En 2020, l’UFR de médecine de notre nouvelle université est créée et avec elle plusieurs projets de réorganisation ont vu le jour, notamment la mise en place d’un service financier unique, avec un budget unique. Ce projet a été piloté par la Faculté de Santé en lien avec l’UFR.
Des concertations autour d’un budget unifié
En 2021, l’UFR de Médecine de la Faculté de Santé fonctionnait avec 2 budgets et 2 services de gestion distincts. Afin de simplifier la gestion, des réflexions autour d’un service et d’un budget uniques ont été menées. Ce projet de mise en place d’un service financier unique a été porté par la Faculté de Santé en lien avec l’UFR de médecine. Il a impliqué la participation de l’ensemble des agents des services financiers de l’UFR, la Faculté de Santé ainsi que les services centraux de l’Université.
Une nouvelle organisation par domaine d’activité
La mise en place d’un nouveau service financier unique implique une nouvelle organisation. Celle-ci est mise en place depuis le 25 janvier 2022 et repose désormais sur trois unités de gestion :
L’unité de gestion des formations est dédiée à l’enseignement. Elle est géographiquement située sur le site des Cordeliers. Cette unité de gestion est en charge des dépenses et des recettes d’enseignement en formation initiale ainsi que celles de formation continue.
L’unité de gestion de la recherche est également sur le site des Cordeliers. L’équipe est en charge de la gestion des dépenses de recherche, et plus particulièrement des opérations annuelles et pluriannuelles.
L’unité de gestion du pilotage se trouve sur le site Villemin. Cette unité est en charge des dépenses courantes et obligatoires de l’UFR, ainsi que des dépenses d’ordre général pour l’enseignement et l’informatique.
Une démarche collaborative et constructive
Cette nouvelle organisation permet aux agents de se spécialiser aux besoins de leur unité, tout en conservant un socle commun de compétences financières. La collaboration et l’entraide entre les agents au sein des unités de gestion va permettre d’assurer une continuité de service. Pour les aider dans leurs missions, les agents bénéficient de collectifs d’animation fonctionnelle proposés par la Faculté de Santé comme par la Direction Générale des Finances et des Achats. L’objectif étant de développer des process communs, de fluidifier les démarches, lever des dysfonctionnements et ainsi être le plus efficient possible au service des usagers.
Après 6 ans à l’INSERM, en tant que gestionnaire de contrats de recherches, administrateur de l’application de gestion puis chargé de mission Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP), Téva WEST a découvert l’univers de l’enseignement. Il a été responsable du budget de l’université de Tours ainsi que contrôleur budgétaire au rectorat de l’académie d’Orléans-Tours. C’est après son expérience à l’ANRS dans le secteur des maladies infectieuses émergentes, qu’il rejoint l’UFR de médecine en tant que responsable du service financier, le 1er décembre 2021.
Comment envisagez-vous votre nouveau poste au sein de l’UFR ?
Mon objectif avec cette nouvelle organisation, qui est un parallèle avec la structure technique et budgétaire de l’UFR, est de permettre aux 15 agents de l’équipe de bénéficier d’une maitrise technique pointue par rapport à leur périmètre d’activité. Nos activités de gestion financières de la recherche, des formations et de l’UFR présentent des particularités importantes, notamment fiscales.
Qu’est-ce qui va changer pour les usagers du service ?
La structure est construite autour de trois unités de gestions. Chacune d’elle est pilotée par un responsable. Cela facilitera et fluidifiera les échanges avec les usagers. Des alias par unité ont également été mises en place, ce qui permet d’assurer une continuité de service lors des absences des agents.
Quelle a été l’implication des agents dans cette réorganisation ?
Les agents ont été associés aux réflexions sur l’organisation du service. Ils ont été questionnés sur leur domaine de prédilection bien avant mon arrivée, entre la recherche et l’enseignement par exemple. Nous avons également tenu à avoir une homogénéité géographique pour chaque unité de gestion afin de faciliter les échanges entre les agents travaillant sur les mêmes problématiques. L’organisation mise en place permet de répondre à ces contraintes, et nous effectuerons des ajustements si nécessaire tout au long de l’année 2022.
Quels sont les prochains objectifs pour votre service ?
Maintenant que nous avons une nouvelle structure organisationnelle, nous allons pouvoir travailler sur les procédures et processus financiers. Il nous faut formaliser et diffuser nos méthodes de travail. Nous devons travailler avec les autres services de l’UFR, de la Faculté et de l’Université pour définir des méthodes de travail simples, communes et partagées. Je souhaite en particulier travailler sur le domaine des formations qui représente une part importante de notre activité. Nous souhaitons être facilitateurs pour tout le monde et les plus efficients possibles pour nos usagers.
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