Demande de modification du nom, prénom, ou genre en cours de thèse
Pour les doctorants et doctorantes inscrits à Université Paris Cité, des modifications permanentes ou temporaires d’état civil peuvent être effectuées dans le dossier administratif pendant la thèse.
pour les demandes de correction (exemple : nom mal orthographié) : voir en bas de page
Comment demander une modification d’identité ?
Plusieurs possibilités, selon les cas.
PRECISIONS ET MODALITES :
1/ Suite à un changement d'état civil, je veux changer définitivement mon nom de famille, et/ou prénom, et/ou genre
Modification permanente du dossier administratif :
Le nouveau nom apparaîtra sur les documents administratifs et le diplôme (certificat de scolarité en ligne, attestation de réussite et édition de diplôme pourront être établis avec les nouvelles données).
Condition :
Le nom de famille, et/ou prénom, et/ou genre doit figurer sur une pièce d’identité en cours de validité, ou un acte de changement d’état civil.
Comment faire la demande ?
>> transmettre les éléments nécessaires par mail à l’Equipe Inscription-Doctorat (cf ci-dessous).
Merci de bien suivre ces consignes pour l’envoi de votre demande :
Adresse : inscription.doctorat.drive@u-paris.fr
Mettre en objet : votre nom + « Demande de modification définitive d’état civil»
Mettre en pièce-jointe : scan de l’acte de changement d’état civil, ou de votre nouvelle pièce d’identité sur laquelle sont indiqués le nouveau nom et/ou prénom et/ou genre que vous voulez voir apparaître dans votre dossier
Dans votre message, veuillez nous préciser :
- votre numéro étudiant
- quelle est l’année de doctorat pour l’année en cours + quelle est votre école doctorale (exemple : D2-ED386)
- Nom, prénom, et genre actuellement enregistrés
- Nom, prénom, et genre souhaités après modification
2/ Je souhaite faire apparaître le nom d’usage (et/ou le prénom d'usage) inscrit sur ma pièce d’identité *
Le nom d’usage sera apposé à côté du nom de famille
Le nom d’usage (ou prénom d’usage) apparaîtra uniquement sur certains documents administratifs*
Condition :
le nom d’usage ou prénom d’usage doit figurer sur une pièce d’identité en cours de validité.
Comment faire la demande ?
>> transmettre les éléments nécessaires par mail à l’Equipe Inscription-Doctorat (cf ci-dessous)
Merci de bien suivre ces consignes pour l’envoi de votre demande :
Adresse : inscription.doctorat.drive@u-paris.fr
Mettre en objet : votre nom + « Demande d’utilisation du nom/prénom d’usage inscrit sur pièce d’identité »
Mettre en pièce-jointe : scan d’une pièce d’identité officielle en cours de validité sur laquelle est indiquée le nom ou prénom d’usage que vous voulez voir apparaître dans votre dossier
Dans votre message, veuillez nous préciser :
- votre numéro étudiant
- quelle est l’année de doctorat pour l’année en cours + quelle est votre école doctorale (exemple : D2-ED386)
- Nom, prénom, et genre actuellement enregistrés
- Nom, prénom, et genre souhaités après modification
3/ je souhaite utiliser un prénom d’usage - et/ou genre - non indiqué sur une pièce d'identité officielle (= sans avoir nécessairement entamé un changement d’état civil auprès de la mairie) *
Permet la modification partielle et temporaire du dossier administratif
Le prénom d’usage – et/ou genre – apparaîtra uniquement sur certains documents administratifs (à noter : l’administration ne pourra pas établir d’attestation de réussite ni éditer un diplôme avec ces éléments)*
Le prénom d’usage – et/ou genre – restera modifié pendant l’année universitaire en cours (le cas échéant, demande à renouveler à la prochaine réinscription)
Condition :
aucun justificatif demandé pour la modification temporaire du prénom d’usage et/ou genre
Comment faire la demande ?
>> transmettre par mail à l’Equipe Inscription-Doctorat la demande d’utilisation du prénom d’usage et/ou de modification du genre en suivant impérativement les consignes ci-dessous
Merci de bien suivre ces consignes pour l’envoi de votre demande :
Adresse : inscription.doctorat.drive@u-paris.fr
Mettre en objet : votre nom + « Demande d’utilisation d’un prénom d’usage et/ou genre»
Mettre en pièce-jointe : scan d’une pièce d’identité officielle en cours de validité
Dans votre message, veuillez nous préciser :
- votre numéro étudiant
- quelle est l’année de doctorat pour l’année en cours + quelle est votre école doctorale (exemple : D2-ED386)
- Nom, prénom, et genre actuellement enregistrés
- Nom, prénom, et genre souhaités après modification
Dans tous les cas :
- Une nouvelle carte sera éditée, à titre gratuit
- Les duplicatas de cartes sont édités dès que possible et transmis à votre ED, mais un délai est à prévoir : le traitement des (ré)inscriptions et l’édition des cartes des primo-entrants sont prioritaires
- Les demandes transmises sans respect des consignes indiquées ci-dessus ne seront pas traitées (cf cadre dans les parties 1/, 2/, ou 3/)
- L’inscription pour l’année en cours doit avoir été effectuée (= paiement des droits de scolarité réglés)
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*A noter :
L’utilisation du prénom d’usage ne vaut pas changement de prénom auprès de l’officier d’état civil (article 60 du Code Civil).
Informations utiles sur le changement de prénom : page du site service public https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F885
Une fois traité par notre service et saisi dans la base de données de l’université, le changement de prénom d’usage et/ou de genre s’appliquera à minima sur (liste non exaustive) :
– la carte d’étudiant et son annexe
– les listes d’inscrits, d’appels et d’émargement (pour celles éditées via le logiciel de gestion des étudiants de l’université)
– informations étudiantes sur Moodle, et MonDossierWeb (sauf édition du certificat de scolarité)
– en matière électorale : la liste électorale, la liste d’émargement et les listes de candidats
– l’adresse de messagerie universitaire, sur demande, par l’intéressé·e, auprès du service informatique, via l’application HELP, ou via le centre de contact, en précisant que la modification a été faite dans Apogée.
En revanche, la demande d’utilisation du prénom d’usage ou de genre ne pourra en aucun cas permettre le changement de prénom ou genre sur les documents officiels ayant valeur en dehors de l’université (liste non exhaustive) :
– diplômes
– décisions individuelles ouvrant des droits
– contrat doctoraux ou emplois étudiants
– certificat de scolarité téléchargeable sur MonDossierWeb
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DEMANDES DE CORRECTION
nom, prénom ou genre apparaissant erronés dans les applications (par exemple : si vous constatez dans les applications que votre nom est mal orthographié)
Pour toute demande de rectification de l’orthographe du nom, prénom, ou la correction du genre : faire une demande par mail à l’Equipe Inscription-Doctorat en suivant les consignes ci-dessus.
Si vous avez déjà fait la demande, et que les corrections n’apparaissent pas dans l’application DEMAT : contactez l’Equipe Soutenance.
A NOTER :
Accents, trémas, ou caractères spéciaux dans les noms et prénoms des doctorants : ne sont pas saisis dans notre base de données Apogée afin de permettre le suivi des doctorants tout au long de la thèse.
La saisie des accents, trémas ou caractères spéciaux du nom et/ou prénom des doctorants est possible au cours de l’année de soutenance, et avant que les démarches de soutenance soient initiées dans l’application DEMAT, soit plus de 3 mois avant la soutenance*, ou au moment de l’édition du diplôme*.
* si l’année universitaire de dernière inscription est close et que la nouvelle année universitaire a administrativement débuté, la correction devra être demandée lors de l’édition du diplôme.