La nouvelle UFR de Médecine unique d’Université Paris Cité comprend plus de 25 000 étudiantes et étudiants, 1 400 hospitalo-universitaires enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs et 450 personnels administratifs. Elle est la plus grande composante de médecine de France et d’Europe. Le 1ermars 2022, elle a accueilli son nouveau Responsable administratif / Chef des services administratifs, Vincent Loiseau. Il a accepté de nous partager l’orientation administrative proposée, ainsi que les projets en cours et à venir de l’UFR.

Vincent Loiseau 

Responsable administratif / Chef des services administratifs de l’UFR de Médecine d’Université Paris Cité

© Université Paris Cité

Quel est votre parcours ?

J’ai été étudiant en licence de droit puis à Science Po Rennes, en analyse des politiques publiques. Étant très attaché à la Fonction Publique d’Etat, ce choix a été vite évident pour moi. Après mes études, je suis entré dans la vie active en tant que Délégué Général d’une association de la Presse d’Initiative jeune. Trois ans plus tard, j’ai intégré la Direction Partenariat entreprise – insertion professionnelle de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne en tant que chargé d’étude, puis chef de projet de l’ancien réseau professionnel rassemblant Paris 1, Paris 5 et Paris 7, via lequel j’ai travaillé sur les prémices du rassemblement des universités (PRES). Après 5 ans d’objectifs atteints, d’enthousiasme et de cadrages juridiques, on a fait appel à moi pour prendre la direction de la Vie étudiante de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne, afin de développer ce secteur. S’il s’agissait de mettre en place le schéma directeur pluriannuel du handicap ou de la vie étudiante, comme de développer les initiatives étudiantes sur tous les campus, la direction attendait beaucoup sur la structuration du service avec la loi Fioraso de 2013. A la suite de cette expérience, j’ai eu l’opportunité de prendre la direction administrative de l’IUT de Bobigny. Durant 6 ans, j’ai donc accompagné la transformation des enjeux pédagogiques, institutionnels et juridiques, ce qui a été riche d’enseignement.

Aimant le management et le travail collaboratif, j’ai eu la chance durant mon parcours de rencontrer des femmes et des hommes d’un grand professionnalisme attachés au service public, et qui, comme moi, pensent que le travail en mode projet, avec tous, est important et qu’il tire un collectif vers le haut.

Quelles sont vos premières ambitions pour l’UFR ?

La création de l’UFR unique n’est pas simple. Il faut refondre les process et finaliser le projet de structuration administrative. Avant toute chose, ce qui est important pour moi, c’est la réorganisation par le management, la diffusion des informations et l’établissement d’un travail collectif intelligible et sensé. Dans un premier temps, j’ai souhaité construire l’organigramme de l’UFR, avoir une meilleure lisibilité sur les fiches de postes pour que les 450 personnels qui la composent connaissent leurs périmètres, leurs missions et leur situation dans l’organisation. Si j’ai ré-initié des réunions de chefs de service tous les mois pour permettre la transparence, donner des objectifs et rappeler les règles qui nous incombent, elles sont complétées par une réunion hebdomadaire de direction. De manière innovante sur un mode collaboratif , des ateliers « cuisine », permettront de travailler sur les marges de progression des process impliquant l’ensemble des personnes concernées. Chacune et chacun sera associé à la prise de décision. Pour moi, un personnel est par nature autonome donc si on transforme sa mission, sa fonction, il est naturellement associé. Cela ne signifie pas que je renonce au devoir qui est le mien de trancher, de prendre une décision. C’est pourquoi je transmets régulièrement des notes de cadrage concernant le financier, les ressources humaines… Viendront aussi la formation et la recherche afin que l’ensemble des personnels ait le même niveau d’information et puisse comprendre la méthodologie  de travail de transformation de l’UFR.

Quelles sont les prochaines étapes du plan de transformation de l’UFR ?

La première étape sera la réorganisation du département de simulation. L’équipe administrative de direction traitera également les questions urgentes concernant la formation continue ainsi que la formation initiale, les chantiers sont nombreux.La première phase de la construction de l’UFR de médecine va s’étendre jusqu’en 2025 et se fera en concertation avec l’ensemble des parties prenantes, au niveau de l’établissement, de la Faculté de Santé et de l’UFR. Toutes les procédures seront respectées. Une présentation du projet de l’UFR de Médecine a été faite aux principaux chefs de service, tous les personnels doivent l’avoir reçu. Cette même présentation a été faite auprès des personnels du CHSCT Santé de la Faculté.

Quels liens entretiennent l’UFR de Médecine et la Faculté de Santé ?

Je suis rattaché à Christelle Colnée, Directrice Générale Déléguée de la Faculté de Santé. Elle a initié un groupe de travail « G6 » rassemblant les directions de la Faculté de Santé et des trois UFR et se tenant une fois par mois. Ce dispositif permet de mettre en place le volet facultaire et de faire des points réguliers entre composantes de la Faculté de Santé.  Je coordonne, pour l’UFR, le comité de projet sur la transformation accompagnée de Christophe Dagues, Directeur du Pôle Organisation et Qualité de la Faculté. Dans ce cadre, nous traitons tous les sujets liés à la transformation : la phase 3, les services Ressources Humaines, la construction du département de simulation…

J’ai aussi beaucoup de choses à découvrir, les collègues dans les services centraux, comprendre qui fait quoi et comment, dans un grand ensemble de 63 000 personnes.

Quelle est votre dynamique avec le Doyen de l’UFR ?

Pour occuper ce type de poste, il faut savoir comprendre les différents niveaux d’enjeux, respecter un cadre institutionnel, mais surtout accompagner les choix politiques ici ceux du Pr. Ruszniewski, Doyen de l’UFR de Médecine. Sujet après sujet, nous échangeons pour savoir quelle est sa vision, ce qui peut être fait et comment il souhaite l’aborder. Les décisions politiques ont des répercussions sur le volet administratif, c’est pourquoi un dialogue régulier est important. Une à deux fois par semaine, nous installons des rendez-vous réguliers.

Un dernier mot pour conclure cet entretien ?

Je suis attaché à la transmission. Pour moi, la connaissance et le savoir se partagent, chacun apporte son petit ingrédient, sa petite épice et nous pouvons arriver à un collectif qui apprécie le sens des évolutions. J’ai choisi le titre d’atelier « cuisine » pour cette raison. C’est pourquoi je souhaite que tout le monde ait les informations importantes pour travailler tout en respectant les règles de la fonction publique, celles-ci évoluant régulièrement. Ce qui permet à chacun d’avoir une vision d’ensemble, de respecter les cadres et d’aller vers des process communs.
 Je considère que tout changement réglementaire impacte l’ensemble des personnels et mon rôle est de continuer le chemin qui a été engagé et je l’envisage avec beaucoup d’écoute et de bienveillance. Je pense que cette transformation n’est pas simple et que le collectif de l’UFR de Médecine mérite l’attention de son directeur.

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