Localisation : Grands Moulins (75013)

 

Catégorie : B

BAP : J

REJOINDRE L’UNIVERSITÉ DE PARIS

Postuler aujourd’hui à l’Université de Paris, c’est rejoindre une université issue du rapprochement des
universités Paris Descartes et Paris Diderot et intégrant l’Institut de physique du globe de Paris, cette nouvelle
université propose pour la première fois sur le territoire parisien, une offre de formation pluridisciplinaire des
plus complètes et des plus ambitieuses en recherche, tout en ayant un fort rayonnement international.
Présente sur plus de 20 sites, dont 11 à Paris, 7 en Île de France, et 3 en outre-mer, l’Université de Paris vous
attend avec plus de 200 métiers et de vastes perspectives de parcours professionnels. En tant qu’employeur
responsable, elle s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation
individuelle et collective.
Le poste à pourvoir est basé sur le site des Grands Moulins d’Université de Paris un établissement de
recherche pluridisciplinaire, comptant 64100 étudiants répartis en trois domaines – Santé / Sciences /
Sociétés et humanités 4500 agents dont 7250 enseignants chercheurs, 26 composantes et 138 laboratoires
de recherche.

 

RÉSUMÉ DU POSTE

L’assistant .e de direction travaille auprès et sous l’autorité hiérarchique du ou de la responsable de département
assistanat de direction de la Faculté des Sciences. Il.elle a en charge de participer à l’organisation et à la mise en oeuvre
des dossiers relatifs aux missions de la direction générale de la Faculté .

 

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

Forte de ses 12 100 étudiant.e.s, 50 laboratoires de recherche et 3450 chercheur.e.s, enseignant.e.s-chercheur.e.s,
personnels administratifs et techniques, la Faculté des Sciences est une des trois grandes facultés de l’Université de
Paris.
Elle est constituée de neuf composantes : cinq UFR sont localisées sur le site des Grands Moulins (UFR de Chimie,
Informatique, Mathématiques, Sciences de la Vie, Physique) ainsi qu’une école d’ingénieur. Le site des Saint-Pères
accueille les UFR de Sciences Fondamentales et Biomédicales et l’UFR de Mathématiques/Informatique. La ZAC
Pajol, quant à elle, héberge l’IUT Paris Pajol .
La Faculté des Sciences allie les sciences expérimentales aux sciences exactes, la recherche fondamentale à la
recherche appliquée. Elle dispose d’une très grande richesse disciplinaire à l’image de la biologie, la chimie,
l’informatique, les mathématiques, la physique ou encore les sciences biomédicales.
La structure administrative de la Faculté et, notamment de sa direction générale, sont en cours de construction.

 

MISSION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE :

La direction générale de la Faculté des Sciences a pour mission le pilotage opérationnel de la Faculté ainsi que la gestion
des interactions internes et externes entre les services de la Faculté, entre la Faculté et ses composantes ainsi qu’entre la
Faculté et les services du siège de l’université.

 

MISSIONS ET ACTIVITÉS :

Missions du poste :

L’assistant.e de direction a pour mission de participer à la pré-instruction, l’instruction et le suivi de l’ensemble des
dossiers que gère le.la directeur.trice général.e de la Faculté. À ce titre, il.elle s’assure de la cohérence de l’instruction
des dossiers en lien avec l’ensemble des acteurs impliqués, dans le cadre du schéma directeur de la Faculté et en
conformité avec la démarche qualité de la direction générale.
Il.elle prendra une part active à la construction des processus de gestion de la Faculté, dans le contexte de la création de
l’université de Paris et de ses facultés.
Encadrement
L’assistant.e de direction travaille auprès et sous l’autorité hiérarchique du.de la responsable du département assistanat
de direction de la Faculté.

 

Activités principales :

– Participer et/ou assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives de la direction générale
de la Faculté ;
– Participer à la tenue des agendas de la direction générale et de l’équipe décanale ;
– Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
– Coordonner les aspects logistiques de la structure ;
– Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des
statistiques ;
– Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le
fonctionnement de la structure dans le cadre de la démarche qualité de la direction générale ;
– Assurer la cohérence et la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les
partenaires extérieurs, notamment via des outils de travail collaboratif ;
– Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
– Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Faculté ;
– Assurer la veille réglementaire dans son domaine de gestion.

 

 

PROFIL RECHERCHÉ :

L’assistant.e de direction, de corps de catégorie B, doit présenter une expérience significative dans des fonctions
similaires, notamment exercées auprès d’un directeur de service et/ou de composante.
Il est requis de posséder un réel intérêt pour la veille réglementaire, pour la démarche qualité et les outils qui y sont liés.
Selon les impératifs de gestion, une grande disponibilité est requise.

 

Compétences et aptitudes professionnelles requises :

Connaissances :
– Organisation, fonctionnement, objectifs et projets de l’établissement ;
– Organisation de l’enseignement supérieur ;
– Environnement et réseaux professionnels ;
– Méthodologie de conduite et de gestion de projet ;
– Méthodologie de la démarche qualité ;
– Techniques d’élaboration de documents ;
– Techniques de communication.

Savoir-faire :
– Maîtriser l’expression écrite et orale ;
– Réaliser des synthèses ;
– Rédiger des rapports ou des documents ;
– Maîtriser la gestion des agendas ;
– Maîtriser les techniques d’enregistrement, de diffusion et de classement des documents ;
– Maîtriser l’organisation, la tenue et la restitution de réunions ;
– Maîtriser les techniques de travail collaboratif ;
– Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
– Concevoir des tableaux de bord.

Savoir-être :
– Rigueur et fiabilité ;
– Confidentialité ;
– Esprit d’initiative ;
– Réactivité ;
– Sens relationnel.

 

Outils spécifiques à l’activité
– Suite bureautique (traitement de texte, tableur, bases de données) ;
– Messagerie, y compris listes de diffusions, boîtes mails partagées ;
– Outils proposés sur l’intranet de l’université ;
– Outils de travail collaboratif et de gestion de projet du type Trello, Evernote, diagrammes de Gantt,
construction d’organigrammes.

 

 

MODALITÉS DE CANDIDATURE :

Poste ouvert uniquement aux agents internes de l’Université de Paris (titulaires et contractuels).
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
drh.recrutement@u-paris.fr