Location des locaux

Afin de garantir une gestion optimale des espaces au sein de l’UFR d’Odontologie, différentes procédures de réservation s’appliquent selon la nature de la demande (interne, associative ou externe). Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des modalités, délais et obligations à respecter pour toute demande de mise à disposition de salles ou d’espaces, ainsi que les contacts dédiés à chaque situation.

Pour les demandes internes :

Il faut faire une demande à l’adresse planning.odonto@u-paris.fr au minimum 1 semaine en amont de la date souhaitée.
Elle doit être formulée avec les informations suivantes :

1. Vérifier la disponibilité de la salle sur la plateforme en ligne ADE, en vous connectant avec vos identifiants UPC :
   https://adeconsult.app.u-pariscite.fr/direct/myplanning.jsp

2. Envoyer un mail de demande de réservation en indiquant :
   a. Le motif de la réservation (exemple : réunion de…, examen de…, etc.)
   b. La date de l’évènement
   c. Les horaires précis (heure de début et heure de fin)
   d. Le nombre de participants
   e. Le site et le local souhaité (même appellation que sur ADE)
   f. Le nom et prénom du demandeur ou de l’intervenant

Pour toute demande après 18h, le formulaire de demande de réservation doit être complété et signé.

À savoir :

• Un agent de sécurité est obligatoire sur le site de Garancière après 20h, pour une prestation minimum de 4 heures. Cette dépense sera déduite du budget de la discipline ou de la formation.

• Les réservations sur le site de Montrouge sont autorisées jusqu’à 22h maximum.

Pour les demandes internes d’associations étudiantes (propres à l’UFR et/ou UPC) :

Il faut faire une demande à l’adresse planning.odonto@u-paris.fr au minimum 15 jours en amont de la date souhaitée.
La demande doit être formulée uniquement via le formulaire de réservation, complété, signé, et accompagné de l’accord de la Vie associative.

Les évènements doivent être déclarés et autorisés par la Vie associative de l’Université au minimum 15 jours avant la date, via l’onglet Déclarer un évènement ou demander son autorisation :
https://u-paris.fr/vie-associative/

Aucune réservation ne sera prise en compte sans l’accord préalable de la Vie associative.

Pour les demandes externes :

Il faut faire une demande à l’adresse location.odonto@u-paris.fr au minimum 3 semaines en amont de la date souhaitée.
Elle doit être formulée uniquement via le formulaire de réservation, complété et signé.

PS :
Cela concerne les demandes externes, ainsi que les associations (hors missions universitaires pour les enseignants, ou associations étudiantes domiciliées à l’extérieur).
Les associations étudiantes propres à l’UFR relèvent d’une autre procédure (voir ci-dessus).

À savoir :

• Un agent de sécurité est obligatoire sur le site de Garancière après 20h, pour une prestation minimum de 4 heures. Les frais associés resteront à la charge du demandeur.

• Le week-end, les mises à disposition d’espaces sont autorisées jusqu’à 20h uniquement sur le site de Montrouge (aucune réservation possible à Garancière).

Pour les demandes de tournage :

Elles sont traitées par le service communication :
information.communication@u-paris.fr