Confidentialité de thèse

Régie par l’arrêté du 25 mai 2016 modifié par l’arrêté du 26 août 2022, la diffusion des thèses de doctorat doit répondre à certaines obligations. Elle comporte également des enjeux d’importance que le doctorant doit prendre en compte : visibilité de son travail de recherche, valorisation de l’institution, participation à la science ouverte, respect du droit d’auteur, etc.

La diffusion de la version complète de la thèse telle que validée par le jury de soutenance est obligatoire “au sein de l’ensemble de la communauté universitaire”, exception faite des thèses présentant “un caractère de confidentialité avéré”.

Si vous souhaitez publier votre recherche sous forme d’article ou de livre dans une revue ou chez un éditeur, vous désirez faire une demande d’embargo et non de confidentialité.

Découvrez ci-dessous les étapes clefs et les points d’attention concernant les modalités d’une thèse confidentielle.

Contacts utiles

Service de soutenance des thèses du CED
soutenance.doctorat.drive@u-paris.fr

Service valorisation de la DRIVE
partenariat.recherche.drive@u-paris.fr

Service des bibliothèques
theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

 

La confidentialité pas à pas

Si votre thèse doit être déclarée confidentielle, une demande spécifique doit être faite dès que le caractère confidentiel doit être obtenu et au minimum 3 mois avant la date de soutenance par le doctorant et son directeur de thèse auprès de l’École Doctorale d’inscription, en même temps que le début de la procédure de soutenance

Si la demande de confidentialité s’accompagne d’une demande de soutenance à huis clos, la validation est alors soumise à l’accord de la Présidente de l’université.
Si elle n’est pas accompagnée d’une demande de soutenance à huis clos, la demande est validée par le directeur de l’ED.

Les motifs possibles de confidentialité

Ils sont édictés par l‘administration et doivent respecter les dispositions du:

– Code du Patrimoine, article L213-2
– Code des relations entre le public et l’administration, article L311-5  
– Code des relations entre le public et l’administration, article L311-6

Les principaux motifs mentionnés concernent le secret médical, protection de la vie privée, secrets industriels et commerciaux (brevets…).

Cas spécifique : le secret défense

Il est régi par l’Instruction générale interministérielle 1300 sur la protection du secret de la défense nationale).
Le secret défense est édicté par un officier de sécurité et non par le doctorant.
Les thèses classées secret défense font l’objet d’une procédure spécifique.

Durée de la confidentialité

La confidentialité est limitée dans le temps. La durée maximale de celle-ci dépend du motif de confidentialité et est édictée par le Code du Patrimoine, article L213-2.

Exemple : concernant le secret industriel et commercial, la durée maximale de confidentialité est de 25 ans.

Une confidentialité infinie ? Oui, seulement si la communication du document « est  susceptible d’entraîner la diffusion d’informations permettant de concevoir, fabriquer,  utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes  ayant des effets directs ou indirects de destruction d’un niveau analogue. »

Etapes avant la soutenance de thèse

Comment demander la confidentialité?

Pour qu’une thèse soit déclarée confidentielle, une demande spécifique doit être faite au minimum 3 mois avant la soutenance par le doctorant et son directeur de thèse et adressée à l’École Doctorale.

La demande peut être formulée par mail et doit impérativement contenir un argumentaire sur le caractère confidentiel de la thèse soutenue.

Deux cas de figures:

1. La demande concerne une confidentialité sans soutenance à huis-clos: la demande est validée par la direction de l’ED
2. La demande de confidentialité est accompagnée d’une demande de soutenance à huis-clos: la validation de la demande est alors soumise à l’accord de la Présidence de l’université.

Votre demande de confidentialité est remontée par l’ED au Bureau des soutenances du CED, pour enregistrement.

La soutenance à huis-clos (soutenance sans public) peut être demandée quand un financeur l’exige, quand aucune donnée de la thèse ne peut être omise lors de la soutenance de thèse…

Transmission du manuscrit aux rapporteurs

Avant de transmettre le manuscrit aux rapporteurs, ces derniers doivent retourner un accord de confidentialité signé et accompagné d’une pièce d’identité. Ce n’est qu’une fois les accords de confidentialité reçus que le doctorant est invité à transmettre son manuscrit.
Il en est de même pour les autres membres du jury, une fois la soutenance autorisée.

Télécharger l’accord de confidentialité (NDA)

Déposer sa thèse à la bibliothèque

Le dépôt de la version complète de la thèse, le signalement et l’archivage sont obligatoires pour les thèses confidentielles.

Le signalement des thèses confidentielles comprend obligatoirement le titre, les mots-clés, les résumés en français et en anglais de la thèse ainsi que les membres du jury. Ce signalement apparaît en libre accès sur les site Thèses.fr, le Sudoc et le catalogue des bibliothèques Université Paris Cité.

Pour les thèses confidentielles dans le cadre d’une démarche de protection de la propriété intellectuelle (brevets…), il conviendra de rédiger un résume de la thèse qui ne dévoile aucune information sensible ou valorisable. Se référer à la partie « Confidentialité pour protection de la PI ».

Le texte intégral de la thèse confidentielle n’est en aucun cas diffusé pendant la durée de la confidentialité. Ni en accès libre, ni en accès restreint.
La durée de la confidentialité est variable et peut s’étendre sur plusieurs décennies. La thèse n’est pas diffusée sur internet… et n’est pas accessible à la communauté universitaire pendant la durée de la confidentialité – à la différence de l’embargo.

Le déroulé de la soutenance

Soutenance sans huis-clos

Dans le cadre d’une thèse confidentielle, la soutenance peut demeurer publique.

Dans ce cas, deux possibilités:

  • Le doctorant prépare sa présentation en omettant les données sensibles (dans le cadre d’une confidentialité pour protection de la vie privée, par exemple). La soutenance peut être publique et ouverte à tous et toutes.
  • Le doctorant ne peut pas omettre certaines données sensibles et/ou protégées dans sa présentation dans le cadre d’une démarche de protection de PI. La soutenance est considérée comme publique sur invitation. Un accord de confidentialité doit être signés par les participants invités à la soutenance, en transmettant l’accord de confidentialité au préalable ou en le remettant le jour de la soutenance.
Confidentialité pour une démarche de protection de PI (brevets..)

En cas de demande de confidentialité dans le cadre d’une démarche de protection (brevets, secrets industriels et commerciaux…), nous vous invitons à prendre contact en parallèle avec le Service Valorisation de la Direction de la Recherche, International, Valorisation et Écoles doctorales pour obtenir un accompagnement personnalisé afin de bien définir les données qui doivent rester confidentielles.

En effet, dans le cadre de la procédure de soutenance, le doctorant ou la doctorante doit fournir un résumé de sa thèse qui, suite à sa soutenance, deviendra visible sur le site www.theses.fr qui recense toutes les thèses soutenues et en cours. C’est une étape obligatoire et le résumé ne peut être invisibilisé.

Nous conseillons toute personne ayant demandé la confidentialité à se rapprocher du Service Valorisation pour obtenir conseils sur les données à omettre des résumés de thèse et/ou lors de la présentation de la soutenance.

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