Confidentialité de thèse

Pour qu’une thèse soit déclarée confidentielle, une demande spécifique doit être faite au minimum 3 mois avant la soutenance par le doctorant et son directeur de thèse et adressée à l’École Doctorale.

La demande peut être formulée par mail et doit impérativement contenir un argumentaire sur le caractère confidentiel de la thèse soutenue.

Deux cas de figures:

1. La demande concerne une confidentialité sans soutenance à huis-clos: la demande est validée par la direction de l’ED
2. La demande de confidentialité est accompagnée d’une demande de soutenance à huis-clos: la validation de la demande est alors soumise à l’accord de la Présidence de l’université.

Votre demande de confidentialité est remontée par l’ED au Bureau des soutenances du CED, pour enregistrement.

La soutenance à huis-clos (soutenance sans public) peut être demandée quand un financeur l’exige, quand aucune donnée de la thèse ne peut être omise lors de la soutenance de thèse…

Avant de transmettre le manuscrit aux rapporteurs, ces derniers doivent retourner un accord de confidentialité signé et accompagné d’une pièce d’identité. Ce n’est qu’une fois les accords de confidentialité reçus que le doctorant est invité à transmettre son manuscrit.
Il en est de même pour les autres membres du jury, une fois la soutenance autorisée.

Télécharger l’accord de confidentialité (NDA)

Le dépôt de la version complète de la thèse, le signalement et l’archivage sont obligatoires pour les thèses confidentielles.

Le signalement des thèses confidentielles comprend obligatoirement le titre, les mots-clés, les résumés en français et en anglais de la thèse ainsi que les membres du jury. Ce signalement apparaît en libre accès sur les site Thèses.fr, le Sudoc et le catalogue des bibliothèques Université Paris Cité.

Pour les thèses confidentielles dans le cadre d’une démarche de protection de la propriété intellectuelle (brevets…), il conviendra de rédiger un résume de la thèse qui ne dévoile aucune information sensible ou valorisable. Se référer à la partie « Confidentialité pour protection de la PI ».

Le texte intégral de la thèse confidentielle n’est en aucun cas diffusé pendant la durée de la confidentialité. Ni en accès libre, ni en accès restreint.
La durée de la confidentialité est variable et peut s’étendre sur plusieurs décennies. La thèse n’est pas diffusée sur internet… et n’est pas accessible à la communauté universitaire pendant la durée de la confidentialité – à la différence de l’embargo.

Soutenance sans huis-clos

Dans le cadre d’une thèse confidentielle, la soutenance peut demeurer publique.

Dans ce cas, deux possibilités:

• Le doctorant prépare sa présentation en omettant les données sensibles (dans le cadre d’une confidentialité pour protection de la vie privée, par exemple). La soutenance peut être publique et ouverte à tous et toutes.
• Le doctorant ne peut pas omettre certaines données sensibles et/ou protégées dans sa présentation dans le cadre d’une démarche de protection de PI. La soutenance est considérée comme publique sur invitation. Un accord de confidentialité doit être signés par les participants invités à la soutenance, en transmettant l’accord de confidentialité au préalable ou en le remettant le jour de la soutenance.

En cas de demande de confidentialité dans le cadre d’une démarche de protection (brevets, secrets industriels et commerciaux…), nous vous invitons à prendre contact en parallèle avec le Service Valorisation de la Direction de la Recherche, International, Valorisation et Écoles doctorales pour obtenir un accompagnement personnalisé afin de bien définir les données qui doivent rester confidentielles.

En effet, dans le cadre de la procédure de soutenance, le doctorant ou la doctorante doit fournir un résumé de sa thèse qui, suite à sa soutenance, deviendra visible sur le site www.theses.fr qui recense toutes les thèses soutenues et en cours. C’est une étape obligatoire et le résumé ne peut être invisibilisé.

Nous conseillons toute personne ayant demandé la confidentialité à se rapprocher du Service Valorisation pour obtenir conseils sur les données à omettre des résumés de thèse et/ou lors de la présentation de la soutenance.