Localisation : 75018

 

Catégorie :  B

 

Résumé  du poste

Le (la) gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes administratifs de l’inscription à la diplomation des DU/DIU/Capacités et formation courtes du département

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

L’UFR de Médecine représente plus d’1/3 des forces vives de l’Université Paris Diderot, comprend 17 laboratoires de recherche et est associée a 7 hôpitaux majeurs en Ile‐de‐France. Nous proposons une offre de formation professionnelle en sante de pointe, en formation initiale et continue a 12 000 étudiants, sommes au cœur d’une véritable révolution pédagogique et technologique (examens sur tablette, scolarité numérique…).

L’UFR Médecine de l’université Paris Diderot assure l’enseignement de plus de 12 000 étudiants sur l’ensemble du cursus de médecine et de formation continue sur les sites de Villemin et Bichat ainsi que l’enseignement de 10 IFSI (institut de formation en soins infirmiers) correspondant à plus de 2000 étudiants en soins infirmiers.

Missions du Département de la Formation Continue.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Le département de formation de l’UFR de médecine Paris Nord, dirigé par une enseignante-chercheure, a pour mission d’organiser et développer l’offre de formation continue, qu’il s’agisse de formations diplômantes ou de formations qualifiantes, proposée à la communauté professionnelle. Ces formations relèvent de disciplines médicales mais également des sciences infirmières et de la rééducation. L’équipe administrative de formation continue travaille en interaction constante avec la directrice du département et est rattachée à la direction administrative de l’UFR. Elle a pour mission de préparer et mettre en œuvre les orientations stratégiques et les décisions du département.

Missions du poste

La/le gestionnaire, sous l’autorité du/de la responsable de service, et au sein d’une équipe de 6 personnes, a en charge l’ensemble des activités de nature administrative relatives à un portefeuille de formations (formations diplômantes et qualifiantes). La mission englobe la gestion de recrutement, des candidatures et inscriptions, du suivi des paiements au moyen des outils dédiés puis la mise en place des conventionnements nécessaires, l’organisation des évaluations, et la diplomation.

Encadrement

Non

Activités principales

  • Accueillir, informer, communiquer :
    Accueillir, informer et orienter les étudiant(e).s
    Assurer la permanence téléphonique et physique, répondre aux courriers électroniques
  • Recrutement et suivi administratif :
    • Mettre à jour des fiches de présentation des formations en ligne
    • Elaborer le devis nécessaire au candidat en vue de sa prise en charge par un organisme financeur ou un employeur
    • Instruire les dossiers de candidature et d’inscription en ligne : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d’inscription et le tarif à appliquer
    • Assurer la contractualisation ou le conventionnement au regard des obligations de FC
    • Transmettre l’ensemble des éléments nécessaires à la facturation
    • Assurer le traitement des dysfonctionnements rencontrés et les reporter dans la démarche qualité
    • Collecter et participer à l’analyse des enquêtes de satisfaction
    • Réaliser les attestations de présence et/ou attestations de formation des stagiaires
  • Gestion de la scolarité :
    • Au sein du logiciel de gestion de cursus APOGEE : Paramétrer les modalités de contrôle de connaissances dans la base de données ; Créer les éléments d’enseignement ; Inscrire pédagogiquement les étudiants ; Saisir les charges d’enseignement ; saisir les résultats
    • Etre l’interface entre les services planning, informatique, la régie de recette, les secrétariats pédagogiques, les enseignants et les étudiants
    • Assurer un soutien logistique aux enseignants-chercheurs
    • Diffuser auprès des étudiants les plannings d’enseignement et examens
    • Organiser les examens : collecter et reproduire les sujets ; préparation et traitement de QCM par le dispositif de correction, coordination avec le service informatique pour épreuves numériques, transmettre le besoin de surveillants, réservation de salle.
    • Délivrer des documents administratifs (diplômes, relevés de notes, attestations provisoires de réussite aux diplômes…)

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences et aptitudes professionnelles requises

Connaissances :

  • Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de DU DIU CAPACITES et Formations qualifiantes
  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de l’université
  • Si possible, connaissance des outils, notamment de gestion de scolarité et de gestion des candidatures

Savoir-faire et savoir être :

  • Avoir le sens de l’accueil
  • Faire preuve d’organisation et de précision
  • Aptitudes à utiliser les outils de gestion et se former à de nouveaux logiciels
  • Utiliser des logiciels de bureautique
  • Planifier son travail
  • Travailler en équipe
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

 

Outils spécifiques à l’activité 

  • Apogée
  • CanditOnLine/Seledos/SupCol/eCandidat
  • Logiciel de correction IRIS
  • Suite bureautique

 

Formation et expérience nécessaires

  • Baccalauréat minimum
  • Expérience dans la gestion administrative et/ou dans le domaine de la formation

Dépôt de candidatures et informations : 

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation), en rappelant la référence de l’offre, par mail à : 

drh.recrutement@u-paris.fr