Location des locaux

Afin de garantir une gestion optimale des espaces au sein de l’UFR d’Odontologie, différentes procédures de réservation s’appliquent selon la nature de la demande (interne, associative ou externe). Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des modalités, délais et obligations à respecter pour toute demande de mise à disposition de salles ou d’espaces, ainsi que les contacts dédiés à chaque situation.

Pour les demandes internes :

Il faut faire une demande à l’adresse planning.odonto@u-paris.fr au minimum 1 semaine en amont de la date demandée. Elle est a formuler avec les informations suivantes :

1. Vérifier la disponibilité de la salle sur la plateforme en ligne « ADE », se connecter avec les identifiant UPC via le lien https://adeconsult.app.u-pariscite.fr/direct/myplanning.jsp .
2. Envoyer un mail de demande de réservation de salle en indiquant :

a. Le motif de la réservation (exemple : réunion de…, examen de…, etc…)

b. La date de l’évènement

c. Les horaires précis de la réservation de salle (heure de début et heure de fin)

d. Le nombre de participants

e. Le site ainsi que le local souhaité (même appellation que sur ADE)

f. Le nom et prénom du demandeur ou intervenant

Pour toutes demandes après 18h , le formulaire de demande de réservation est à compléter et à signer.

A savoir que :

Un agent de sécurité est obligatoire sur le site de Garancière après 20h et pour une prestation minimum de 4h. Cette dépense sera amputée sur le budget de la discipline ou de la formation.

Les réservations site Montrouge sont autorisées jusqu’à 22h maximum.

Pour les demandes internes d’associations ETUDIANTES (propre à l’UFR et/ou UPC) :

Il faut faire une demande à l’adresse planning.odonto@u-paris.fr  au minimum 15 jours en amont de la date demandée. Elle est à formuler avec le formulaire de demande de réservation UNIQUEMENT. Il est à compléter et signer accompagné de l’accord de la Vie associative.

Les évènements doivent être déclarés et autorisés par la Vie associative de l’Université au minimum 15 jours en amont de la date demandée, onglet Déclarer un évènement ou demander son autorisation : https://u-paris.fr/vie-associative/ .

Aucune réservation ne sera prise en compte sans l’accord préalable de la Vie associative.

Pour les demandes externes :

Il faut faire une demande à l’adresse location.odonto@u-paris.fr  au minimum 3 semaines en amont de la date demandée. Elle est à formuler avec le formulaire de demande de réservation UNIQUEMENT. Il est à compléter et signer.

PS : Ce sont les demandes externes ou bien pour les associations (hors missions universitaire pour les enseignants, domiciliées externes pour les associations étudiantes). Cependant les associations (étudiantes) propre à l’UFR ont une autre démarche (voir ci-dessus, ne pas confondre).

A savoir que :

Un agent de sécurité est obligatoire sur le site de Garancière après 20h et pour une prestation minimum de 4h. Les frais associés resteront à la charge financière du demandeur.

Le week-end les mises à disposition d’espaces sont autorisées jusqu’à 20h sur le site de Montrouge uniquement (Aucune réservation possible à GARANCIERE).

Pour les demandes de tournages, c’est le service communication qui traite les demandes : information.communication@u-paris.fr