Demande de modification du nom, prénom, ou genre en cours de thèse
Pour les doctorants et doctorantes inscrits à Université Paris Cité, des modifications permanentes ou temporaires d’état civil peuvent être effectuées dans le dossier administratif pendant la thèse.
Pour les demandes de correction (exemple : nom mal orthographié) : voir en bas de page
Comment demander une modification d’identité ?
Plusieurs possibilités, selon les cas.
PRECISIONS ET MODALITES :
1/ Suite à un changement d'état civil, je veux changer définitivement mon nom de famille, et/ou prénom, et/ou genre
Modification permanente du dossier administratif :
Le nouveau nom apparaîtra sur les documents administratifs et le diplôme (certificat de scolarité en ligne, attestation de réussite et édition de diplôme pourront être établis avec les nouvelles données).
Condition :
Le nom de famille, et/ou prénom, et/ou genre doit figurer sur une pièce d’identité en cours de validité, ou un acte de changement d’état civil.
Comment faire la demande ?
1/ être inscrit·e pour l’année en cours
2/ renseigner le formulaire en ligne : https://sondage.app.u-paris.fr/177334?lang=fr
L’équipe Inscription-Doctorat ne gère pas ces modifications et ne peut vous renseigner sur le délai de traitement. C’est la Scolarité Générale de l’université qui est en charge des modifications d’état civil dans votre dossier administratif. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le Centre de Contact : https://help.app.u-paris.fr/
*Accents, trémas, ou caractères spéciaux dans les noms et prénoms des doctorants : ne sont pas saisis dans notre base de données (Apogée) afin de permettre le suivi des doctorants tout au long de la thèse.>> La saisie des accents, trémas ou caractères spéciaux du nom et/ou prénom du doctorant concerné pourra être demandée par l’intéressé·e au moment de l’édition du diplôme.
2/ Je souhaite faire apparaître le nom d’usage (et/ou le prénom d'usage) inscrit sur ma pièce d’identité *
Le nom d’usage sera apposé à côté du nom de famille
Le nom d’usage (ou prénom d’usage) apparaîtra uniquement sur certains documents administratifs*
Condition :
le nom d’usage ou prénom d’usage doit figurer sur une pièce d’identité en cours de validité.
Comment faire la demande ?
1/ être inscrit·e pour l’année en cours
2/ renseigner le formulaire en ligne : https://sondage.app.u-paris.fr/177334?lang=fr
L’équipe Inscription-Doctorat ne gère pas ces modifications et ne peut vous renseigner sur le délai de traitement. C’est la Scolarité Générale de l’université qui est en charge des modifications d’état civil dans votre dossier administratif. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le Centre de Contact : https://help.app.u-paris.fr/
*Accents, trémas, ou caractères spéciaux dans les noms et prénoms des doctorants : ne sont pas saisis dans notre base de données (Apogée) afin de permettre le suivi des doctorants tout au long de la thèse.>> La saisie des accents, trémas ou caractères spéciaux du nom et/ou prénom du doctorant concerné pourra être demandée par l’intéressé·e au moment de l’édition du diplôme.
3/ je souhaite utiliser un prénom d’usage - et/ou genre - non indiqué sur une pièce d'identité officielle (= sans avoir nécessairement entamé un changement d’état civil auprès de la mairie) *
Permet la modification partielle et temporaire du dossier administratif
Le prénom d’usage – et/ou genre – apparaîtra uniquement sur certains documents administratifs (à noter : l’administration ne pourra pas établir d’attestation de réussite ni éditer un diplôme avec ces éléments)*
Le prénom d’usage – et/ou genre – restera modifié pendant l’année universitaire en cours (le cas échéant, demande à renouveler à la prochaine réinscription)
Condition :
aucun justificatif demandé pour la modification temporaire du prénom d’usage et/ou genre
Comment faire la demande ?
1/ être inscrit·e pour l’année en cours
2/ renseigner le formulaire en ligne : https://sondage.app.u-paris.fr/177334?lang=fr
L’équipe Inscription-Doctorat ne gère pas ces modifications et ne peut vous renseigner sur le délai de traitement. C’est la Scolarité Générale de l’université qui est en charge des modifications d’état civil dans votre dossier administratif. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le Centre de Contact : https://help.app.u-paris.fr/
*Accents, trémas, ou caractères spéciaux dans les noms et prénoms des doctorants : ne sont pas saisis dans notre base de données (Apogée) afin de permettre le suivi des doctorants tout au long de la thèse.>> La saisie des accents, trémas ou caractères spéciaux du nom et/ou prénom du doctorant concerné pourra être demandée par l’intéressé·e au moment de l’édition du diplôme.
Dans tous les cas :
- Une nouvelle carte pourra être éditée, à titre gratuit
- Les demandes transmises sans respect des consignes indiquées ci-dessus ne seront pas traitées (cf cadre dans les parties 1/, 2/, ou 3/)
- L’inscription pour l’année en cours doit avoir été effectuée (= paiement des droits de scolarité réglés)
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*A noter :
L’utilisation du prénom d’usage ne vaut pas changement de prénom auprès de l’officier d’état civil (article 60 du Code Civil).
Informations utiles sur le changement officiel de prénom (ajout, suppression, ou modification de l’ordre de vos prénoms) : consulter la page du site service public https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F885
Une fois traité par notre service et saisi dans la base de données de l’université, le changement de prénom d’usage et/ou de genre s’appliquera à minima sur (liste non exaustive) :
– la carte d’étudiant et son annexe
– les listes d’inscrits, d’appels et d’émargement (pour celles éditées via le logiciel de gestion des étudiants de l’université)
– informations étudiantes sur Moodle, et MonDossierWeb (sauf édition du certificat de scolarité)
– en matière électorale : la liste électorale, la liste d’émargement et les listes de candidats
– l’adresse de messagerie universitaire, sur demande, par l’intéressé·e, auprès du service informatique, via l’application HELP, ou via le centre de contact, en précisant que la modification a été faite dans Apogée.
En revanche, la demande d’utilisation du prénom d’usage ou de genre ne pourra en aucun cas permettre le changement de prénom ou genre sur les documents officiels ayant valeur en dehors de l’université (liste non exhaustive) :
– diplômes
– décisions individuelles ouvrant des droits
– contrat doctoraux ou emplois étudiants
– certificat de scolarité téléchargeable sur MonDossierWeb
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DEMANDES DE CORRECTION
- Thèse en cours = doctorant réinscrit pour l’année universitaire en cours
Durant la thèse, en cas de nom, prénom ou genre apparaissant erronés (exceptés accents manquants*) dans les applications :
– faire une demande de correction en suivant les consignes ci-dessus.
A noter : S’ils sont (ré)inscrits au titre de l’année universitaire en cours, les doctorants peuvent mettre à jour à tout moment, en ligne, leurs adresses et numéro de contact (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone) via l’application MonDossierWeb >> cf FAQ-Doctorat question 26
- Doctorant non réincrit pour la nouvelle année universitaire : Soutenance à venir
(= dans le cas d’une soutenance prévue au plus tard le 31 décembre. Précisions, cf question n°9 de la FAQ-Doctorat).
exemple : doctorante inscrite en 2024/25 et soutenant sa thèse le 15 octobre 2025 (= en septembre, ne se réinscrit pas pour l’année 2025/26)
2 situations, selon la période de l’année :
A/ Demande de correction entre le 1er janvier et le 15 mai :
Demande de correction – modification nom / prénom / genre :
En cas de nom, prénom ou genre apparaissant erronés (exceptés accents manquants*) dans les applications :
>> du 01/01 au 15/05, suivre les consignes ci-dessus
A noter : Si vous avez déjà fait la demande, et que les corrections apportées n’apparaissent pas dans l’application DEMAT ou autres applications liées à la soutenance : contactez l’Equipe Soutenance.
A noter : entre le 1er janvier et le 15 mai les doctorants peuvent mettre à jour à tout moment, en ligne, leurs adresses et numéro de contact (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone) via l’application MonDossierWeb >> cf FAQ-Doctorat question 26
B/ Demande de correction entre le 16 mai et le 31 décembre de l’année en cours
Demande de correction – modification nom / prénom / genre :
En cas de nom, prénom ou genre apparaissant erronés (exceptés accents manquants*) dans les applications :
>> du 16/05 au 31/12 : Lorsque l’année universitaire de dernière inscription est close et que la nouvelle année universitaire a administrativement débuté, la correction n’est plus possible et devra être demandée lors de l’édition du diplôme.
Important : Si vous avez déjà fait la demande de correction avant cette période, et que les corrections apportées n’apparaissent pas dans l’application DEMAT ou autres applications liées à la soutenance : contactez l’Equipe Soutenance.
A noter : La modification de l’adresse postale pourra être demandée par l’intéressé·e au moment de l’édition du diplôme.
*Accents, trémas, ou caractères spéciaux dans les noms et prénoms des doctorants : ne sont pas saisis dans notre base de données (Apogée) afin de permettre le suivi des doctorants tout au long de la thèse.
>> La saisie des accents, trémas ou caractères spéciaux du nom et/ou prénom du doctorant concerné pourra être demandée par l’intéressé·e au moment de l’édition du diplôme.