« Notre plan d’action des prochains mois est clair : sécuriser les transferts d’activités tout en continuant d’expliquer le sens de ces transformations. » Valérie Néouze Directrice Générale des Services par interim.
La Phase 3 de transformation de l’administration, qui concerne les domaines RH et Finances-Achats, entre pleinement dans sa phase dite « d’opérationnalisation ». Concrètement en quoi cela consiste ?
Le modèle académique et administratif porté par Université Paris Cité repose sur le rôle statutairement dévolu aux trois Facultés. L’élaboration et le déploiement du nouveau schéma organisationnel mobilisent ainsi toute notre attention depuis la création de l’établissement. Après une année de réflexion collective sur les métiers et les organisations des domaines des ressources humaines et des finances, 2023 est l’année de « l’opérationnalisation » qui doit nous permettre de donner vie au modèle de façon concrète. L’objectif est double : rendre les Facultés pleinement opérationnelles dans leur rôle, celui de garantes de la déclinaison de la politique de formation et de recherche d’Université Paris Cité, au plus près du terrain et de nos usagers et soutenir la transformation des directions métiers vers des missions plus centrées sur l’appui administratif à la stratégie de l’établissement.
Notre plan d’action des prochains mois est clair : sécuriser les transferts d’activités tout en continuant d’expliquer le sens de ces transformations. A l’issue du passage devant les instances à l’automne dernier, nous nous sommes donnés jusqu’au mois de juillet 2023 pour préparer très concrètement la mise en place des organisations retenues, en Facultés et dans les directions métiers DRHO et DFA : c’est un moment nécessaire pour lequel nous prenons le temps de collaborer avec tous les acteurs concernés.
Plusieurs chantiers ont été lancés : d’une part, un chantier de mise en qualité qui a pour objet de définir et partager les nouvelles manières de fonctionner, avec des processus adaptés, clarifiés et écrits pour faciliter la transition et d’autre part, un chantier RH pour accompagner chaque collègue dans sa projection individuelle. Ces transferts d’activités et de responsabilités sont autant d’opportunités collectives d’améliorer nos fonctionnements et le service que l’on rend à nos usagers. Ils sont aussi l’occasion, pour chaque agent, de réinterroger son évolution et ses envies professionnelles ainsi que son positionnement au sein de l’établissement. Sur ce dernier point, une démarche d’accompagnement des agents a été définie. Elle a été pensée dans une logique de « pas à pas » pour amener progressivement chaque agent dans la cible organisationnelle retenue. Cette phase d’opérationnalisation est un véritable défi collectif que nous devons relever, pour faire la preuve de la force de notre modèle.
Pouvez-vous en dire plus sur cette démarche d’accompagnement des agents ?
Si la phase d’opérationnalisation est un défi, l’accompagnement des collègues l’est encore plus. Cette démarche doit nous permettre de conduire les transferts dans les meilleures conditions, sans précipitation et en toute transparence vis-à-vis des collègues. Aussi, nous avons souhaité prendre le temps de travailler cet accompagnement, qui est au cœur de la réussite de ce projet. Les ingrédients d’un bon accompagnement sont la clarté des étapes, la transparence des décisions et le dialogue.
Notre démarche comporte plusieurs volets : d’abord elle précise les grandes étapes menant aux transferts, puis elle expose les garanties sociales liées à ces transferts tant du point de vue des conditions de travail, de l’indemnitaire que de l’évolution professionnelle. Enfin elle précise les implantations géographiques des équipes, pour les 3 Facultés ainsi que pour la DGDRHO et la DGDFA. Elle permet avant tout à chacun de se projeter, sur des nouveaux métiers et de nouveaux postes, sur de nouvelles implantations géographiques, au sein de nouvelles équipes, tout en restant au sein de l’Université. Les encadrants sont aussi concernés, avec l’objectif de les outiller au maximum pour accompagner leurs équipes, dans leur prise de poste, dans leur fonction de manager le cas échéant avec un plan de formation dédié. Il est important de souligner que la construction de cette démarche est le fruit d’un travail collectif associant les Facultés, la DGDRHO, la DGDFA et les représentants des personnels, autant d’acteurs vers lesquels il nous faudra revenir régulièrement pour vérifier la pertinence du dispositif.
Dès le mois d’avril un cycle d’échanges thématiques sera également lancé autour du changement : comment l’accompagner, le gérer et le faire vivre. Bien souvent perçue comme une contrainte qui bouleverse nos habitudes et notre quotidien, la transformation est aussi une réelle opportunité de faire bouger les lignes et d’apprendre.
L’année 2023 sera marquée par un renouvellement de la gouvernance d’Université Paris Cité. Quel cap fixez-vous pour la transformation de l’administration, et pour la phase 3 en particulier ?
Le cap, c’est celui de la continuité d’action. À la suite du départ de Nicolas Jeanjean, dans l’attente de la nomination d’un prochain Directeur ou d’une prochaine Directrice Général(e) des Services, j’assure l’interim de la Direction Générale des Services à la demande de Christine Clerici, Présidente d’Université Paris Cité. La feuille de route est claire, nous poursuivons le projet dans la même ligne et avec le même calendrier.
La transformation de l’administration suivra son cours selon les modalités énoncées dans le Projet d’Administration et détaillées par la suite en concertation avec les directions concernées et les représentants des personnels. C’est un mouvement qui prend du temps et dans lequel les équipes se sont investies, en continu, depuis plus de trois ans avec l’objectif, constant et partagé, d’un meilleur service rendu aux étudiants et aux enseignants-chercheurs tout en faisant évoluer les conditions de travail. Nous gardons le cap !