A partir du 1er septembre 2020, un nouveau régime de travail commun est mis en place pour l’ensemble des personnels BIATSS d’Université de Paris (fonctionnaires et contractuels). Cette FAQ est à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de ce nouveau régime.

 

Nouveau régime de travail

Que se passe-t-il à la rentrée pour les personnels Biatss ?

Pour rappel, jusqu’à fin décembre, le travail à distance se poursuit de manière transitoire à raison de deux jours maximum par semaine. Dans ce cadre et conformément au nouveau régime de travail des personnels BIATSS, votre supérieur.e hiérarchique peut définir 1 à 2 jours fixes de présence sur site par semaine pour favoriser le collectif de travail.

Pour autant, en raison du contexte sanitaire, des recommandations complémentaires pourront être apportées.

Concernant la mise en œuvre du nouveau régime de travail, votre supérieur.e hiérarchique se rapprochera de vous afin que vous puissiez définir conjointement votre organisation de travail en fonction de vos souhaits et/ou contraintes avec celles du service pour organiser au mieux le roulement des équipes et ainsi répondre aux nécessités de service et besoins de l’activité.

Enfin, l’outil GESTOR n’est plus utilisable à compter du 1er septembre prochain. La DGDRHO vous invite à utiliser les outils excel mis à votre disposition pour faciliter le suivi des congés dans l’attente d’un outil de gestion des congés à la rentrée universitaire 2021-2022.

Comment appliquer le nouveau régime de travail général pour les personnels Biatss ?

Je suis un agent

  1. Je prends connaissance de la note du régime de travail général applicable aux personnels Biatss titulaires et contractuels.
  2. Je choisis mon rythme de travail sur deux semaines :
    • 5 + 5 jours
    • 5 + 4 jours
    • 4.5 jours + 4.5 jours
  3. Je choisis ma modulation horaire quotidienne de sorte à faire 75 heures dans la quinzaine :
    • pour le rythme 5 + 5 jours : entre 7h et 8h de travail effectif journalier
    • pour le rythme 5 + 4 jours : entre 7h30 et 8h30 de travail effectif journalier sur la semaine de 5 jours et entre 8h15 et 9h15 de travail effectif journalier sur la semaine de 4 jours
    • pour le rythme 4.5 jours + 4.5 jours : entre 8h et 9h de travail effectif journalier et entre 3h00 et 4h00 de travail effectif sur la demi-journée OU entre 8h10 et 9h10 de travail effectif journalier et entre 3h40 et 4h40 de travail effectif sur la demi-journée.
  4. Je choisis mes plages horaires journalières :
    • j’arrive entre 07h30 et 10h le matin
    • je pars entre 15h30 et 20h l’après-midi
    • puis j’ajoute une pause méridienne de 45 minutes minimum
  5. Je fais remonter mes choix de rythme, modulations et plages horaires à mon supérieur.e hiérarchique via le planning individuel.

 

J’encadre une équipe

  1. Je prends connaissance de la note du régime de travail général applicable aux personnels Biatss titulaires et contractuels.
  2. J’organise une réunion spécifique avec mon équipe sur ce nouveau régime de temps de travail avec présentation de la nouvelle réglementation et des documents associés (lien planning individuel, planning des congés, demande de congés et planning collectif) et je rappelle les spécificités du service et les contraintes liées à l’activité (accueil du public, permanences physiques, réunions, …).
  3. J’organise des entretiens individuels avec chaque membre de mon équipe pour échanger sur le planning individuel souhaité. A l’issue de cet entretien, un planning prévisionnel de l’agent est arrêté.
  4. Je coordonne l’ensemble des demandes de façon à répondre aux besoins de l’activité de mon service. En cas de changement nécessaire, je sollicite les agents individuellement pour une révision éventuelle de leur planning.
  5. Je présente le planning collectif à l’ensemble de mon équipe après avoir validé les plannings individuels.

Comme toute nouvelle organisation, elle doit être éprouvée par l’ensemble du service et pourra être revue si besoin. En cas de difficultés dans la mise en œuvre de ce régime de travail, contactez l’adresse suivante : regime-travail.biatss.drho@u-paris.fr et/ou inscrivez-vous aux cafés des managers prévus tous les mercredis de 10h à 12h sur l’evento : https://evento.renater.fr/survey/cafes-des-managers-gsesr68g

Comment s’applique le nouveau régime de temps de travail pour les agents à temps partiel ?

Les agents à temps partiel doivent se référer au tableau ci-dessous pour mettre en œuvre le nouveau régime de temps de travail en fonction de leur quotité avant de le soumettre à son.sa supérieur.e hiérarchique.

Exemples

Un agent à 90% qui choisit un rythme sur 4.5 jours :

Un agent à 90% qui choisit un rythme en alternance 4.5 jours et 3.5 jours

Existe-t-il des spécificités dans ce nouveau régime de travail ?

Parallèlement au cadrage général du régime de travail, l’aménagement du temps de travail des collectifs ayant des spécificités de service, en lien avec le service aux usagers, les services de soin à la personne et la protection des biens et des personnes, sera examiné à l’automne avec les directions concernées, des référent.e.s métiers et des représentant.e.s du personnel.

En attendant, de façon transitoire, les directions concernées bénéficieront jusqu’au 31 décembre 2020, de mesures exceptionnelles sur décision du directeur général des services.

 

Modulation du temps de travail 

Qu’est-ce que la modulation horaire quotidienne de 30 minutes ?

La modulation horaire quotidienne de 30 minutes permet de faire varier la durée journalière effective du travail dans la limite de 30 minutes en plus ou en moins, de sorte qu’à la fin de la quinzaine l’agent ait accompli 75 heures de travail effectif.  La répartition journalière peut donc varier de plus ou moins 30 minutes.

Exemples :

  • un agent ayant un rythme de travail 5+5 jours devra travailler en moyenne 7h30 par jour, avec une durée minimale journalière de 7h et une durée maximale journalière de 8h, de sorte qu’il ait accompli 75 heures de travail effectif à la fin de la quinzaine de référence.
  • un agent ayant un rythme de travail 5+4 jours devra travailler en moyenne 8h par jour la semaine de 5 jours, avec une durée minimale journalière de 7h30 et une durée maximale journalière de 8h30 et en moyenne 8h45 par jour la semaine de 4 jours avec une durée minimale journalière de 8h15 et une durée maximale journalière de 9h15, de sorte qu’il ait accompli 75 heures de travail effectif à la fin de la quinzaine de référence.
  • un agent ayant un rythme de travail 4.5+4.5 jours devra travailler en moyenne 8h30 par jour, avec une durée minimale journalière de 8h et une durée maximale journalière de 9h sur les journées entières et en moyenne 3h30 sur la demi-journée avec une durée minimale de 3h00 et une durée maximale de 4h00 OU en moyenne 8h20 par jour, avec une durée minimale journalière de 8h10 et une durée maximale journalière de 9h10 sur les journées entières et en moyenne 4h10 sur la demi-journée avec une durée minimale de 3h40 et une durée maximale de 4h40  de sorte qu’il ait accompli 75 heures de travail effectif à la fin de la quinzaine de référence.
Comment fonctionnent les plages horaires du nouveau régime de travail ?

Après avoir choisi un rythme de travail (5 jours par semaine, 4.5 jours par semaine ou alternance de 5 jours et 4 jours), chaque agent devra soumettre à son.sa supérieur.e hiérarchique (lien tableau) ses plages horaires en respectant le cadre ci-dessous :

  • arrivée entre 7h30 et 10h00
  • départ entre 15h30 et 20h00
  • temps de pause méridien de 45 minutes minimum

Exemples

Pour le rythme à 5 + 5 jours :

Dans cet exemple, l’agent effectue en moyenne 7h30 avec plus ou moins 30 minutes par jour, soit entre 7h et 8h par jour de sorte à faire 75 heures dans la quinzaine. Ses plages horaires peuvent lui permettre de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle tout en respectant le cadre général qui implique une présence obligatoire entre 10h et 15h30 ainsi qu’une pause méridienne d’au moins 45 minutes.

Pour le rythme à 5 + 4 jours :

Pour le rythme à 4.5 + 4.5 jours :

 

Comment s’organise la pause méridienne ?

Un temps de pause méridienne de 45 minutes est obligatoire. Pour rappel, au-delà de 6 heures, les agents doivent pouvoir bénéficier d’une pause d’au moins 20 minutes.

Cette pause réglementaire de 20 minutes minimales peut être comptabilisée dans le temps de pause méridienne de 45 minutes ou bien s’y ajouter. Quoiqu’il en soit, la pause méridienne s’ajoute aux heures de travail journalières. 

Comment sont gérées les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande du.de la supérieur.e hiérarchique au-delà de 75 heures de travail effectif sur la quinzaine. A ce titre, le.la supérieur.e hiérarchique doit veiller à l’effectivité des heures supplémentaires réalisées. Les heures supplémentaires ne peuvent pas dépasser 18 heures par trimestre. Elles seront récupérées sur la base d’une majoration de 1,1 de l’heure (1 heure = 1 heure 6 minutes) soit 2,5 jours par trimestre au maximum.

Les heures supplémentaires doivent s’effectuer dans le cadre légal de 10 heures effectives journalières maximum de travail (hors pause méridienne de 45 minutes, soit 10h45 par jour de présence).

 

Gestion des congés 

Comment poser ses congés annuels ?

Pour faire une demande de congés, je dois renseigner le document « Formulaire de demande de congés » puis le transmettre pour validation à mon.ma supérieur.e hiérarchique. Après sa validation, je renseigne mon « Tableau de suivi des congés et autres autorisations d’absence du poste de travail (maladie etc.) » afin d’avoir un suivi global de ces derniers.

Les congés se prennent au minimum à la demi-journée.

Combien de jours les agents doivent-ils poser pour prendre une semaine de congés s’ils sont sur un rythme de travail sur 9 jours sur 10 ou 4.5 jours sur 5 ?

Quel que soit le rythme de travail, le temps de travail reste le même : 75h sur une quinzaine proratisée en fonction de la quotité de travail des agents. En appliquant un principe de proratisation en fonction des rythmes de travail (5 jours par semaine, 4.5 jours par semaine ou alternance de 5 jours et 4 jours), les agents disposant d’un rythme de travail de 4,5 jours par semaine ou de 9 jours sur 10, ont un droit à congés de 45 jours annuels. De ce fait, les agents posent leurs jours de congés au réel de leur activité.

Exemples :

  • si je travaille sur un rythme de 9 jours sur 10 et si je veux prendre une semaine de congés sur ma semaine à 4 jours, je poserai 4 jours ;
  • si je travaille sur un rythme de 4.5 jours si je veux prendre une semaine de congés sur ma semaine, je poserai 4 jours et demi.
Combien de jours les agents doivent-ils poser pour prendre une semaine de congés s’ils sont sur un rythme de travail à temps partiel ?

Les agents à temps partiel doivent se référer au tableau ci-dessous pour la proratisation de leurs congés en fonction de leur quotité.

Exemples :

Un agent à 90% qui choisit un rythme sur 4.5 jours:

Un agent à 90% qui choisit un rythme en alternance 4.5 jours et 3.5 jours.

L’agent va poser 4.5 jours de congés sur sa semaine à 4.5 jours et 3.5 jours sur sa semaine à 3.5 jours.

Semaine à 4.5 jours

Semaine à 3.5 jours

Peut-on reporter des jours de congés ?

Les agents n’ayant pas pu solder leur contingent de congés annuels avant le 31 août de l’année universitaire de référence ont la possibilité de les reporter jusqu’au 31 décembre de l’année civile en cours sur autorisation exceptionnelle donnée par le.la supérieur.e hiérarchique.

Dans le cadre de l’Etat d’Urgence Sanitaire de mars 2020, la date limite de report des congés acquis au titre de l’année 2019/2020 est fixée exceptionnellement au 31 août 2021.

Comment puis-je récupérer le temps de travail effectué en week-end et/ou jours fériés ?

Le temps de travail effectué en week-end et/ou jours fériés donne lieu à des récupérations suivant une majoration les dimanche et jours fériés :

  • Le coefficient multiplicateur est de 1,5 (1 heure = 1 heure 30)

Il convient à l’agent de se rapprocher de son.sa supérieur.e hiérarchique pour définir quand ce temps de récupération pourra être pris.

Quels sont les outils mis à votre disposition pour la gestion des congés dans le cadre du nouveau régime de travail ?

L’outil GESTOR n’est plus utilisable à compter du 1er septembre prochain. La DGDRHO vous invite à utiliser les outils excel mis à votre disposition pour faciliter le suivi des rythmes et des congés dans l’attente d’un outil de gestion des congés à la rentrée universitaire 2021-2022 : Planning collectif, Formulaire de demande de congés, Tableau de suivi des congés et autres autorisations d’absence du poste de travail (maladie etc.).

En dehors de Gestor, des logiciels de gestion des congés existent et peuvent perdurer dans certaines structures. Dans ce cadre, il peut être décidé par le.la responsable hiérarchique d’utiliser le logiciel préexistant pour la gestion des congés si ce dernier convient aux besoins du service.

Pourquoi il y a une proratisation des jours de congés pour un agent à temps plein ?
  1. Le cadre réglementaire

L’article 1 du décret n°84-972 du 26 octobre 1984 relatifs aux congés annuels des fonctionnaires de l’Etat décompte le nombre de jours de congés sur la base des obligations hebdomadaires de présence de service. Cette durée est appréciée en nombre de jours effectivement ouvrés.

Dans le cadre d’Université de Paris et le cadrage général résultant des négociations, les agents à temps plein bénéficient de 50 jours de congés annuels soit 10 semaines de congés pour un agent travaillant 5 jours par semaine (10 fois les obligations hebdomadaires de présence).

Les congés sont posés uniquement sur les jours ouvrés et travaillés, soit pour une semaine complète, 5 jours.

  1. Principe d’égalité de traitement des agents à temps plein

Dans le cadre des rythmes de travail possibles, les agents à temps plein peuvent, en accord avec leur responsable hiérarchique, répartir leur temps de travail sur 4,5 jours ou  9/10 jours.

Afin d’assurer le même nombre de semaine de congés à l’ensemble des agents, le contingent de jours de congés des agents à temps plein bénéficiant d’un aménagement sur 4.5 jours ou sur 9/10  jours sera proratisé en fonction de leurs obligations hebdomadaires de présence inscrit sur leur planning annuel.

  • Pour un agent à 4.5 jours = 4.5*10 = 45 jours
  • Pour un agent à 9/10 jours ramené à la durée hebdomadaire = 4.5*10 = 45 jours

Cette règle de gestion permet d’assurer le même nombre de semaine de congés pour les agents quel que soit leur aménagement de temps de travail, soit 10 semaines de congés.
Dans ce cadre, l’aménagement de leur rythme de travail n’est pas suspendu pendant la période de congé et les agents posent leurs congés sur les jours ouvrés travaillés uniquement :

  • Pour un agent à 5 jours = 10 semaines de congés = 5 jours par semaine
  • Pour un agent à 4.5 jours = 10 semaines de congés = 4.5 jours par semaine
  • Pour un agent à 9/10 = 10 semaines de congés = 5 jours ou 4 jours selon l’alternance des semaines

A noter, qu’un agent à temps plein sur 5 jours par semaine, sur 4,5 jours par semaine ou sur 9/10 travaillent le même nombre d’heures dans l’année et dans la quinzaine. Seul le nombre d’heures de travail effectif est réparti différemment sur la journée de travail de sorte qu’à la fin d’une quinzaine un agent fait 75 heures.
Ainsi, si l’agent à 4,5 jours bénéficie d’une 1/2 journée par semaine, l’agent à 5 jours en bénéficie quotidiennement en raison d’un temps de travail quotidien inférieur.
Exemple : un agent à 4,5 jours effectue 8h30 par jour et 3h30 sur la demi-journée, alors que l’agent à 5 jours effectue 7h30 soit une heure de moins par jour. Les jours de congés valent pour le nombre de jours inscrits au planning individuel de l’agent.
Attention : le même principe de décompte du temps s’applique aux jours fériés

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