Localisation : 75013 PARIS

Catégorie : B

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

Au sein de la Direction Générale Déléguée de la Recherche, International, Valorisation et Etudes doctorales (DRIVE), le pôle « Collège des Ecoles Doctorales et HDR » regroupe tous les services en lien avec la formation doctorale, elle est composée de 35 agents, comprend 3 départements « gestion administrative des doctorants », « gestion et animation des Ecoles Doctorales », « formation des doctorants » et une équipe dédiée à l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR).

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Missions du poste

Sous l’autorité fonctionnelle du directeur de l’école doctorale, le/la gestionnaire d’école doctorale a pour mission d’assurer la gestion administrative, pédagogique, et logistique de l’école doctorale, en lien avec le Collège des Ecoles Doctorales (CED), et dans le respect de la réglementation. Par ailleurs, il/elle participera au suivi de la gestion financière. Il/elle appuiera la direction de l’ED quant à la mise en place d’actions en accord avec la stratégie et la politique définies par le Conseil d’ED. Il/elle assurera en outre des missions de communication en vue de valoriser les activités de l’école doctorale.

Encadrement

Pas d’encadrement

Activités principales

Gestion administrative et pédagogique :

• Assurer la coordination administrative de l’école doctorale : accueil de public, permanence téléphonique et électronique (en français et anglais), organisation du planning des réunions, convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus ;

• Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s’appuyant sur la réglementation en vigueur (suivi des comités de thèse, recensement des conventions de formation, réception et vérification des dossiers de soutenance) ;

• Gérer les offres de formations internes et le portfolio ;

• Assurer un rôle d’interface et de coordination avec les différents services administratifs de l’université ;

• Assurer le lien entre la direction de l’école doctorale et les différents partenaires (doctorants, unités de recherche, directeurs de thèse…) ;

• Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (UFR, Universités, Collège des écoles doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, …

• Participer à l’organisation de congrès, journées de l’école doctorale, réunions d’entrée et de sortie et autres activités de l’école doctorale, en appui au directeur.

Suivi du financement des doctorants :

• Participer à l’organisation du recrutement des doctorants contractuels (organisation et pilotage administratif du concours des contrats doctoraux, réalisation de tableaux de bord…)

• Suivre les différents appels d’offre pour les financements de thèse (veille scientifique)

• Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED Gestion financière :

• Suivre les missions et les engagements en lien avec le service financier ;

• Suivre l’exécution budgétaire en lien avec la plateforme financière ; Mise à jour et suivi de données :

• Suivre les indicateurs définis par l’HCERES et la direction de l’école doctorale (taux encadrement, taux de réussite, durée des thèses, nombre de thèse soutenues…)

• Mise à jour des bases de données de l’ED

• Suivre les abandons de thèses Communication :

• Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques

• Mettre à jour le site Web, la brochure de l’école doctorale et le vademecum

Compétences et aptitudes professionnelles requises

Connaissances :

• Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et professionnels.

• Bonne connaissance des techniques de gestion administrative.

• Bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la formation doctorale, notamment des contrats doctoraux et des missions complémentaires.

• Bonne connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale.

Savoir-être

• Rigueur et sens de l’organisation

• Réactivité et polyvalence

• Sens relationnel et de la communication

• Capacité à travailler en autonomie

• Capacité à gérer le stress et les aléas

• Capacité à anticiper les échéances, planifier et respecter les délais.

• Sens de la confidentialité

• Savoir rendre compte

Outils spécifiques à l’activité

• APOGEE : Application pour l’organisation et la gestion des enseignements et des étudiants

• AMETHIS : Accès multi-établissements aux thèses, à l’international et au suivi des doctorants et docteurs

• E-candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat et des dérogations

• Messagerie Outlook

• Tableur Excel

• Traitement de texte Word

• Présentation Powerpoint

MODALITES DE CANDIDATURE

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.

Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à Mme Karolina GARNCZAREK, chef de département Gestion et Animation des Ecoles Doctorales: karolina.garnczarek@univ-paris-diderot.fr