FAQ Cotutelle internationale de thèse

Une cotutelle de thèse est un projet de formation de thèse permettant à un étudiant en doctorat d’effectuer son travail de recherche/étude en étant encadré conjointement par des directeurs de thèse. Ce dispositif favorise la mobilité doctorale à l’international et l’obtention de deux ou plusieurs diplômes de doctorat (avec mention de la cotutelle) suite à une soutenance unique en France et à l’étranger.

Avantages : Elle permet au doctorant d’obtenir le grade de docteur d’une université française et d’un ou plusieurs établissement.s étranger.s. Ce grade est reconnu dans les pays partenaires à la convention de cotutelle internationale, offrant de ce fait d’avantage de débouchés et l’avantage d’acquérir des compétences supplémentaires via une expérience unique et multiculturelle.

Durée : Une cotutelle dure minimum 3 ans (à temps plein). Il est toutefois possible d’inclure une 4ème année lors de la signature de la convention et de la prolonger par la suite par voie d’avenant. Cependant, elle ne peut pas excéder 6 ans.

Conditions d’accès : avoir validé une formation de niveau Master (bac+5) ou équivalent et être admis en 1ère année de doctorat à Université Paris Cité ou dans l’université étrangère avec laquelle vous souhaitez mettre en place votre cotutelle.

La mise en place d’une cotutelle demande du temps et de la préparation. Une cotutelle de thèse ne peut être mise en place que si le doctorant se trouve en première année de doctorat dans un des deux établissements partenaires au moment de la demande.

La demande pour l’année universitaire 2023/2024 s’effectuera du 15/06/2023 au 30/11/2023.  Durant cette période vous devez finaliser votre admission à Université Paris Cité et/ou dans les établissement.s partenaire.s de la cotutelle. Il vous faut ensuite effectuer une demande de cotutelle, qui doit être signée par tous les partenaires

Si votre demande est acceptée, comptez un minimum de 3 mois, parfois plus, de négociations pour l’obtention de votre convention. En un mot, anticipez et soyez organisés ! La convention de cotutelle doit être signée pendant la première année de doctorat.

Attention, Université Paris Cité est fermée les trois premières semaines d’août, il vous faudra donc anticiper vos démarches.

Oui, Université Paris Cité accepte que les cotutelles soient mises en place avec un ou deux établissements partenaires.

Non. Pour rendre possible la mise en place d’une cotutelle de thèse, les établissements co-contractants doivent impérativement être habilités à délivrer un diplôme de doctorat.

Dans le cas contraire, le doctorant pourra s’orienter vers une codirection. La codirection ne requière pas une double inscription administrative.

Plus d’information sur la codirection : https://doctorat.u-paris.fr/doctorat-faq/

Vous devez choisir des directeurs de thèse spécialisés dans le domaine dans lequel vous souhaitez effectuer vos recherches de thèse :

• Un directeur de thèse à Université Paris Cité choisi parmi les enseignants–chercheurs rattachés à l’école doctorale
• Un directeur de thèse dans l’établissement partenaire

Attention : Les directeurs de thèse doivent tous deux être habilités à diriger des recherches dans leur établissement.

Pour les cotutelles, les textes règlementaires sont très clairs. Il est d’usage de ne s’acquitter des frais d’inscription qu’auprès d’un des établissements partenaires (Ref : Article 21 alinéa 4 du Titre III de l’arrêté du 26 mai 2016). La convention de cotutelle devra indiquer où le doctorant effectuera le règlement de ces frais pour chaque année et quel établissement l’en exonérera. En première année, il faudra donc attendre que votre convention soit signée ou voir avec le CED pour vous inscrire et faire une demande de remboursement par la suite si la convention l’indique. Si vous êtes obligé de payer vos frais à Université Paris Cité (contrat doctoral, condition pour un financement) et/ou que vous avez demandé dans votre formulaire à y payer les frais d’inscription en première année, vous devez payer vos frais à Université Paris Cité même si la convention n’est pas encore signée.

Si votre convention de cotutelle prévoit une exonération des frais de scolarité cette année à Université Paris Cité, vous devrez présenter votre certificat de scolarité ou preuve d’inscription de l’Université partenaire et une copie de votre convention de cotutelle au service d’inscription du Collège des Ecole Doctorales (CED).

Au moment d’effectuer la demande il faut demander à payer les frais d’inscription proportionnellement à votre durée totale de séjour dans chaque établissement. Ex : Si vous passez 12 mois chez les partenaires et 24 mois à Université Paris Cité, il faudra payer deux ans à Université Paris Cité et un an chez les partenaires.

Si vous avez reçu des indications contraires des partenaires à ce niveau, suivez leurs indications et le SRI et le CED vérifieront ensuite si c’est possible.

Étape 1 : Recherchez vos directeurs de thèse et amorcez dès que possible les discussions sur vos souhaits de recherche et votre sujet de thèse. Pensez à vérifier les délais de dépôt des demandes de cotutelle au sein d‘Université Paris Cité’ – les ED et auprès de l’.les établissement.s partenaire.s.

Étape 2 : En parallèle, ne perdez pas de temps ! Contactez votre école doctorale pour connaître les modalités d’admission en doctorat et déposez un dossier de candidature. L’inscription administrative et la cotutelle ne pourront être mises en place qu’après acceptation de l’ED.

Étape 3 : Vous êtes accepté par l’ED ? Téléchargez le formulaire demande de cotutelle. Il devra être complété et signé par le directeur de thèse et l’école doctorale d’Université Paris Cité dont vous dépendez. Soyez attentifs et complétez tous les points du formulaire ! Autrement nous devrons revenir vers vous pour obtenir un complément d’information

Étape 4 : Après étude de votre dossier, l’équipe Coopération Internationale du SRI contactera les établissement.s partenaire.s concernée.s pour négocier, valider et signer la convention internationale de cotutelle.

Cette convention est un document essentiel. Elle définira les règles pour l’ensemble de votre cotutelle (inscriptions, droits de scolarité, durée de la thèse, sujet, encadrement, langue, durée et période prévue des déplacements à l’étranger, les informations relatives à l’organisation de la soutenance : langue, lieu, composition du jury ….)

Veuillez noter que plusieurs mois de négociation seront nécessaires. Dès que la convention sera signée, vous serez officiellement en cotutelle.

Si vous avez besoin d’une inscription administrative avant la finalisation de votre convention de cotutelle, vous pouvez décider de payer les frais du côté Université Paris Cité en attendant la finalisation de la cotutelle. Si les frais doivent être acquittés chez le partenaire, une procédure de remboursement vous sera proposée par le CED une fois la convention signée.

Le remboursement des frais d’inscription déjà réglés, est soumis à l’étude du dossier du doctorant auprès du CED.

À présent, il vous faut obtenir votre visa pour venir étudier en France. Veuillez-vous rapprocher au plus vite du consulat/ambassade votre lieu de résidence. Attention, il ne faut pas sous-estimer la durée nécessaire à l’obtention de votre visa.

Le CED vous contactera pour régulariser votre inscription si nécessaire.

Oui, si votre convention de cotutelle internationale a d’ores et déjà été signée, le calendrier des séjours devra être modifié par un avenant afin d’établir votre nouvelle période de séjour. Pour rappel, tout étudiant doit effectuer une période de présence au sein d’Université Paris Cité équivalent à au moins 12 mois.

Les universités Paris Descartes et Paris Diderot ont fusionné et intégré l’IPGP, le 1er janvier 2020, pour former Université Paris Cité. A ce titre, Université Paris Cité reprend depuis cette date les droits et obligations qui liaient ses établissements fondateurs, notamment en ce qui concerne les conventions. Ainsi, les conventions de cotutelles signées par Paris Descartes ou Paris Diderot avant la création d’Université Paris Cité demeurent en vigueur. A l’issue de votre cotutelle vous recevrez un diplôme d’Université Paris Cité, et ce, même si votre thèse a débuté avant la fusion.

Il est possible de changer un Directeur de thèse ou le sujet de votre thèse.

• Directeur de thèse : Il vous faudra trouver un nouveau directeur de thèse au sein de l’établissement
• Sujet de votre thèse : Le changement du sujet de thèse est soumis à l’accord de vos deux directeurs de thèse et des deux écoles doctorales.

2 démarches à effectuer pour apporter une modification à votre cotutelle :

• Obtenez l’autorisation pour les modifications souhaitées auprès de vos directeurs et école doctorale à Université Paris Cité et les établissement.s partenaire.s
• Puis retirez  le formulaire de demande de modification-prolongation le remplir, le faire signer par les parties et le faire parvenir au Pôle SRI.

Oui. Pour cela, vous devez obtenir en premier lieu l’accord de réinscription de votre école doctorale et de l’université.

• Faites une demande de dérogation auprès de votre gestionnaire d’École Doctorale
• Remplissez en parallèle une demande de prolongation à fournir dans votre dossier de dérogation.

Au niveau d’Université Paris Cité : Si vos demandes de dérogation et de prolongation sont validées par l’établissement, il faut alors signer un avenant à votre convention de cotutelle. Vous avez jusqu’au mois de décembre pour le faire. Le lieu du paiement des droits d’inscription sera précisé par l’avenant. Au niveau du.des établissement.s : Assurez-vous d’obtenir également le droit de réinscription dans votre établissement partenaire, sans quoi, l’avenant à la cotutelle ne pourra être conclus.

Pour vous réinscrire à Université Paris Cité, contactez le gestionnaire administratif de votre École Doctorale. N’oubliez pas de vous réinscrire dans les établissements partenaires indiqué par votre cotutelle. L’ensemble des modalités de versement et d’exonération des frais de scolarité sont définis et disponibles dans votre convention de cotutelle.

Il est tout à fait possible pour un.e doctorant.e en cotutelle d’effectuer une césure d’un semestre ou d’une année. Toutefois, l’obtention d’un accord de césure est soumise à plusieurs conditions :

• La demande doit être déposée à titre exceptionnel.
• Elle doit être motivée et argumentée.
• La césure ne doit intervenir qu’une seule fois au cours de la thèse. Autrement dit, il n’est pas possible de la fractionner sur plusieurs périodes.
• La demande ne peut pas être déposée avant la 2ème année de thèse.
• La demande doit être acceptée par l’établissement partenaire
• Elle ne peut pas être octroyée sans la validation du chef d’établissement, ainsi que l’avis du directeur de thèse et du directeur de l’école doctorale (et commission du CED).
• Une demande de modification doit être envoyée au SRI ou à l’ED pour établir un avenant.

La période de césure n’est pas comptabilisée dans la durée de la thèse. Durant cette période, le.la doctorante.e doit donc suspendre temporairement sa formation et son travail de recherche. Il.Elle devra en revanche s’acquitter des frais d’inscription sauf si la période de césure couvre l’ensemble de l’année universitaire.

En échange, Université Paris Cité s’engage à garantir l’inscription du.de la doctorant.e à son retour de césure. Il appartient en revanche au doctorant en césure d’entamer toutes les démarches nécessaires à sa réinscription dès son retour.

Attention : il est recommandé au doctorant d’être vigilant et de vérifier avec l’établissement partenaire s’il est possible d’interrompre momentanément sa thèse.

En effet, la demande de césure pour un étudiant en cotutelle implique la validation des deux établissements partenaires, qui ne sont pas soumis aux mêmes législations.

La demande de soutenance doit être faite au plus tard 6 mois avant la date limite de soutenance de la thèse, indiquée dans la convention ou l’avenant de cotutelle. Contactez rapidement le gestionnaire de votre école doctorale.

Tout dépend de votre nouvelle date de soutenance. Si la nouvelle date est comprise entre le 30 septembre et le 15 décembre, alors il ne sera pas nécessaire de vous réinscrire et vous ne serez pas tenu de payer les frais d’inscription pour une nouvelle année au sein d’Université Paris Cité (Ref : Arrêté du 19 avril 2019 relatif aux inscriptions administratives et les frais de scolarité).

Pour que cette condition s’applique vous devez également :

Au plus tard le 20 septembre : Informer votre École Doctorale de votre nouvelle date de soutenance. Celle-ci doit bien entendu être située (arrêtée) entre le 30 septembre et le 15 décembre.

Au plus tard un mois avant la date de soutenance : Déposer le dossier complet de soutenance auprès de votre École Doctorale. La demande est ensuite traitée par le Collège des Ecoles Doctorales auquel votre Ecole Doctorale est rattachée, puis validée par la présidence d’Université Paris Cité.

En cas de non-respect d’une de ces conditions, la réinscription et le paiement des frais de scolarité seront OBLIGATOIRES

Une demande de dérogation devra alors être faite auprès de l’Ecole doctorale. Pour une cotutelle, cette demande devra être accompagnée d’une demande de prolongation.

Suite à la validation du programme doctoral et de la soutenance, deux diplômes de doctorat ou plus seront délivrés à l’étudiant, un à Université Paris Cité et l’un ou les autre.s à.aux établissement.s Partenaire.s, qui mentionnera.ront la spécialité de l’étudiant ainsi que la mention « la thèse a été effectuée en cotutelle ».

A Université Paris Cité, il existe 2 types d’aides financières :

– Les aides à la mobilité du SRI pour les doctorants. Attention, elles ne sont pas nombreuses et restent limitées !

– Les aides financières du CED d’Université Paris Cité : Ces aides sont également limitées (peu nombreuses) et sont accordées d’un commun accord entre le CED et votre Ecole Doctorale de rattachement.

Toutefois, plusieurs organismes externes proposent des bourses. Pour les obtenir, le doctorant devra répondre à certains critères de sélection:

• La Bourse Eiffel
• La bourse de soutien aux cotutelles de l’Université Franco-Allemande (UFA) 
• La bourse du programme Vinci de l’Université Franco Italienne (UFI)
• La Bourse Campus France
• La Bourse de l’ambassade de France de votre pays de résidence
• La bourse de votre pays de résidence ou d’origine : Bourse offerte par l’ambassade de votre pays de nationalité/résidence
• Les bourses Erasmus+
• Les bourses de la région Île-de-France

Veuillez-vous rapprocher de ces organismes afin d’avoir plus d’informations.

A noter : Les frais de missions du jury de soutenance seront pris en charge selon les règles et les possibilités financières de chaque École Doctorale et des laboratoires

Les démarches relatives à la recherche de logement à Paris doivent être effectuées en priorité et à titre individuel par le doctorant. Toutefois le SRI pourra autant que possible orienter/aider le doctorant dans sa recherche en lui proposant (si disponibilité) une chambre à la CIUP.

Attention : Veuillez noter que le contingent CIUP (Cité Internationale Universitaire de Paris) est très limité, de plus l’obtention d’une chambre confort n’est possible qu’en début d’année universitaire. Alors soyez rapides.

D’autres options telles que la plateforme Studapart existent.

Les démarches relatives au visa, s’effectuent en lien avec le CED qui pourra vous orienter pour établir votre convention d’accueil pour la durée de votre période de séjour en France.  Il est fort possible que les autorités consulaires demandent une copie de votre convention.

A Université Paris Cité vous avez 3 interlocuteurs privilégiés pour :

• L’élaboration, le suivi et la révision de votre convention de cotutelle : l’équipe Coopération Internationale du Pôle commun Stratégie et Relations Internationales (SRI) vous répondra, adressez mail à cooperation.iro@u-paris.fr
• La gestion et le suivi administratif pendant votre cotutelle : candidature en doctorat, inscription, réinscription, soutenance. Ces démarches sont à effectuer auprès du gestionnaire de votre Ecole doctorale et le CED (service inscription ou soutenance).

Trouver le gestionnaire administratif de votre Ecole Doctorale
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·Soutenance / diplôme 

• Les aspects pédagogiques et recherche, avant et pendant votre doctorat en cotutelle : Sujet de thèse, suivi de vos travaux… doit se faire en lien avec vos directeurs de thèse. Il vous revient de les contacter directement et s’ils ne se connaissent pas, de les mettre en contact pour qu’ils évoquent leurs intérêts communs et puissent définir ensemble un sujet de recherche pour la cotutelle de thèse.