procéder aux adaptations nécessaires.
Les modalités d’interaction ne sont pas les mêmes à distance qu’en présentiel. Réfléchissez à l’avance aux modes d’interaction que vous prévoyez (oral en utilisant les micros, chat disponible dans ZOOM).

Tutoriel – Aide et conseils pour mettre en place vos classes virtuelles.

Dans une classe virtuelle, les étudiants sont invités à allumer leurs webcams pour que tout le monde puisse se voir. Si pour des raisons personnelles certains ne le souhaitent pas, ils peuvent la laisser éteinte et suivre le cours : ils vous verront, verront les documents que vous partagerez et pourront répondre en audio si vous les sollicitez.

Tutoriel – Aide et conseils pour mettre en place vos classes virtuelles.

Utiliser le chat dans ZOOM

Pour communiquer avec vos étudiants, il est également possible d’utiliser l’écrit en utilisant le chat de ZOOM. Cette modalité est particulièrement utile pour fournir des informations sans perturber le déroulement du cours.

Tutoriel – Utiliser le chat dans ZOOM

Diffuser vos supports et documents

ZOOM vous permet de diffuser votre support de cours à l’ensemble des participants. Vous pourrez ainsi commenter vos diapositives et documents en temps réel, comme vous le faites habituellement en présentiel. Il vous suffira de les ouvrir sur votre ordinateur, puis de partager votre écran.

Tutoriel partager son écran avec ZOOM

Vous pouvez inviter vos étudiants à vous poser leurs questions dans le chat disponible sur ZOOM.

Plutôt que de répondre au fur et à mesure, prévoyez de faire une ou plusieurs pauses, pendant lesquelles vous pourrez en prendre connaissance et y répondre à la reprise du cours. Cette pause permettra aussi aux étudiants de relâcher un peu leur attention pour mieux se remobiliser ensuite.

Vous pouvez poser vous-même une question et inviter les étudiants à y répondre dans le chat, soit par écrit, soit en utilisant les réactions et statuts. Il s’agit d’icônes permettent à vos étudiants de réagir sans utiliser leurs micros, mais leur offrant par exemple la possibilité de répondre oui/non, de lever la main, de vous signaler que vous parlez trop vite, etc.

Tutoriel – Utiliser le chat dans ZOOM

Tutoriel – Régler les problèmes les plus courants dans ZOOM

Formation – Classe virtuelle avec Zoom

Cette formation, à l’attention des enseignants,  a pour objectif de présenter comment prévoir et organiser une classe virtuelle avec l’outil Zoom, puis animer cette séance de cours à distance avec un groupe d’étudiants.

Afin de répondre au plus grand nombre de demandes, cette formation se déroule désormais en mode webinaire. Il n’y a ainsi pas de limite de participants.

• Consultez les prochaines dates et les modalités d’inscription

Gérer les micros de l’ensemble des participants

Vous pouvez limiter le nombre de participants dont le micro est actif lors de la session de plusieurs manières.
Cliquez sur “Participants” dans la barre d’outils en bas

Dans la fenêtre qui s’affiche à droite, sous la liste des participants, cliquez sur “Muet tous” pour désactiver tous les micros des participants.

Pour réactiver les micros des participants, cliquez sur “Activer les muet”.

Autres options pour gérer le micro des participants :

Cliquez sur “Plus” en bas à droite de la liste des participants

Dans le menu déroulant qui s’affiche :

• Sur PC, cliquez sur “Couper le micro à l’entrée”
• Sur Mac, cliquez sur “Coupez le son des participants lors de leur arrivée”

Si besoin, vous pouvez empêcher les étudiants de réactiver leur micro :

• Sur PC, décochez l’option “Permettre aux participants de réactiver eux-mêmes leur micro”
• Sur Mac, décochez l’option “Autoriser les participants à réactiver leur micro”

Gérer le micro d’un seul participant :

Vous pouvez également dans la liste, à côté du nom de chaque participant, activer et désactiver chaque micro individuellement.

• Pour désactiver un micro, passez la souris sur le nom d’un participant et cliquez sur le bouton “Muet”
• Pour activer un micro, passez la souris sur le nom d’un participant et cliquez sur le bouton “Activer”

Le tchat vous permet d’envoyer des messages textes aux étudiants de votre classe virtuelle. Vous pouvez envoyer un message privé à un utilisateur individuel ou vous pouvez envoyer un message à un groupe entier.

Démarrer un chat

Cliquez sur le bouton “Converser” situé dans la barre d’outils en bas de votre fenêtre Zoom :

Votre fenêtre de tchat s’ouvre sur la droite :

Tapez un message dans la boîte de discussion. Par défaut, vous vous adressez à l’ensemble du groupe.

Pour vous adresser à un étudiant en particulier, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner l’étudiant à qui vous souhaitez envoyer un message.

Les messages privés individuels sont signalés en rouge dans votre tchat

Si votre tchat est fermé mais qu’un étudiant envoie un message, ce nouveau message envoyé dans le tchat est signalé par un voyant orange dans le barre d’outils.

Paramétrer les modalités du tchat pour tous les participants

En tant qu’enseignant, vous pouvez choisir avec qui les étudiants peuvent discuter ou désactiver complètement le tchat.

Pour gérer les modalités de conversation dans le tchat, cliquez sur le bouton “Plus” (…) en bas à droite de la fenêtre de tchat et sélectionnez l’option qui vous convient :

Lorsque vous vous connectez à Zoom :

• Allez sur votre profil et cliquez sur le menu “Paramètres“
• puis en haut de la page vous avez 3 autres menus : Réunion / Enregistrement / Téléphone
• Cliquez sur “Téléphone“
• Activez “Afficher les liens des numéros internationaux de l’email d’invitation“
• En bas de la page vous avez : “Pays/régions à numérotation internationale” Sélectionnez : France

Programmez une réunion :
Dans le formulaire de programmation d’une réunion, vous avez un menu “Audio” vérifiez que la case ” Les deux” soit cochée (téléphone et audio de l’ordinateur).

Les numéros audio doivent maintenant s’afficher dans votre invitation Zoom.