Localisation : 75013

 

Catégorie : A

 

Issue du rapprochement des universités Paris Descartes et Paris Diderot et intégrant l’Institut de physique du globe de Paris, l’Université de Paris propose pour la première fois sur le territoire parisien, une offre de formation pluridisciplinaire des plus complètes et des plus ambitieuses en recherche, tout en ayant un fort rayonnement international.
Présente sur plus de 20 sites, dont 11 à Paris, 7 en Île de France, et 3 en outre-mer, l’Université de Paris vous attend avec plus de 200 métiers et de vastes perspectives de parcours professionnels. En tant qu’employeur responsable, elle s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective. 
 
Descriptif de la mission du poste
Placé.e sous la responsabilité du directeur de l’UFR et de la DGS, en tant que responsable administratif.ve de l’UFR de physique, vous aurez en charge l’organisation et l’administration de la composante, le management d’une équipe de 16 personnes.
A ce titre, vous gérez au quotidien les finances, les ressources humaines, la scolarité et la logistique. Vous assurez également une interface / coordination administrative en lien avec les responsables administratifs et directeurs des laboratoires.
Vous serez le/la collaborateur.trice privilégié.e du Directeur, vous participez à la mise en œuvre de la politique stratégique en matière de formation et de recherche et à ses éventuelles évolutions.
 
ACTIVITÉS PRINCIPALES
– Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de l’UFR en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
– Assurer une fonction de conseil (faisabilité administrative et juridique) auprès de la direction et être force de proposition.
– Participer et apporter son expertise aux conseils de la composante.
– Organiser conjointement avec le/la Directeur/trice la mise en œuvre opérationnelle des décisions des conseils centraux (CA, CS, CEVU).
– Impulser et piloter les actions innovantes d’amélioration et de modernisation de la gestion dans le cadre de la politique et du développement de l’UFR.
– Etre vigilant.e quant à l’efficacité des procédures et à leur mise en œuvre, et en informer le/la Directeur/trice.
– Appuyer son action sur une amélioration continue du service à l’usager.
– Etre le/la garant.e du respect du calendrier de gestion.
– Superviser l’ensemble de la scolarité des étudiants (concours, inscription, examens) en lien avec les acteurs internes et externes de la composante.
– Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget.
– Participer au développement des ressources propres de l’UFR.
– Mettre en œuvre des différentes campagnes : promotions, campagnes postes, plan de formation, entretien professionnel, heures complémentaires …
– Assurer et coordonner la gestion patrimoniale des bâtiments, notamment en matière de maintenance de sureté et de sécurité.
– Proposer puis conduire une politique de communication en interne et à l’externe, s’assurer du relais des informations en interne.
– Encadrer, animer l’équipe des personnels administratifs et/ou techniques de l’UFR de manière à être en mesure d’assurer le suivi des actes essentiels de gestion et d’appui à la formation de l’étudiant et à la recherche.
– Coordonner les fonctions supports et appui au sein de l’UFR (y/c celles représentées en laboratoires)
– Interagir avec les services centraux de manière à assurer l’encadrement des services de la composante en cohérence avec les orientations stratégiques de l’établissement.
– Jouer un rôle d’interface administrative avec les personnalités extérieures, les partenaires de l’UFR et les unités de recherche rattachées.
– Représenter la Direction de la composante auprès des partenaires internes, et certains externes
 
PROFIL RECHERCHÉ
Outils spécifiques à l’activité
APOGEE, ADE, SIFAC, HELICO, RAPSODIE, METEORE
Compétences principales (savoirs, savoir-faire, savoir-être)
Savoirs :
– Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements d’enseignement supérieur et de recherche.
– Connaissance des dispositifs de l’enseignement supérieur et de la recherche.
– Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics.
– Connaissance générale des techniques de la démarche qualité.
– Connaissance générale des techniques de la communication.
– Connaissance de l’organisation du fonctionnement et des circuits de décision de l’université serait un plus.
Savoir-faire :
– Elaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse.
– Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
– Manager et animer une équipe (techniques de résolution des conflits et médiation).
– Conduire un entretien.
– Gestion de projet et conduite du changement.
– Conduire des négociations individuelles ou collectives.
– Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord.
– Analyser des résultats.
– Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques (Word, Excel).
Savoirs être :
– Bonnes qualités relationnelles et humaines, sens de l’écoute
– Capacité d’anticipation et d’adaptation
– Esprit d’initiative et de synthèse
– Rigueur et sens de l’organisation
– Bonnes qualités rédactionnelles
– Disponibilité et réactivité
– Sens du service public et intérêt pour le milieu universitaire

Dépôt de candidatures et informations : 

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation), en rappelant la référence de l’offre, par mail à  : drh.recrutement@u-paris.fr