A partir du 1er septembre 2020, un nouveau régime de travail commun est mis en place pour l’ensemble des personnels BIATSS d’Université de Paris (fonctionnaires et contractuels). Cette FAQ est à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de ce nouveau régime.

 

Nouveau régime de travail

Que se passe-t-il à la rentrée pour les personnels Biatss ?

Pour rappel, jusqu’à fin décembre, le travail à distance se poursuit de manière transitoire à raison de deux jours maximum par semaine. Dans ce cadre et conformément au nouveau régime de travail des personnels BIATSS, votre supérieur.e hiérarchique peut définir 1 à 2 jours fixes de présence sur site par semaine pour favoriser le collectif de travail.

Pour autant, en raison du contexte sanitaire, des recommandations complémentaires pourront être apportées.

Concernant la mise en œuvre du nouveau régime de travail, votre supérieur.e hiérarchique se rapprochera de vous afin que vous puissiez définir conjointement votre organisation de travail en fonction de vos souhaits et/ou contraintes avec celles du service pour organiser au mieux le roulement des équipes et ainsi répondre aux nécessités de service et besoins de l’activité.

Enfin, l’outil GESTOR n’est plus utilisable à compter du 1er septembre prochain. La DGDRHO vous invite à utiliser les outils excel mis à votre disposition pour faciliter le suivi des congés dans l’attente d’un outil de gestion des congés à la rentrée universitaire 2021-2022.

Comment appliquer le nouveau régime de travail général pour les personnels Biatss ?

Je suis un agent

  1. Je prends connaissance de la note du régime de travail général applicable aux personnels Biatss titulaires et contractuels.
  2. Je choisis mon rythme de travail sur deux semaines :
    • 5 + 5 jours
    • 5 + 4 jours
    • 4.5 jours + 4.5 jours
  3. Je choisis ma modulation horaire quotidienne de sorte à faire 75 heures dans la quinzaine :
    • pour le rythme 5 + 5 jours : entre 7h et 8h de travail effectif journalier
    • pour le rythme 5 + 4 jours : entre 7h30 et 8h30 de travail effectif journalier sur la semaine de 5 jours et entre 8h15 et 9h15 de travail effectif journalier sur la semaine de 4 jours
    • pour le rythme 4.5 jours + 4.5 jours : entre 8h et 9h de travail effectif journalier et entre 3h00 et 4h00 de travail effectif sur la demi-journée OU entre 8h10 et 9h10 de travail effectif journalier et entre 3h40 et 4h40 de travail effectif sur la demi-journée.
  4. Je choisis mes plages horaires journalières :
    • j’arrive entre 07h30 et 10h le matin
    • je pars entre 15h30 et 20h l’après-midi
    • puis j’ajoute une pause méridienne de 45 minutes minimum
  5. Je fais remonter mes choix de rythme, modulations et plages horaires à mon supérieur.e hiérarchique via le planning individuel.

 

J’encadre une équipe

  1. Je prends connaissance de la note du régime de travail général applicable aux personnels Biatss titulaires et contractuels.
  2. J’organise une réunion spécifique avec mon équipe sur ce nouveau régime de temps de travail avec présentation de la nouvelle réglementation et des documents associés (lien planning individuel, planning des congés, demande de congés et planning collectif) et je rappelle les spécificités du service et les contraintes liées à l’activité (accueil du public, permanences physiques, réunions, …).
  3. J’organise des entretiens individuels avec chaque membre de mon équipe pour échanger sur le planning individuel souhaité. A l’issue de cet entretien, un planning prévisionnel de l’agent est arrêté.
  4. Je coordonne l’ensemble des demandes de façon à répondre aux besoins de l’activité de mon service. En cas de changement nécessaire, je sollicite les agents individuellement pour une révision éventuelle de leur planning.
  5. Je présente le planning collectif à l’ensemble de mon équipe après avoir validé les plannings individuels.

Comme toute nouvelle organisation, elle doit être éprouvée par l’ensemble du service et pourra être revue si besoin. En cas de difficultés dans la mise en œuvre de ce régime de travail, contactez l’adresse suivante : regime-travail.biatss.drho@u-paris.fr et/ou inscrivez-vous aux cafés des managers prévus tous les mercredis de 10h à 12h sur l’evento : https://evento.renater.fr/survey/cafes-des-managers-gsesr68g

Comment s’applique le nouveau régime de temps de travail pour les agents à temps partiel ?

Les agents à temps partiel doivent se référer au tableau ci-dessous pour mettre en œuvre le nouveau régime de temps de travail en fonction de leur quotité avant de le soumettre à son.sa supérieur.e hiérarchique.

Exemples

Un agent à 90% qui choisit un rythme sur 4.5 jours :

Un agent à 90% qui choisit un rythme en alternance 4.5 jours et 3.5 jours

Existe-t-il des spécificités dans ce nouveau régime de travail ?

Parallèlement au cadrage général du régime de travail, l’aménagement du temps de travail des collectifs ayant des spécificités de service, en lien avec le service aux usagers, les services de soin à la personne et la protection des biens et des personnes, sera examiné à l’automne avec les directions concernées, des référent.e.s métiers et des représentant.e.s du personnel.

En attendant, de façon transitoire, les directions concernées bénéficieront jusqu’au 31 décembre 2020, de mesures exceptionnelles sur décision du directeur général des services.

 

Modulation du temps de travail 

Qu’est-ce que la modulation horaire quotidienne de 30 minutes ?

La modulation horaire quotidienne de 30 minutes permet de faire varier la durée journalière effective du travail dans la limite de 30 minutes en plus ou en moins, de sorte qu’à la fin de la quinzaine l’agent ait accompli 75 heures de travail effectif.  La répartition journalière peut donc varier de plus ou moins 30 minutes.

Exemples :

  • un agent ayant un rythme de travail 5+5 jours devra travailler en moyenne 7h30 par jour, avec une durée minimale journalière de 7h et une durée maximale journalière de 8h, de sorte qu’il ait accompli 75 heures de travail effectif à la fin de la quinzaine de référence.
  • un agent ayant un rythme de travail 5+4 jours devra travailler en moyenne 8h par jour la semaine de 5 jours, avec une durée minimale journalière de 7h30 et une durée maximale journalière de 8h30 et en moyenne 8h45 par jour la semaine de 4 jours avec une durée minimale journalière de 8h15 et une durée maximale journalière de 9h15, de sorte qu’il ait accompli 75 heures de travail effectif à la fin de la quinzaine de référence.
  • un agent ayant un rythme de travail 4.5+4.5 jours devra travailler en moyenne 8h30 par jour, avec une durée minimale journalière de 8h et une durée maximale journalière de 9h sur les journées entières et en moyenne 3h30 sur la demi-journée avec une durée minimale de 3h00 et une durée maximale de 4h00 OU en moyenne 8h20 par jour, avec une durée minimale journalière de 8h10 et une durée maximale journalière de 9h10 sur les journées entières et en moyenne 4h10 sur la demi-journée avec une durée minimale de 3h40 et une durée maximale de 4h40  de sorte qu’il ait accompli 75 heures de travail effectif à la fin de la quinzaine de référence.
Comment fonctionnent les plages horaires du nouveau régime de travail ?

Après avoir choisi un rythme de travail (5 jours par semaine, 4.5 jours par semaine ou alternance de 5 jours et 4 jours), chaque agent devra soumettre à son.sa supérieur.e hiérarchique (lien tableau) ses plages horaires en respectant le cadre ci-dessous :

  • arrivée entre 7h30 et 10h00
  • départ entre 15h30 et 20h00
  • temps de pause méridien de 45 minutes minimum

Exemples

Pour le rythme à 5 + 5 jours :

Dans cet exemple, l’agent effectue en moyenne 7h30 avec plus ou moins 30 minutes par jour, soit entre 7h et 8h par jour de sorte à faire 75 heures dans la quinzaine. Ses plages horaires peuvent lui permettre de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle tout en respectant le cadre général qui implique une présence obligatoire entre 10h et 15h30 ainsi qu’une pause méridienne d’au moins 45 minutes.

Pour le rythme à 5 + 4 jours :

Pour le rythme à 4.5 + 4.5 jours :

 

Comment s’organise la pause méridienne ?

Un temps de pause méridienne de 45 minutes est obligatoire. Pour rappel, au-delà de 6 heures, les agents doivent pouvoir bénéficier d’une pause d’au moins 20 minutes.

Cette pause réglementaire de 20 minutes minimales peut être comptabilisée dans le temps de pause méridienne de 45 minutes ou bien s’y ajouter. Quoiqu’il en soit, la pause méridienne s’ajoute aux heures de travail journalières. 

Comment sont gérées les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande du.de la supérieur.e hiérarchique au-delà de 75 heures de travail effectif sur la quinzaine. A ce titre, le.la supérieur.e hiérarchique doit veiller à l’effectivité des heures supplémentaires réalisées. Les heures supplémentaires ne peuvent pas dépasser 18 heures par trimestre. Elles seront récupérées sur la base d’une majoration de 1,1 de l’heure (1 heure = 1 heure 6 minutes) soit 2,5 jours par trimestre au maximum.

Les heures supplémentaires doivent s’effectuer dans le cadre légal de 10 heures effectives journalières maximum de travail (hors pause méridienne de 45 minutes, soit 10h45 par jour de présence).

 

Gestion des congés 

Quelles sont les règles pour poser ses congés ?

Dans le cadre de la mise en place du nouveau régime de travail des personnels BIATSS, le temps de travail annuel s’élève à 1607h, calculé sur une base de 211 jours de travail effectif soit 7h30 en moyenne par jour (365 jours – 104 jours de weekend – 50 jours de congés annuels).

Sur cette base, les jours de congés annuels sont décomptés à raison de 7 heures 30 par jour. Et les jours fériés, lorsqu’ils surviennent un jour habituellement travaillé, sont décomptés à raison de 7 heures 30 par jour.

Afin d’assurer le même nombre d’heures de travail effectif au cours de la quinzaine et de garantir ainsi l’égalité de traitement entre les personnels quel que soit le rythme de travail retenu, les règles suivantes pour poser des jours de congés annuels devront être respectées :

  • Chaque journée de congé posée équivaut à 7h30 de travail effectif (3h45 pour la demi-journée).
  • Pour l’agent qui souhaite poser une journée de congé dans la quinzaine :
    • Lorsque la journée inscrite à son planning correspond à 7h, l’agent devra effectuer une demi-heure de moins de travail sur une autre journée dans la quinzaine ;
    • Lorsque la journée inscrite à son planning est supérieure à 7h30, l’agent devra effectuer les heures de travail manquantes dans la quinzaine. Exemple : lorsque la journée de travail inscrite au planning correspond à 8h45, l’agent qui pose une journée de congé devra faire 1h15 en plus le reste de la quinzaine.
  • Pour l’agent qui souhaite poser une semaine de congé dans la quinzaine :

    • L’agent devra poser 5 jours de congés dans la semaine quel que soit son rythme de travail, cette semaine valant 37h30.

    • L’agent à 9/10 devra veiller à travailler 37h30 l’autre semaine de la quinzaine de référence.

  • Pour la fermeture administrative estivale d’Université de Paris :
    • Pendant la période de fermeture administrative estivale d’Université de Paris, d’une durée de 3 semaines, l’ensemble des agents à temps plein, quel que soient les modalités d’organisation de leur temps de travail (5/5, 4,5/5 ou 9/10) posera 15 jours de congés (ou 14 si le 15 août survient entre le lundi et le vendredi).
    • L’agent à 9/10 devra veiller à travailler 37h30 l’autre semaine de la quinzaine de référence partagée entre activité professionnelle et congé annuel (avant ou après la période de fermeture selon les situations).

Ces nouvelles règles de gestion sont applicables rétroactivement à compter du 1er septembre 2020. Ainsi, les agents doivent le cas échéant effectuer une régularisation rétroactive des droits à congés et des congés depuis le 1er septembre :

  • Le compteur des droits est rétabli à 50 jours pour tous les agents travaillant à temps plein ;
  • Toute semaine de congés prises est décomptée pour 5 jours.
Comment poser ses congés annuels ?

Pour faire une demande de congés, je dois renseigner le document « Formulaire de demande de congés » puis le transmettre pour validation à mon.ma supérieur.e hiérarchique. Après sa validation, je renseigne mon « Tableau de suivi des congés et autres autorisations d’absence du poste de travail (maladie etc.) » afin d’avoir un suivi global de ces derniers.

Les congés se prennent au minimum à la demi-journée.

Peut-on reporter des jours de congés ?

Les agents n’ayant pas pu solder leur contingent de congés annuels avant le 31 août de l’année universitaire de référence ont la possibilité de les reporter jusqu’au 31 décembre de l’année civile en cours sur autorisation exceptionnelle donnée par le.la supérieur.e hiérarchique.

Dans le cadre de l’Etat d’Urgence Sanitaire de mars 2020, la date limite de report des congés acquis au titre de l’année 2019/2020 est fixée exceptionnellement au 31 août 2021.

Comment puis-je récupérer le temps de travail effectué en week-end et/ou jours fériés ?

Le temps de travail effectué en week-end et/ou jours fériés donne lieu à des récupérations suivant une majoration les dimanche et jours fériés :

  • Le coefficient multiplicateur est de 1,5 (1 heure = 1 heure 30)

Il convient à l’agent de se rapprocher de son.sa supérieur.e hiérarchique pour définir quand ce temps de récupération pourra être pris.

Quels sont les outils mis à votre disposition pour la gestion des congés dans le cadre du nouveau régime de travail ?

L’outil GESTOR n’est plus utilisable depuis le 1er septembre dernier.
La DGDRHO vous invite à utiliser les outils excel mis à votre disposition pour faciliter le suivi des rythmes et des congés dans l’attente d’un outil de gestion des congés en 2021-2022 : Planning collectif, Formulaire de demande de congés, Tableau de suivi des congés et autres autorisations d’absence du poste de travail (maladie etc.).

En dehors de Gestor, des logiciels de gestion des congés existent et peuvent perdurer dans certaines structures. Dans ce cadre, il peut être décidé par le.la responsable hiérarchique d’utiliser le logiciel préexistant pour la gestion des congés si ce dernier convient aux besoins du service.

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