FAQ télétravail

Depuis le 1er septembre 2021, le télétravail est mis en place pour l’ensemble des personnels BIATSS d’Université Paris Cité (fonctionnaires et contractuels). Cette FAQ est à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de ce nouveau dispositif.

 

Le dispositif de télétravail

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail désigne une organisation du travail qui permet d’exercer une activité en dehors des locaux d’Université Paris Cité grâce aux technologies de l’information et de la communication (Internet, téléphonie mobile, fax, etc.).

Qui peut- bénéficier du télétravail ?

Tout personnel BIATSS d’Université Paris Cité peut demander à bénéficier d’un télétravail (y compris les apprentis). Les stagiaires accueillis via une convention et les vacataires sont exclus du dispositif.

Les agents BIATSS titulaires et contractuels exerçant leurs fonctions à temps plein quel que soit leur rythme (4,5 ou 9/10 jours) ou à temps partiel sont éligibles au télétravail, à condition d’occuper un poste dont tout ou partie de l’activité peut être exercée à distance et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement collectif du service et la configuration de l’équipe de rattachement.

A combien de jours de télétravail ai-je le droit par semaine ? Selon quelle quotité ?

A partir de l’année universitaire 2022-2023, un agent à temps plein pourra bénéficier, si les conditions d’éligibilité sont réunies, d’un maximum de 3 jours fixes par semaine, ou de 6 jours flottants par mois de télétravail.

Le télétravail peut être exercé dans un cadre hebdomadaire selon la quotité suivante : 0,5 jour ; 1 jour ; 1,5 jour ; 2 jours ; 2,5 jours et 3 jours. Pour les jours flottants, ils peuvent être répartis par demi-journée ou journée entière.

Que signifie les jours de télétravail flottants ?

Les jours flottants (4 au maximum) sont des jours télétravaillés qui se programment dans un cadre mensuel. A l’instar des jours de télétravail hebdomadaires, l’activité doit être télétravaillable et ils doivent être sollicités auprès du responsable hiérarchique.

 

Critères d’éligibilité et mise en place du télétravail

Sur quels critères ma demande de télétravail peut-elle être accordée ?

La demande de télétravail est soumise à la validation du supérieur hiérarchique au regard de 4 conditions d’éligibilité cumulatives :

  • L’activité de l’agent : les missions de l’agent doivent être télétravaillables en tout ou en partie
  • La capacité de l’agent à télétravailler : le responsable hiérarchique appréciera les capacités individuelles de l’agent à s’organiser, son autonomie, sa capacité à rendre compte, sa maitrise des technologies de l’information et de la communication,
  • L’organisation du collectif de travail : cette demande doit être compatible avec la nécessité de continuité d’une présence sur site, notamment pour assurer l’accueil physique des publics (étudiants, personnels, etc.)
  • L’environnement de travail : l’agent doit bénéficier d’une connexion internet permettant l’accès fluide aux outils informatiques d’Université Paris Cité et d’un lieu de télétravail conforme aux règles de sécurité.
Puis-je télétravailler n’importe quel jour de la semaine ?

Le choix des jours télétravaillés font l’objet d’un dialogue entre l’agent et le supérieur hiérarchique, celui-ci les arrête en tenant compte de l’organisation collective du service. Afin de préserver les collectifs de travail, le supérieur hiérarchique peut sanctuariser 2 jours de présence sur site par semaine.

Que dois-je faire pour bénéficier du télétravail ?

Pour bénéficier du télétravail chaque agent doit formuler une demande écrite à sa hiérarchie qui peut valider ou invalider cette demande. La demande est formalisée par une convention de télétravail pour une durée de 12 mois. Le planning de régime de travail individuel doit également être rempli et validé par la hiérarchie.

En tant que manager, quel est mon rôle dans la mise en place du télétravail ?

Le manager étudie chaque demande qui lui est soumise au regard des critères d’éligibilité. Il conserve les conventions signées et en remet une copie à l’agent. Il signe également le planning hebdomadaire.

Que faire si mon responsable hiérarchique refuse ma demande de télétravail ?

En cas d’impossibilité de donner une suite favorable, le refus opposé doit être précédé d’un entretien et être motivé de manière écrite par le responsable hiérarchique. L’agent peut faire appel à son N+2 qui lui accordera un entretien dans le cadre d’un recours hiérarchique et, si nécessaire, saisir la CPE (Commission Paritaire d’Etablissement) sur sa situation individuelle.

Le télétravail est-il réversible ?

Il est prévu une période d’adaptation de trois mois afin que l’agent et son responsable hiérarchique puissent déterminer si le télétravail est un mode d’organisation qui leur convient.  Au cours de cette période d’adaptation, le télétravailleur ou le responsable peuvent décider de mettre fin au télétravail au cours d’un entretien, moyennant un délai de prévenance raisonnable.

Outre cette période d’adaptation et afin de s’assurer que le télétravail réponde aux attentes et aux obligations de chacun, l’agent ou son responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de la durée de l’engagement, par écrit.  Lorsque la rupture est à l’initiative du responsable hiérarchique, elle sera précédée d’un entretien, moyennant un délai de prévenance de trois mois.  Si la demande de retour sur site émane de l’agent, celle-ci doit se faire par écrit à son responsable hiérarchique avec un délai de prévenance d’un mois.

Comment renouveler ma demande ?

La convention de télétravail est valable maximum 12 mois à partir de la signature de la convention.  A son échéance, une nouvelle convention doit être établie.

Comment modifier ma demande ?

Les demandes de modification du nombre de jours ou du choix des jours télétravaillés sont soumises à l’accord du responsable hiérarchique. Un avenant doit être établi (rempli par l’agent demandeur et soumis à l’avis et la signature du responsable).  Il conviendra également de mettre à jour le planning de régime de travail individuel.

Puis-je bénéficier de formation pour m’aider à télétravailler ?

Des actions de formation au télétravail seront fortement conseillées aux télétravailleurs et pourront dans certaines situations conditionner la poursuite de cette organisation du travail au-delà de la période d’adaptation.

Qui puis-je solliciter en cas de questions ou de difficultés dans la mise en œuvre du télétravail ?

L’établissement a nommé des référentes télétravail qui peuvent être contactées via l’adresse suivante : teletravail.drho@u-paris.fr .Elles peuvent être sollicitées par l’ensemble des personnels qui souhaite obtenir une information sur l’application du télétravail au sein de l’université, aussi bien en amont qu’en aval du déploiement du télétravail.

 

Conditions pratiques du télétravail 

Où puis-je télétravailler ?

Le télétravail vise un lieu régulier de travail tel que le domicile de l’agent ou un autre lieu privé déclaré.

Puis-je choisir plusieurs lieux de télétravail ?

Oui, dans tous les cas les lieux où l’agent exerce le télétravail doivent être déclarés et respecter les normes de sécurité. L’agent doit être en mesure de rejoindre son lieu d’affectation dans un délai raisonnable.

Puis-je modifier le lieu de télétravail et comment ?

Tout changement de lieu de télétravail devra être déclaré via la signature d’un avenant. Comme tous les lieux déclarés pour le télétravail, il doit respecter la conformité électrique, être couvert par une assurance et disposer d’une connexion internet. Sa localisation doit permettre de pouvoir rejoindre son lieu d’affectation dans un délai raisonnable.

Peut-on modifier les jours de télétravail ?

Si, pour des raisons professionnelles ou personnelles, l’agent ne peut exercer son activité en télétravail certains jours prévus dans le cadre de sa convention, il reviendra sur son site d’affectation et en informera sa hiérarchie. Les jours non télétravaillés ne sont pas reportés ni cumulés.

Comment aménager mon espace de travail à domicile ?

Il est recommandé à l’agent de réserver un « espace télétravail » à son domicile avec une surface minimale dotée d’un mobilier adapté, correctement éclairé et isolé des bruits extérieurs et intérieurs.

Quels sont les coûts et le matériel relatifs au télétravail, pris en charge par Université Paris Cité ?

Université Paris Cité apporte l’équipement informatique nécessaire : ordinateur et casque, les modalités d’installation et d’entretien pour réaliser l’activité à distance. Sont exclus les équipements mobiliers et tout équipement individuel d’impression ou de reprographie Université Paris Cité ne prend pas en charge les coûts de mise en conformité des installations, qui sont un préalable à la demande de l’agent et les frais de connexion à internet.

Comment est calculé et versé le « forfait télétravail » ?

Depuis le 1er septembre 2021, les agents d’Université Paris Cité ont droit à une indemnité contribuant au remboursement des frais engagés en raison du télétravail. Cette indemnité prend la forme d’une allocation forfaitaire appelée forfait télétravail. Le montant de l’indemnité est fixé à 2,50 € par journée de télétravail effectuée, dans la limite de 220 € par an pour 3 jours de télétravail et plus. Le forfait télétravail est versé par trimestre, sur la base du nombre de jours de télétravail autorisés.

S’il y a lieu, il fera l’objet d’une régularisation en fonction des jours de télétravail réellement effectués au cours de l’année civile, régularisation qui interviendra au 1er trimestre de l’année suivante. Le 1er versement du forfait télétravail pour les journées de télétravail effectuées entre le 1er septembre et le 31 décembre 2021 interviendra au 1er trimestre 2022.

Que faire en cas de panne de réseau internet ?

En cas de coupure d’électricité ou de connexion, l’agent devra poursuivre son activité selon les modalités à définir avec son supérieur hiérarchique. Si aucune activité ne peut être alors exercée en télétravail, l’agent devra revenir sur son lieu d’affectation (ce jour non télétravaillé ne sera pas reporté). Ces coupures ne pourront pas être invoquées comme motifs à la non-réalisation des activités qui lui sont confiées.

Pourquoi faut-il attester d'une d’assurance habitation pour le télétravail ?

Les dispositions légales et réglementaires relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

A cet effet, lors de l’établissement de la convention, le télétravailleur atteste sur l’honneur que son ou ses lieux de télétravail, permettent l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

La présentation d’une attestation d’assurance habitation pourra être demandée en cas de besoin.

Quelles formalités dois-je accomplir auprès de mon assurance ?

Dans le cadre de la demande initiale de télétravail, le télétravailleur déclare sur l’honneur avoir souscrit d’une assurance multirisques habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Par ailleurs, l’agent doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance (renseignez-vous auprès de votre assurance habitation). Celle-ci vous remettra alors une attestation précisant avoir bien pris acte de cette information. Cette attestation pourra, en cas de besoin, vous être demandée (en cas d’incident, de sinistre, etc.).

 

Situations particulières et télétravail

Puis-je avoir recours à des jours de télétravail de manière occasionnelle ou exceptionnelle ?

Dès lors que les activités sont télétravaillables, tout agent rencontrant une difficulté personnelle exceptionnelle ou des événements extérieurs (exemple : trafic ferroviaire interrompu, garde d’un enfant malade autonome, acte médical à domicile, etc…) peut, de manière occasionnelle, solliciter des jours de télétravail en dehors de ceux prévus dans une convention de télétravail ou déplacer un jour initialement prévu. Il devra au préalable demander l’accord de son responsable hiérarchique par mail en précisant le motif.

Puis je reporter un jour de télétravail ?

Non, le jour télétravaillé n’a pas vocation à être reporté.

Peut-on me demander de venir sur site même si je suis censé être en télétravail ?

Dans le cas où une présence physique est nécessaire, le télétravail pourra être suspendu de manière occasionnelle avec un délai de prévenance raisonnable. Ce jour non télétravaillé n’a pas vocation à être reporté.

Que se passe-t-il en cas de mobilité ou changement de fonction ?

En cas de changement de fonction au sein du service ou de mutation dans un autre service, la convention de télétravail prend fin. Si l’agent souhaite continuer à télétravailler, il devra solliciter son nouveau responsable hiérarchique afin d’établir une nouvelle convention.

 

Santé et télétravail

Puis-je télétravailler pour raison de santé ?

En raison de son état de santé ou d’une situation de handicap, un agent peut solliciter une dérogation à la durée maximale hebdomadaire de télétravail. Il doit se rapprocher du service de médecine de prévention afin que le médecin du travail examine sa demande. Le cas échéant, et après échange avec le supérieur hiérarchique, une préconisation de télétravail pour raison de santé est établie par le médecin du travail pour une durée maximum de 6 mois renouvelable (une préconisation du médecin traitant n’est pas admise).

L’agent remplit ensuite une convention de télétravail (ou un avenant s’il télétravaillait déjà) qu’il remet à son manager avec la préconisation du médecin du travail.

Puis-je télétravailler davantage en cas de grossesse ?

A leur demande, après avoir déclaré leur grossesse et sous réserve d’activités télétravaillables, les femmes enceintes peuvent solliciter une durée du télétravail supérieure à celle inscrite dans le cadrage. Si la personne ne télétravaillait pas auparavant, une convention doit être établie, sinon il convient d’utiliser un avenant.

Puis-je avoir recours à des jours de télétravail supplémentaires pour aider un proche ?

Il est possible de solliciter une durée du télétravail supérieure à celle inscrite dans le cadrage lorsque l’on est en situation de proche aidant (pour s’occuper d’un proche en situation de handicap ou faisant l’objet d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité), sous réserve d’activités télétravaillables et pour une durée de 3 mois maximum, renouvelable. Il est nécessaire de remplir les conditions permettant l’octroi d’un congé de proche aidant.  Aussi, les justificatifs suivants doivent être fournis par l’agent demandeur :

  • Une déclaration sur l’honneur du lien familial du demandeur avec la personne aidée ou de l’aide apportée à une personne âgée ou en situation de handicap avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables.
  • Une copie de la décision MDPH justifiant d’un taux d’incapacité permanente au moins égal à 80 % (si la personne aidée est un enfant ou un adulte handicapé) ou une copie de la décision d’attribution de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) au titre d’un classement dans les groupes I, II et III de la grille AGGIR (lorsque la personne aidée souffre d’une perte d’autonomie).

Ces pièces sont à transmettre à la DGDRHO (lydie.mykula@u-paris.fr) qui vérifiera leur conformité. Le cas échant, la DGDRHO transmet par mail à l’agent demandeur une attestation de proche aidant. Cette pièce est à joindre à la convention de télétravail (ou à l’avenant si l’agent télétravaillait déjà).

Que se passe-t-il en cas d’arrêt maladie ?

L’agent avise l’université de l’arrêt maladie dans les mêmes délais et selon les mêmes conditions que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux.

Si je suis en situation de handicap, l’administration prend-elle en charge le matériel adapté ?

Si l’agent est en situation de handicap reconnue (exemple : bénéficiaire de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé RQTH, de la carte mobilité inclusion mention invalidité…), le matériel prescrit par le médecin du travail et en lien avec la pathologie de l’agent, est pris en charge par le budget handicap de l’université pour l’adaptation du poste de travail sur site et/ou au domicile de l’agent.

Comment est pris en charge un accident de travail lorsque je suis en télétravail ?

Les accidents de service / de travail sont pris en charge par l’université ou la sécurité sociale en fonction du statut de la victime. L’accident survenu pendant les heures de télétravail et dans le cadre des fonctions exercées par l’agent en télétravail est présumé être un accident de travail / de service. Il doit donc être déclaré au service de gestion des AT via cette adresse : atmp.drho@u-paris.fr.  L’imputabilité de l’accident en télétravail sera étudiée dans les mêmes conditions qu’un accident sur site.