Localisation : UFR d’Odontologie – Montrouge (92)

 

Catégorie : C

Prise de fonction souhaitée : 01/10/2020

PRESENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

Composante de la Faculté de Santé de l’Université de Paris, l’UFR d’Odontologie – Montrouge a donné, dès son édification, à la recherche biomédicale, une place prépondérante en créant et en soutenant le développement de laboratoires au sein desquels les enseignants et les étudiants participent à des projets de recherche clinique fondamentale.
L’UFR d’Odontologie – Montrouge est l’une des deux UFR d’odontologie de Paris et l’une des seize UFR d’odontologie de France.

RESUME DU POSTE

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante au sein des secrétariats pédagogiques de l’UFR d’Odontologie – Montrouge ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement des secrétariats pédagogiques. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions du pôle « secrétariats pédagogiques »

Le bureau des secrétariats pédagogiques assure le suivi pédagogique de la formation initiale en odontologie ainsi que le suivi administratif, financier et logistique de 3 départements d’enseignement.
Effectifs : 3 agents (la cheffe de service et deux personnels de catégorie C).

MISSIONS ET ACTIVITES

Missions du poste

En tant que secrétaire du département 2, assurer la gestion pédagogique d’année (DFGSO2-DFGSO3-MASTER 2 SANTE), la gestion logistique et la gestion financière du département 2 d’enseignement.
Participer aux opérations collectives du service + aide ponctuelle à la scolarité

Activités principales

L’agent devra assurer les missions suivantes :
– Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure ;
– Gérer le courrier, la messagerie ;
– Assurer la gestion pédagogique d’année d’études odontologiques, la gestion administrative, financière et logistique d’un département d’enseignement ;
– Assurer la gestion pédagogique des Masters 2 Santé ;
– Assurer la gestion des stages cliniques et hospitaliers ;
– Gestion administrative et financière au sein du bureau des secrétariats pédagogiques, sous la responsabilité directe du chef de bureau, en relation avec les responsables de départements et les coordonnateurs d’années ;
– En relation directe avec le doyen de l’UFR, concernant l’organisation des manifestations institutionnelles et événementielles.

PROFIL RECHERCHE

Compétences et aptitudes professionnelles requises

Connaissances :
– Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
– Notions de base en gestion budgétaire et comptable
– L’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement
– Règles de base de la communication écrite et orale
– Faire preuve de maîtrise de soi en toutes circonstances et d’écoute

Savoir-faire :

– Planifier son activité
– Travailler en équipe
– Rechercher l’information, la vérifier, la classer
– Informer et rendre compte
– Alerter sa hiérarchie sur les difficultés rencontrées
– Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
– Travailler en collaboration avec les différents interlocuteurs internes et externes

Savoir-être :

– Polyvalence
– Réactivité
– Autonomie
– Anticipation des échéances
– Sens relationnel
– Etre à l’écoute
– Disponibilité
– Sens de l’organisation
– Sens du service public
– Rigueur, fiabilité et diplomatie
– Sens de la confidentialité
– Ponctualité

Outils spécifiques à l’activité 
Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique : Pack office, ENT, Outlook, Sifac Web, APOGEE, ADE…

Formation et expérience nécessaires
Niveau IV : BAC ou diplôme équivalent

MODALITES DE CANDIDATURE

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation), en rappelant la référence de l’offre, par mail à sonia.derbal@parisdescartes.fr