Comment signaler ma thèse en préparation ?

Le moteur de recherche theses.fr présente notamment toutes les thèses en cours de préparation à UPCité.

Consulter les thèses en préparation à UPCité

Pour en savoir plus :

Consulter la rubrique « Signaler sa thèse de doctorat en préparation » (LibGuide « Rédiger et déposer sa thèse de doctorat à Université Paris Cité »)

Signaler sa thèse en préparation

Comment sont signalées les thèses à UPCité?

Les thèses en préparation et soutenues à Université Paris Cité sont signalées sur theses.fr, moteur de recherche national des thèses de doctorat françaises. Sur le site, une page dédiée à Université Paris Cité offre une vue complète sur l’ensemble des thèses de l’établissement depuis le 1er septembre 2019.

Les informations sur theses.fr sont la face visible des données contenues dans les applications nationales Step (Signalement des Thèses En Préparation) et Star (Signalement des Thèses soutenues, Archivage et Recherche). Step, Star et theses.fr sont des outils créés pour les établissements par l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur (ABES).

À Université Paris Cité, les données dans Step et Star sont automatiquement importées depuis le logiciel Apogée (Application Pour l’Organisation et la Gestion des Enseignements et des Etudiants) qui est utilisé par la scolarité. Apogée est un logiciel fourni par l’Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements (Amue).

Je souhaite signaler ma thèse. Que dois-je faire?

Vous n’avez aucune démarche particulière à effectuer, sauf si votre thèse n’apparaît pas sur theses.fr. Votre inscription en doctorat est la condition sine qua non de votre signalement sur theses.fr. Lors de l’inscription administrative en 1ère année de doctorat, l’équipe Inscription du Collège des Écoles Doctorales (CED) saisit les informations relatives à la thèse dans Apogée.

Cet enregistrement entraîne automatiquement la création d’un compte dans Step à votre nom. Vous recevrez votre identifiant et mot de passe sur votre adresse e-mail personnelle.

Vous pouvez visualiser, dans Step, les données saisies par le CED. Vous pouvez également ajouter un résumé et des mots-clés en français et en anglais, ainsi que dans toute autre langue de votre choix. Attention: vous devez sauvegarder ces éléments dans un fichier indépendant sous peine de les perdre irrémédiablement. En effet, les données de la thèse sont mises à jour dans Apogée par le CED et réimportées dans Step au moins une fois par an, à chaque réinscription administrative. Le principe est qu’à chaque import, les données existant dans Step sont intégralement écrasées par les nouvelles données en provenance d’Apogée. Tout ajout de votre part, sera donc écrasé. Il n’est pas possible de sauvegarder dans l’application, de manière pérenne, les données.

L’identifiant de la thèse dans Step sert à construire l’URL pérenne de la page de la thèse dans theses.fr.

Mon second sujet de thèse n'est pas signalé? Que dois-je faire?

Si vous préparez une seconde thèse de doctorat, après avoir déjà soutenu une première thèse de doctorat, à Université Paris Cité ou dans un autre établissement, votre nouveau sujet ne peut pas être signalé automatiquement sur theses.fr.

Pour résoudre le problème, vous devez contacter le service des thèses des bibliothèques universitaires.

Préparant un doctorat par VAE, mon sujet peut-il apparaître sur theses.fr?

Oui. Votre sujet peut être signalé. Cependant il ne peut l’être automatiquement comme pour le doctorat classique via STEP. Afin que l’information figure sur theses.fr, vous devez contacter le service des thèses de la bibliothèque universitaire : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

Pour information: Dans Step, une date prévisionnelle de soutenance ne peut être enregistrée que si elle est supérieure ou égale à la date d’inscription en doctorat + 2 ans. Or, dans le cas de la VAE doctorale, cette condition ne peut pas être remplie. L’inscription en doctorat en VAE se fait lorsque les travaux scientifiques originaux constituent un tout cohérent permettant d’envisager une soutenance.

Puis-je ajouter les résumés de ma thèse?

Oui. Vous pouvez ajouter les résumés et les mots-clés correspondants dans la fiche STEP de votre thèse. Nous devons, cependant, porter à votre connaissance le fait suivant : les résumés que vous ajoutez à Step ne sont pas des éléments protégés et peuvent être, à tout moment, écrasés par un réimport automatique de données. suite à une mise à jour effectuée dans APOGEE. Il est donc nécessaire que vous sauvegardiez vos résumés dans un fichier indépendant pour être en mesure de les restituer dans STEP.

NB: Les données de la thèse sont mises à jour dans Apogée par le CED et réimportées dans Step au moins une fois par an, à chaque réinscription administrative. Le principe est qu’à chaque import, les données existant dans Step sont intégralement écrasées par les nouvelles données en provenance d’Apogée.

Forme et visibilité d’une thèse en préparation sur STEP et THESES.FR

Mon nom n'est pas référencé correctement sur theses.fr. A qui dois-je m'adresser ?

Vos noms et prénoms sont saisis en majuscules dans Apogée et subissent un traitement automatique lors de leur import dans STEP. Par conséquent, les caractères ne sont pas accentués et, en cas de prénom ou de nom composé, seule l’initiale du premier mot porte une majuscule.

Si vous avez renseigné un nom de famille et un nom d’usage lors de votre inscription administrative, vos deux noms sont visibles sur theses.fr (votre nom de famille figure entre parenthèses).

Ces défauts ne peuvent pas être corrigés pendant la durée de préparation de la thèse. Les rectifications seront apportées après la soutenance de la thèse et le traitement effectué par la bibliothèque universitaire. Nous vous remercions de votre compréhension.

Comment faire apparaître sur ma page personnelle les thèses sous ma direction?

L’application STEP permet de vous signaler en tant que directeur d’une thèse en préparation. L’absence de lien hypertexte explique que cette information ne puisse être ajoutée sur votre page personnelle sur theses.fr .

Ce défaut ne peut pas être corrigé pendant la durée de préparation de la thèse. Les rectifications seront apportées après la soutenance de la thèse et le traitement effectué par la bibliothèque universitaire.

Que faire si la spécialité de ma thèse ne correspond pas à mon sujet de thèse ?

Les spécialités sont classées dans Apogée par domaine. La discipline affichée sur theses.fr correspond à l’intitulé générique de ces grandes catégories disciplinaires, et non à la spécialité proprement dite de la thèse.

Vous trouverez ci-dessous, à toutes fins utiles, la liste des spécialités Université Paris Cité par écoles doctorales :

Liste des spécialités par école doctorale

Comment évolue mon sujet?

Les données de la thèse sont mises à jour dans Apogée par le CED et réimportées dans Step au moins une fois par an, à chaque réinscription administrative. Le principe est qu’à chaque import, les données existant dans Step sont intégralement écrasées par les nouvelles données en provenance d’Apogée.

TRÈS IMPORTANT

Toute correction doit être effectuée à la source, dans Apogée, pour être pérenne. Par conséquent, si le doctorant repère des erreurs, il doit en référer à l’administration plutôt que de les corriger lui-même dans Step (où certaines informations ne sont de toute façon pas modifiables par le doctorant). Si le sujet de votre thèse évolue, il est nécessaire de le signaler au gestionnaire de votre école doctorale via cette adresse : soutenance.doctorat.drive@u-paris.fr
Bien que n’ayant pas d’équivalent dans Apogée, les champs du résumé et des mots-clés dans Step ne sont pas protégés en cas de réimport. Par conséquent, si le doctorant ajoute ces éléments dans la description de sa thèse, il doit les sauvegarder dans un fichier indépendant pour être en mesure de les restituer dans Step.

Enregistrement de la soutenance sur STEP et THESES.FR

Ma date de soutenance approche. Est-elle annoncée dans theses.fr?

Oui. Dès qu’une date prévisionnelle de soutenance inférieure à J + 6 mois est enregistrée dans Step, cette date apparaît sur theses.fr derrière la mention : « La soutenance est prévue le JJ-MM-AAAA ». Un e-mail vous informe de ce changement.

TRÈS IMPORTANT

Dans Apogée une date prévisionnelle de soutenance est systématiquement attribuée dès l’inscription en 1ère année de doctorat (J + 3 ans). Par définition il s’agit d’une date purement indicative. Au cours de la 3e année de thèse, une fois comprise dans la période des 6 mois à venir, cette date fictive est automatiquement enregistrée dans Step. Elle sera modifiée en fonction de l’avancement de votre thèse.

Si vous avez l’intention de soutenir d’ici la fin de l’année universitaire, la date prévisionnelle de soutenance sera actualisée au moment de l’activation de la procédure de soutenance.
Si vous êtes autorisé à vous réinscrire en année dérogatoire (4e année ou plus), la date prévisionnelle de soutenance sera mise à jour lors de la procédure de réinscription.

Ma thèse apparaît toujours en préparation alors que j'ai soutenu ? Comment mettre à jour cette information?

Vous ne pouvez pas vous-même mettre à jour cette information. Il est nécessaire d’attendre que l’équipe de soutenance du Collège des Écoles Doctorales (CED) réceptionne les documents de votre soutenance et enregistre vos résultats dans Apogée. Cet enregistrement entraîne automatiquement la clôture du compte Step du docteur (qui en est averti par e-mail) et votre thèse apparaît désormais sur theses.fr comme soutenue avec la mention « Le document qui a justifié la délivrance du diplôme est en cours de traitement par la bibliothèque de l’établissement de soutenance ».

A noter: Vous pouvez toujours vous connecter à votre compte Step mais vous n’avez plus la possibilité de modifier les données.

En parallèle, les données d’Apogée sont envoyées vers l’application Star, à laquelle vous n’avez pas accès. La bibliothèque universitaire, qui est chargée du traitement des thèses de l’établissement, effectue dans Star toutes les opérations requises pour archiver, signaler et diffuser la thèse de doctorat.

Au terme de ce traitement :

La page de la thèse sur theses.fr est entièrement mise à jour et enrichie (composition du jury, liens hypertexte, etc.).
Le numéro national de thèse (NNT) attribué par la bibliothèque est intégré dans l’URL pérenne de la page.
Un lien renvoie l’utilisateur vers le portail de diffusion des thèses de l’université, où il est possible d’accéder au fichier PDF de la thèse (sauf confidentialité et selon les modalités choisies par le docteur).

TRÈS IMPORTANT

Le traitement de la thèse dans Star n’est pas immédiat, il est réalisé dans les meilleurs délais possibles. Les thèses sont traitées chronologiquement. Si vous souhaitez que votre thèse soit traitée prioritairement, vous pouvez contacter le service des thèses de la bibliothèque à l’adresse suivante : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr
Tant que les opérations de traitement ne sont pas terminées, la thèse n’est pas accessible en ligne.

A qui s’adresser en cas de problèmes?

Vous rencontrez un problème d'accès à votre compte STEP?

Vous n’avez pas été averti de la création de votre compte personnel dans Step et vous ne connaissez pas vos informations de connexion.

Il se peut que le mail de l’application Step ait été considéré par votre messagerie comme un spam.

En raison de la charge de travail induite par la rentrée universitaire, les inscriptions ne sont pas toujours finalisées le jour même où le doctorant s’est présenté à l’administration : les dossiers dans Apogée sont complétés au fur et à mesure, et la création de votre compte Step peut ainsi être retardée de quelques jours.

→ Contactez le service des thèses de la bibliothèque universitaire : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

Votre thèse n'est pas visible sur theses.fr.

Votre thèse existe dans Step mais n’apparaît pas sur theses.fr..

Pour être visible sur theses.fr., la présentation de votre thèse dans Step doit comporter au minimum les informations suivantes :

le titre de la thèse
l’intitulé de l’école doctorale
le nom du directeur de thèse
la discipline de la thèse
le domaine de la thèse, ou « classe Dewey » (complémentaire de la discipline, il permet de cibler, via une liste fermée, le ou les thèmes généraux de la thèse)

→ Pour compléter ces informations dans Apogée (à l’exception du domaine de la thèse), contactez le(s) gestionnaire(s) de votre école doctorale.

→ En cas d’absence du domaine de la thèse, contactez le service des thèses de la bibliothèque universitaire : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

Les données de votre thèse sont inexactes ou ont changé.

Vous constatez une erreur ou vous souhaitez signaler un changement.

→ Pour apporter les modifications dans Apogée, contactez le(s) gestionnaire(s) de votre école doctorale.

NOTA BENE Toute modification effectuée dans Apogée est versée dans Step à la fin de la journée, et n’est donc visible que le lendemain sur theses.fr.

Votre problème est autre.

Sur la page de votre thèse dans theses.fr, en haut à droite, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton « Signaler une erreur ». Un formulaire de contact à compléter s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.